Lavorare come segretaria virtuale: una nuova prospettiva di crescita personale e professionale

Con il diffondersi delle tecnologie cloud e della virtualizzazione del posto di lavoro, anche i servizi di segretariato a distanza hanno raggiunto un alto livello di popolarità tra le piccole e medie imprese così come tra i liberi professionisti italiani. E il motivo è chiaro. Basti pensare che l’utilizzo di un servizio di segretariato permette in media di ridurre i costi del personale del 90% e di snellire notevolmente la struttura amministrativa di un’impresa.
Oltre ai benefici in termini di costi e fatturato per datori di lavoro, il segretariato a distanza ha inaugurato anche un nuovo stile di vita e di lavoro per molti giovani laureati italiani, che trovano in questa professione la possibilità di lavorare per il proprio Paese dalle postazioni più dislocate e crescere professionalmente in contesti fortemente orientati all’internazionalità. Ma cosa significa lavorare come segretaria virtuale? Per alzare il sipario su una professione ancora poco conosciuta pubblichiamo l’intervista a Ilaria C., responsabile del team di segretarie che lavorano per Segretaria24.it.

Quando e perché hai deciso di diventare segretaria virtuale?

Diciamo che è successo un po’ per caso, sette anni fa. Mi ero appena laureata in Lingue e Traduzione e volevo fare un’esperienza formativa e lavorativa all’estero. Berlino era la meta ideale: culturalmente stimolante, giovane, economicamente alla portata delle mie tasche. Un giorno mi sono imbattuta in un annuncio: una startup berlinese con un prodotto innovativo stava “esportando” la propria idea in Italia e cercava italiani madrelingua. Mi sono detta “proviamo”, ed è andata bene. All’epoca nessuno aveva mai sentito parlare di “segretarie virtuali”… Non ti dico la fatica per spiegare ai miei amici e alla mia famiglia in cosa consisteva il mio nuovo lavoro!

Com’è la tua giornata tipo in ufficio?

L’ufficio in cui lavoro si trova nel quartiere di Schöneberg (per gli appassionati, proprio di fronte alla vecchia casa di David Bowie). L’ambiente è molto piacevole: un open space luminoso, con tante piante, una cucina e dei divani… Le occasioni di socializzazione non mancano e ci sentiamo tutti un po’ a casa. Gli orari sono organizzati in maniera flessibile per garantire ai clienti dell’azienda una reperibilità telefonica 24 ore su 24, e possono essere modellati in base alle nostre necessità.

Puoi spiegarci cosa fa concretamente una segretaria virtuale?

Il nostro lavoro consiste nella gestione telefonica dei clienti di moltissimi professionisti italiani: fissiamo appuntamenti, registriamo ordinazioni, confermiamo lo stato di pratiche in corso, e quando richiesto comunichiamo a ciascun chiamante un messaggio personalizzato fornito dal nostro cliente. Per fare tutto questo ci basta avere un telefono, un computer e un software sviluppato dai nostri programmatori, che ci inoltra le telefonate dei clienti che si trovano in Italia. Se dovessi sintetizzare in poche parole la mia attività quotidiana ti direi: comunicare a più livelli con le persone più diverse, facendole sentire il più possibile a loro agio, trasmettendo sicurezza e professionalità, e contribuire così alla crescita delle piccole e medie imprese del mio Paese.

Cos’hai imparato in questi anni dal tuo lavoro come segretaria virtuale?

Ho imparato che chiunque voglia ottenere qualcosa dalla vita dev’essere pronto a disfarsi degli stereotipi e a confrontarsi con l’innovazione, anche con ciò che può apparire a prima vista insolito.
L’idea che sta dietro al segretariato virtuale, così come lo ha ideato Holger Johnson (il fondatore di Segretaria24.it, ndA), è che si possa lavorare da qualsiasi postazione senza bisogno di costosi uffici ed essere professionali anche a costi sostenibili.
Oggi sono molti i professionisti e gli aspiranti imprenditori che trovano beneficio nel segretariato virtuale, ma i primi anni è stato duro convincere le persone dell’efficacia di questo prodotto. Le esperienze positive dei nostri primi “coraggiosi” clienti hanno avviato una sorta di reazione a catena e oggi abbiamo una posizione leader in Italia. L’effetto è stato decisamente rivoluzionario: da un giorno all’altro chiunque, anche la realtà imprenditoriale più piccola, poteva permettersi segretarie altamente qualificate senza dover sostenere costi fissi elevati. In più anche il lavoratore autonomo poteva finalmente garantire ai propri clienti una reperibilità telefonica continuativa, cosa che fino a quel momento solo le aziende già avviate potevano permettersi.  L’altro aspetto positivo è che noi segretarie virtuali, lavorando per un fornitore di servizi esterno abbiamo molte più garanzie di una segretaria “tradizionale”: se, ipoteticamente, un’impresa che utilizza il nostro servizio dovesse fallire dall’oggi al domani noi non perderemmo il posto, ma continueremmo a lavorare per gli altri clienti di Segretaria24.it. In sintesi, quello che ho imparato è che molto spesso le soluzioni migliori si nascondono nelle idee non convenzionali…

Cos’è che fa la differenza tra una segretaria virtuale e una segretaria, diciamo “tradizionale”?

Dal punto di vista personale direi che ci si arricchisce di più. Nel nostro lavoro capita di gestire clienti di figure professionali molto diverse tra loro. Può capitare di rispondere al cliente di uno studio legale che vuole essere informato sull’andamento di una pratica, due minuti dopo fissare un appuntamento sull’agenda di un chirurgo professionista, per poi registrare la prenotazione per un hotel nel centro storico di Firenze. Insomma, rispetto a una segretaria personale “tradizionale” il lavoro di segretaria virtuale richiede un alto livello di flessibilità e versatilità. Dal punto di vista professionale trovo molto positivo il fatto di potersi specializzare su più livelli, imparando a gestire al telefono le situazioni più diverse tra loro. Per non parlare del fatto che per persone come me, che hanno deciso di trasferirsi all’estero, un lavoro come questo permette di mantenere un forte contatto con lo spaccato sociale e culturale del proprio Paese di provenienza.

Sapresti elencare 5 vantaggi della professione di segretaria a distanza?

Senz’altro la libertà da una sede di lavoro fissa; orari di lavoro flessibili; la possibilità di lavorare a stretto contatto con altre professionste provenienti da diversi paesi europei; il contatto quotidiano con una realtà sociale e culturale molto diversificata, e l’arricchimento professionale determinato dal contatto con il mondo delle start-up.

Con quest’intervista ci auguriamo di aver gettato più luce su una professione ancora poco conosciuta. Chi volesse avere altre informazioni su come funziona il mondo del segretariato virtuale può consultare il nostro post La segretaria virtuale: un’idea vincente per ottimizzare la tua produttività. Buona lettura!