Quando attivare un servizio di segretariato virtuale?

Per tutti i momenti in cui non si possono o non si vogliono gestire le chiamate di lavoro, c’è una soluzione: delegare a una segretaria in remoto!Lo squillo del telefono è uno dei peggiori nemici della concentrazione. Non siamo però costretti ad accettare che le chiamate interrompano il nostro lavoro. Inoltre, ci sono situazioni in cui potremmo essere del tutto impossibilitati a rispondere al telefono. In questi casi, qual è la soluzione migliore? Trasferire la chiamata a un collega – che rischia di essere troppo occupato, proprio come noi? Assumere una segretaria per gestire il centralino – sobbarcandosi le spese per nuovo personale?

Se il nostro obiettivo è la massima flessibilità nella gestione del traffico telefonico, la soluzione ideale è una segretaria in remoto. Ecco quando e perché approfittare dei vantaggi di un servizio di segretariato virtuale.

Al di fuori degli orari d’ufficio

Offrire ai clienti la massima disponibilità è un buon modo per distinguersi rispetto alla concorrenza. Le altre imprese del nostro settore non sono disponibili se non fra le 9 del mattino e le 5 del pomeriggio? Possiamo distinguerci fra tutte offrendo una reperibilità telefonica continua, 24 ore su 24 ( e 7 giorni su 7). In questo modo la clientela fissa e quella potenziale, i partner commerciali e tutti gli altri contatti di lavoro potranno mettersi in contatto con noi in qualsiasi momento.

Se la reperibilità assoluta ci sembra eccessiva, possiamo sempre optare per delle fasce orarie fisse. La cosa più importante è cercare di rendersi disponibili soprattutto nei momenti in cui è più probabile ricevere chiamate da parte di clienti e collaboratori. In genere, le persone tendono a concentrare le chiamate subito prima o subito dopo gli orari di ufficio. Per questo motivo, i centralini aperti dalle 6 del mattino alle 9 di sera sono particolarmente apprezzati.

Durante le riunioni e gli appuntamenti

Ci sono casi in cui non si riesce ad essere disponibili durante il normale orario lavorativo. Anche per chi è abituato a gestire personalmente ogni chiamata è impossibile, ad esempio, farlo durante i meeting o gli incontri di lavoro.

In questi casi è possibile attivare un servizio di segretariato virtuale a tempo, cioè per un periodo limitato. La segretaria in remoto si occuperà di rispondere alle nostre chiamate solo nei momenti in cui non siamo disponibili. Saremo noi a scegliere l’intervallo di tempo più adatto: 30 minuti, un’ora o un’intera giornata. Il servizio garantisce la massima flessibilità! Quando torneremo di nuovo disponibili, sarà sufficiente disattivare il servizio e consultare le note di chiamata che l’operatrice avrà lasciato per noi.

In vacanza o in ferie

Una segretaria virtuale è molto utile anche quando ci si assenta dal lavoro per un periodo più lungo. Sarà lei ad assicurarsi che il nostro centralino rimanga aperto, fornendo informazioni a chi chiama e compilando note di chiamata per noi. Al nostro ritorno, sarà facilissimo accedere a tutte le informazioni sulle chiamate arrivate in nostra assenza.

Attivare un servizio di segretariato virtuale durante le vacanze e i giorni di ferie garantisce reperibilità e continuità di servizio. Fa un’ottima impressione sui clienti, che si sentono ascoltati e accolti, ed è vantaggioso per noi, perché ci permette di godere appieno delle nostre vacanze. Libera dal pensiero delle potenziali chiamate perse la mente è libera di rilassarsi davvero.

Nei casi di assenza imprevista

Non tutte le assenze dal lavoro sono programmabili. Può capitare infatti di doversi assentare dal lavoro per emergenze o imprevisti: appuntamenti spostati, contingenze lavorative, malattie e problemi personali. Imprevisti di questo tipo possono verificarsi in qualsiasi momento.

Anche in questo caso, si può attivare il servizio di segretariato in remoto non appena ci si rende conto di non poter gestire le chiamate personalmente. La transizione sarà immediata e i nostri interlocutori non si accorgeranno minimamente della nostra assenza. In questo modo saremo liberi di assentarci senza preoccupazioni.

Quando si ha bisogno di concentrazione

Ci sono momenti in cui semplicemente non si ha né il tempo né la voglia di rispondere al telefono. Ad esempio, quando siamo alle prese con un incarico che richiede la massima concentrazione e/o stiamo lavorando in vista di una scadenza molto vicina.

In queste situazioni, l’ultima cosa che vogliamo è essere interrotti dallo squillo del telefono. Anzi, vogliamo essere sicuri di poterci dedicare pienamente al nostro lavoro senza correre il rischio di venire disturbati.

Prima di metterci all’opera, allora, possiamo attivare il servizio di segretariato a distanza. Se vogliamo comunque assicurarci di ricevere personalmente certe chiamate, sarà sufficiente informare la nostra segretaria. Sarà lei a occuparsi di filtrare le chiamate secondo le nostre istruzioni.

Un servizio di segretariato in remoto come quello offerto da Segretaria24 può essere un alleato preziosissimo sul lavoro: basta attivarlo ogni volta che è necessario!