Virtual Office: e l’ufficio diventa virtuale

Mentre il lavoro si sposta sul web e diventa sempre più mobile, in ambito imprenditoriale si sente sempre più spesso parlare di uffici virtuali. La scelta di servirsi di un virtual office permette a molte imprese, soprattutto le start-up o i piccoli imprenditori in fase di lancio dell’attività, di tagliare fin da subito le spese fisse per concentrarsi sul proprio core business.

Cosa sono i virtual office

Vediamo di vederci più chiaro. Un virtual office è un ufficio virtuale, ovvero un ufficio senza una vera e propria sede fisica, che permette di fare business e gestire la propria attività commerciale direttamente dal proprio computer o da un dispositivo mobile, come uno smartphone o un tablet. Niente scrivanie, niente dipendenti fissi, niente affitto da pagare.

Tutto questo è possibile grazie ad abili ed esperti programmatori, che hanno sviluppato dei software gestionali che consentono di lavorare efficacemente da casa, collaborare a distanza e di svolgere in remoto mansioni che prima richiedevano enormi quantità di scartoffie e inchiostro versato. Tra questi ci sono la possibilità di far gestire le telefonate a una segretaria che lavora in remoto, la gestione dell’agenda appuntamenti online, la digitalizzazione dei fax e della posta ricevuta, ecc.

In Italia i virtual office si concentrano prevalentemente sulla fornitura di servizi di comunicazione, sull’utilizzo di indirizzi business e sulla fornitura di spazi di lavoro temporanei (è il caso dei co-working o dei business center).

Un po’ di storia…

L’idea di dar vita a un ufficio virtuale è nata nei primi anni ’90 agli albori della cosiddetta “era dell’informazione”, ed è stata sicuramente promossa da un’impennata nell’innovazione tecnologica così come dall’avvento e dalla diffusione massiccia di Internet.

A quanto pare la prima applicazione commerciale dell’idea di un ufficio virtuale si è verificata nel 1994, quando l’imprenditore Ralph Gregory fondò “The Virtual Office, Inc”, oggi la “Intelligent Office“, a Boulder, in Colorado. In qualità di imprenditore di ventura, Ralph Gregory aveva bisogno di un ufficio di alto profilo soltanto in situazioni occasionali, quando doveva incontrarsi con dei clienti, dal momento che passava la maggior parte del tempo in viaggi di lavoro o lavorando da casa. Ideò quindi una soluzione che permettesse alla sua segretaria di trasferirgli le telefonate al cellulare. A partire da quel momento l’industria dei servizi di virtual office è cresciuta in maniera esponenziale, contando moltissimi fornitori che offrono accesso ad uffici temporanei in ogni parte del mondo.

Ufficio Virtuale: quali servizi include

Il termine “ufficio virtuale” implica sia l’utilizzazione di uno spazio-ufficio che una serie di servizi di comunicazione forniti da professionisti nell’ambito dei servizi di segretariato a distanza. I due tipi di servizi possono essere utilizzati anche in maniera indipendente l’uno dall’altro. Ecco una panoramica di quelli più diffusi:

 

1. Servizi di comunicazione professionali

• Servizio di segretariato virtuale: una o più segretarie gestiscono le telefonate a nome del professionista e le elaborano secondo le sue indicazioni. Questo tipo di servizio è possibile grazie all’impiego di un trasferimento di chiamata e si basa su numeri di telefono VoIP. 

• Gestione appuntamenti: le segretarie virtuali possono fissare appuntamenti sull’agenda online del professionista e inviare aggiornamenti in tempo reale. Quando un nuovo cliente chiama, la segretaria può consultare l’agenda per controllare la disponibilità e fissare un nuovo appuntamento.

• Servizio di fax virtuale: il servizio di fax virtuale permette di digitalizzare i messaggi fax in ingresso e di inviarli a un indirizzo e-mail a scelta del cliente. I fax vengono ricevuti in formato .pdf e possono essere visualizzati da qualsiasi dispositivo e all’occorrenza stampati.

• Numero di telefono e fax dedicati: l’imprenditore che si rivolge a un servizio di virtual office, oltre a non avere un ufficio spesso non ha nemmeno una linea di telefono fissa (a meno che non voglia usare quella di casa sua). Presentare un numero di telefono e di fax aziendali sui propri biglietti da visita ha comunque un certo peso sull’immagine dell’attività. Per questo molti servizi di virtual office mettono a disposizione dei clienti anche dei numeri di telefono virtuali dedicati con prefisso a scelta.

2. Servizi legati alla gestione dell’ufficio

• Indirizzo business professionale: il virtual office ti mette a disposizione un indirizzo business prestigioso da usare sui tuoi biglietti da visita e sulla documentazione aziendale. Questo tipo di servizio permette di risolvere il problema della privacy e della sicurezza personale che ha chi lavora da casa. L’indirizzo commerciale fornito può essere utilizzato su biglietti da visita e carta intestata della propria azienda, permettendo così di acquisire un forte vantaggio competitivo in termini di immagine.

• Indirizzo postale: il virtual office include solitamente anche un indirizzo postale, che può essere usato come centro di raccolta, gestione e smistamento della corrispondenza aziendale. Lettere, plichi, raccomandate e pacchi possono essere recapitati presso l’indirizzo dell’ufficio virtuale e gestiti da personale appositamente formato. Il tutto senza le connotazioni potenzialmente negative che può avere una casella postale.

• Servizio di scansione e digitalizzazione della posta: Il fornitore dei servizi di virtual office riceve la posta a nome del cliente, la scansiona e invia il documento digitalizzato tramite e-mail o per mezzo di un sistema di cloud al quale il cliente può accedere da qualunque postazione. Le lettere vengono poi archiviate e successivamente inviate via posta a un indirizzo indicato dal cliente.

• Affitto di sale riunioni: Chi ha bisogno di un virtual office non necessita di una sede di lavoro fisica stabile, dal momento che passa la maggior parte del tempo in viaggio o lavora da casa. Per questo l’uso di soluzioni ufficio temporanee è una soluzione ideale: postazioni di lavoro attrezzate e sale meeting possono essere affittate su base oraria o giornaliera, permettendone l’utilizzo solo quando se ne ha bisogno. Le sale riunioni sono solitamente attrezzate con materiali per presentazioni come flipchart, proiettori e schermi per videoconferenze, cosa che permette al professionista di organizzare meeting e presentazioni anche senza disporre dell’equipaggiamento tecnico necessario.

• Uffici temporanei in affitto: Come alternativa alle distrazioni del lavoro da casa e degli uffici condivisi (come gli spazi di coworking) molti Business Center offrono ai clienti del virtual office anche la possibilità di affittare uffici temporanei a uso esclusivo.

• Servizi di reception: Le receptionist del business center firmano per la posta e i pacchi ricevuti, organizzano servizi di catering su richiesta ed effettuano prenotazioni a nome del cliente.

Servizi di Virtual Office: a quali aziende si rivolgono

Ora che abbiamo cosa include un servizio di ufficio virtuale, ricapitoliamo quali sono le imprese e le categorie che possono maggiormente trarne benefici:

• Aziende agli inizi e start-up che non hanno (o non hanno ancora) una sede fisica
• Liberi professionisti che lavorano da casa e non dispongono di un personale di segreteria
• Aziende di piccole e medie dimensioni che vogliono acquisire maggiore flessibilità
• Imprese hi-tech basate sulla collaborazione a distanza (soprattutto tra programmatori)
• Aziende di piccole o medie dimensioni che hanno bisogno di integrare le proprie risorse interne
• Professionisti che non vogliono investire in infrastrutture o personale in sede
• Imprenditori che sono spesso in viaggio per motivi di lavoro

Queste categorie sono accumunate dalla ricerca di soluzioni ufficio e di servizi di comunicazione qualitativamente competitivi e allo stesso tempo disponibili a un costo flessibile. E tu, ti sei mai servito di un ufficio virtuale? Qual è la tua esperienza in merito?