Più produttivi e meno distratti con il time-batching 

Dedicare momenti specifici a ciascuna attività permette di massimizzare il tempo passato in ufficio e aiuta a sconfiggere le distrazioni. 

Il costo nascosto del multitasking

Abbiamo parlato più volte di come il multitasking sia controproducente e di come sia invece possibile dare il massimo soltanto quando ci si dedica a una sola cosa per volta. Questo perché il cervello umano non è davvero in grado di passare facilmente da un’attività all’altra. Al contrario, spostare l’attenzione da un incarico a un altro sovraffatica le nostre capacità cognitive, mina la nostra concentrazione e ci rende più soggetti alle distrazioni.

In uno studio dell’Università del Michigan il passare ripetutamente da un’attività a un’altra ha comportato una notevole perdita di tempo ed efficienza per tutti i partecipanti. E più complicate diventavano le task, più tempo veniva perso nel passaggio dall’una all’altra.

Ogni volta che passiamo da un incarico a un altro, si attivano infatti due diversi e distinti processi mentali. Il primo, chiamato goal shifting o ‘aggiornamento degli obiettivi’, riguarda il passaggio cognitivo fra l’obiettivo della prima attività e quello della successiva. Il secondo, detto rule activation o ‘attivazione delle regole’, indica la necessità di spostare l’attenzione dalle regole specifiche del primo tipo di incarico a quelle da seguire per portare a termine l’altro. Anche se i due processi sono automatici, quando si ripetono costantemente nel corso della giornata possono farci sentire velocemente esausti. Secondo gli autori dello studio, il costo cognitivo del passaggio da un’attività all’altra ci fa perdere dal 20% al 40% del nostro potenziale produttivo ogni giorno.

Il metodo time-batching

Il time-batching (dall’inglese ‘batching’ ossia ‘raggruppare’) si propone di minimizzare il costo in termini di energie mentali dato dal passaggio da un’attività all’altra. Come? Raggruppando incarichi che sono simili dal punto di vista pratico o tematico per portarli a termine tutti insieme in un intervallo di tempo predefinito.

Il metodo suggerisce cioè di svolgere i compiti ‘in serie’, al fine di favorire la concentrazione e il deep work. Ad esempio, anziché rispondere a ciascuna email nel momento in cui arriva o sfruttando i tempi morti durante la giornata, è preferibile individuare un momento specifico da dedicare solo alla posta elettronica. In questo modo, una volta che ci saremo messi al lavoro, potremo rimanere in ‘modalità email’ per tutto il tempo necessario.

Lo stesso vale per attività come la gestione della contabilità: anziché trasformare ciascuna fattura in una singola task, meglio dedicare alla fatturazione o alla contabilità un momento preciso della giornata o della settimana per potercisi dedicare con la massima attenzione. Questo ci permetterà anche di prepararci e di avere sottomano tutti i documenti e le informazioni che ci occorrono per svolgere al meglio il lavoro.

Come mettere in pratica il time-batching?

La pratica del time-batching è un’evoluzione della tecnica del time-boxing, ma anziché ripartire la giornata lavorativa in blocchi di tempo, in questo caso si tratta di suddividerla per obiettivi e attività simili. La prima cosa da fare quindi è identificare quali sono le tipologie di lavoro che svolgiamo più di frequente, cercando di suddividerle in categorie. Ad esempio, tutte le operazioni di contabilità, o quelle che richiedono l’invio di email, ma anche le sessioni di ricerca o i meeting.

Il passo successivo è quello di raggruppare insieme attività simili e stimare il tempo previsto per portarle a termine. Ad esempio, se dobbiamo stilare 3 preventivi diversi nel corso della settimana e ciascuno richiede in media 30 minuti, possiamo assumere che finirli tutti e tre richiederà circa un’ora e mezza. Questo ci sarà utile per programmare un blocco di tempo in cui occuparci di ciascuna attività. Potremmo ad esempio decidere di relegare tutti i preventivi al martedì pomeriggio. Nell’assegnare un orario a ciascuna attività, teniamo conto del fluttuare dei nostri livelli di energia nel corso della giornata, per non trovarci a svolgere gli incarichi più delicati proprio nei momenti di massimo affaticamento.

Dopo aver completato una sessione, facciamo attenzione sia ai risultati ottenuti che al nostro livello di energia. Ci sentiamo spossati dopo aver evaso un lungo batch di email? Forse è il caso di ridurre la durata del blocco di tempo dedicato alla posta elettronica, magari spezzandolo in due. È anche importante tenere conto delle proprie caratteristiche e inclinazioni personali: se ci accorgiamo che preferiamo sbrigare prima i compiti che richiedono precisione e poi quelli di natura più creativa, modifichiamo i batch per assecondare le nostre preferenze. Con il tempo diventeremo sempre più bravi a identificare i momenti e gli approcci migliori per ciascun incarico e saremo in grado di ottenere il massimo da ogni sessione di time-batching.