Vuoi essere più produttivo? Non rispondere (sempre) al telefono

Il telefono che squilla è una delle distrazioni più difficili da eliminare, ma per chi lavora a stretto contatto con i propri clienti non è facile trovare il giusto equilibrio fra produttività e disponibilità. 

Molteplici studi hanno dimostrato che il principale nemico della produttività in ufficio sono le interruzioni e quando si parla di interruzioni il telefono è nella maggior parte dei casi il principale colpevole: non solo una chiamata di lavoro dura in media 30 minuti, ma ogni chiamata imprevista fa perdere altri preziosi minuti, spesi nel riacquistare la concentrazione necessaria per rimettersi al lavoro.

Ridefinire il valore del tempo passato al telefono

Non è tanto l’avvento di nuovi e più efficaci strumenti di comunicazione, come email e chat, a rendere auspicabile limitare i minuti passati al telefono, quanto la necessità di riappropriarsi del proprio tempo per usarlo nel modo migliore.

Richard Koch, autore del libro “Il principio 80/20: il segreto per ottenere di più con meno”, ha compilato un elenco delle dieci attività da evitare per essere più produttivi e ai primi posti compare proprio ‘rispondere al telefono’. Koch spiega infatti che rispondere sempre alle chiamate equivale a permettere al telefono di dettare legge sui propri orari, condannandosi di fatto a vivere secondo le priorità altrui.

Abbiamo già sottolineato l’importanza della reperibilità per professionisti e piccole e medie imprese, ma questo non deve renderci schiavi del telefono: investire in un servizio di segretariato a distanza, come quello offerto da Segretaria24, ci solleva dalla responsabilità di rispondere personalmente a ogni squillo, assicurandoci tuttavia la massima reperibilità.

Una volta attivato il servizio, una segretaria a distanza risponderà alle nostre telefonate e prenderà nota di chi ci ha cercato. Per una migliore gestione delle chiamate, inoltre, Segretaria24 mette a disposizione di aziende e professionisti due potenti strumenti: il filtro per le chiamate in entrata, che smisterà per noi le chiamate in base alle nostre indicazioni, e la lista VIP, ossia la lista di contatti le cui telefonate ci verranno inoltrate in qualsiasi momento.

Smistamento chiamate: per dare priorità alle tue necessità

Grazie al servizio di smistamento delle chiamate in entrata, saremo in grado di evitare le interruzioni costituite da telefonate a bassa priorità o del tutto indesiderate. Infatti, non tutte le chiamate sono ugualmente importanti ed è fondamentale riconoscere e gestire diversamente le chiamate che necessitano della nostra attenzione da quelle che possono essere ignorate, rimandate o gestite da altri.

Ad esempio, la maggior parte delle chiamate ad aziende e professionisti riguardano richieste di informazioni che un servizio di segretariato può efficacemente fornire al posto nostro. Per tutte le altre chiamate, sapere chi ha tentato di mettersi in contatto con noi, e per quale motivo, ci permette di decidere se e quando richiamare, sulla base prima di tutto delle nostre esigenze.

Possiamo, ad esempio, fissare blocchi di ore dedicati esclusivamente a richiamare chi ha cercato di mettersi in contatto con noi e dedicarci al telefono nei momenti meno produttivi della nostra giornata lavorativa, magari subito dopo la pausa pranza o prima di lasciare l’ufficio. Inoltre, rimandare una conversazione al telefono a un secondo momento, ci dà l’opportunità e il tempo di raccogliere le informazioni necessarie, evitando così ulteriori chiamate per chiarire questioni rimaste in sospeso.

Lista VIP: per tutte le chiamate che non possono aspettare

Eliminare le distrazioni rappresentate da chiamate indesiderate o di scarsa importanza, significa anche poterci dedicare al telefono solo nelle circostanze che davvero lo richiedono. Che si tratti di questioni urgenti, conversazioni che richiedono particolare attenzione o meeting a distanza, infatti, in certe situazioni il telefono è ancora il mezzo di comunicazione più veloce ed efficace.

Per tutte le chiamate alle quali desideriamo rispondere personalmente, Segretaria24 mette a disposizione la funzione lista VIP: una lista di contatti le cui telefonate ci verranno inoltrate anche quando non siamo reperibili per nessun altro. Gestire e aggiornare i contatti VIP sulla base delle nostre esigenze giornaliere è facile e veloce, grazie all’applicazione per smartphone di Segretaria24, che consente anche di gestire le impostazioni per lo smistamento delle chiamate.

Ancora in dubbio? Richiedi informazioni e testa personalmente la qualità del servizio con il nostro mese di prova.