Il costo delle interruzioni

Sono le otto di mattina, siamo seduti alla scrivania e ci siamo appena messi a lavorare, quando veniamo interrotti da un collega per un’informazione. Cinque minuti dopo ci rimettiamo al lavoro, quando squilla il telefono e ci precipitiamo a rispondere, per tornare nuovamente al lavoro dopo dieci minuti. Appena ritrovata la concentrazione il nostro cellulare comincia a vibrare, comunicandoci che abbiamo nuovi messaggi in attesa, mentre una notifica sullo schermo ci avvisa dell’arrivo di nuove email.

È passata oltre mezz’ora da quando ci siamo seduti alla nostra scrivania carichi di buoni propositi, e ci troviamo ancora al punto di partenza.

Per la maggior parte dei professionisti, questa situazione è parte della vita lavorativa quotidiana e se è vero che siamo tutti consapevoli del costo delle interruzioni in termini di produttività, spesso tendiamo a sottovalutare il loro impatto sulla qualità del nostro lavoro, o a considerare solo come marginale il loro effetto sul nostro benessere psicofisico.

Tuttavia, sul tema delle interruzioni sul lavoro sono stati condotti numerosi studi e i risultati parlano chiaro: le interruzioni hanno un impatto profondo, prevalentemente negativo, tanto sul piano economico che su quello psicologico.

Anche l’interruzione più breve può mettere a rischio una giornata di lavoro.

Uno studio condotto dall’Università di Irvine ha mostrato infatti che dopo ogni interruzione servono quasi 25 minuti per ritrovare la concentrazione necessaria a terminare il compito che si stava svolgendo. Una tesi corroborata da un altro studio condotto dall’Università del Michigan, che mette in luce come un’interruzione di soli 2,8 secondi sia in grado di raddoppiare gli errori commessi nello svolgimento del lavoro, mentre un’interruzione superiore ai 4,5 secondi porta addirittura a triplicare il margine di errore nelle attività svolte al lavoro.

Per quanto riguarda l’impatto psicologico, secondo i risultati di uno studio dell’APA (American Psychological Association) del 2013 i livelli di stress causati da molteplici interruzioni sono paragonabili a quelli causati dal troppo lavoro e sono responsabili di un aumento di oltre il 4% nei problemi di salute. Fra spese mediche e mancati guadagni dovuti alla scarsa produttività e al maggior numero di errori commessi, si stima che soltanto negli Stati Uniti il costo delle interruzioni ammonti a circa 28 milioni di ore lavorative e 588 milioni di dollari all’anno.

Ma come possiamo difenderci dalle interruzioni costanti alle quali siamo inevitabilmente soggetti nel corso delle nostre giornate lavorative? Cominciamo col dire che eliminarle del tutto è impossibile, capiteranno prima o poi questioni urgenti che richiedono davvero la nostra immediata attenzione, ma possiamo imparare a limitare la loro frequenza e il loro impatto, attenendoci ad alcune semplici regole.

Tre strategie per ridurre le interruzioni al lavoro

• Pianificare minuziosamente le attività

È vero che non possiamo eliminare le distrazioni, ma possiamo limitarle organizzando la nostra giornata lavorativa in modo da avere a disposizione blocchi di tempo prestabiliti in cui svolgere i compiti che richiedono la massima concentrazione.

Informiamo i colleghi del nostro desiderio di non essere interrotti durante questi momenti e silenziamo le notifiche dei programmi di posta e dei servizi di messaggistica. Disporre anche solo di un paio d’ore al giorno per lavorare in piena tranquillità, senza il timore di essere interrotti, può fare miracoli per la nostra produttività e per il nostro benessere psicofisico.

• Disattivare le notifiche

Al giorno d’oggi la maggior parte delle interruzioni è rappresentata non solo dalle email e dalle chat dei colleghi, ma anche dai social media e dalle applicazioni che abbiamo installato sul nostro smartphone. Per le ultime c’è un unico rimedio: armarsi di buona volontà e chiudere le applicazioni, o se non altro disattivarne le notifiche sonore e visive, in modo da non essere costantemente distratti dai messaggi in arrivo. Per quanto riguarda invece le email di lavoro e i messaggi che possono arrivarci dai nostri colleghi tramite chat aziendali, la questione è un po’ più spinosa, perché chiaramente dobbiamo assicurarci di essere sempre reperibili quando siamo in ufficio.

In questo caso si possono comunque prendere delle accortezze che impediranno ai nostri colleghi di interromperci per questioni poco importanti, come cambiare il proprio stato su Skype in “non disturbare”, oppure creare dei filtri per le email in entrata in base al mittente, in modo da concentrarci prima di tutto sulle questioni più importanti, per poi dedicarci alle altre richieste a tempo debito.

• Inoltrare le telefonate alla segretaria virtuale

Il telefono che squilla, spezzando la nostra concentrazione, è una delle distrazioni più difficili da eliminare: soprattutto per chi lavora a stretto contatto con i propri clienti, lasciarlo squillare non è un’opzione praticabile. In questi casi possono esserci di aiuto i servizi di segretariato virtuale, in cui un team di segretarie preparate e competenti risponde a nome della nostra attività fornendo informazioni, fissando appuntamenti e inoltrandoci soltanto le chiamate che desideriamo gestire personalmente.

Si tratta di una soluzione ideale per chi vuole dare un riscontro personale e immediato ai propri clienti, anche quando non può rispondere al telefono di persona. Il vantaggio di un servizio di questo tipo sta anche nel fatto che si può decidere giornalmente, anche su base oraria, come la segretaria deve rispondere a chi chiama, quale messaggio deve fornire in base alle singole richieste, e in quali momenti della giornata andranno fissati gli appuntamenti.

Servizi come quelli proposti da Segretaria24 assicurano la libertà di lavorare indisturbati senza dover compromettere i rapporti con clienti e collaboratori, permettendo al tempo stesso di risparmiare sui costi associati all’assunzione di una segretaria in carne e ossa. Inoltre il servizio è talmente personalizzabile che la segretaria virtuale può rispondere al telefono con la stessa strategia di comunicazione utilizzata nello studio del professionista, garantendo quindi un livello di professionalità che le comuni applicazioni o segreterie telefoniche non possono raggiungere.

È anche disponibile una prova gratuita, per testare la qualità del servizio.

E ora, al lavoro!

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