Velocizzare la gestione delle email grazie all’uso dei filtri

In un precedente articolo abbiamo parlato del metodo Inbox Zero e di come applicarlo per riportare ordine nella nostra casella di posta elettronica. Ma come mantenere l’ordine riconquistato senza dover dedicare ogni giorno troppo tempo a smistare i messaggi? La risposta è semplice: usando i filtri. 

Filtri email: cosa sono, a cosa servono

La maggior parte dei programmi di posta elettronica permettono di impostare delle regole, dette filtri, per smistare i messaggi secondo criteri stabiliti dall’utente. I filtri sono pensati per semplificare la gestione dei messaggi e in questo senso sono molto simili alle etichette, ma anziché consentire solo di categorizzare le email, i filtri sono anche in grado di eseguire alcuni semplici comandi.

Tramite i filtri si possono automatizzare operazioni come la cancellazione o lo spostamento dei messaggi in una specifica cartella, la ricerca per mittente o l’inoltro a un determinato indirizzo. L’uso dei filtri rende inoltre più facile gestire i messaggi in arrivo, perché nella posta in entrata verranno raccolte soltanto le email che necessitano di essere processate manualmente. Inoltre, non rischieremo mai più di non accorgerci di una comunicazione importante solo perché nascosta fra mille altri messaggi.

Come impostare e attivare i filtri

Le modalità di creazione dei filtri sono leggermente diverse a seconda del programma di posta utilizzato (qui le istruzioni per Gmail, Thunderbird, Outlook e Mail per iOS) ma di seguito riassumiamo i passaggi principali:

1. Creare un filtro e assegnargli un nome per poterlo riconoscere in futuro.
2. Scegliere a quale tipo di messaggio dovrà essere applicato il filtro. È possibile smistare i messaggi sulla base dell’indirizzo email del mittente o del destinatario, della presenza di allegati o di determinate parole nell’oggetto o nel testo del messaggio.
3. Scegliere l’operazione da eseguire per la categoria di messaggi specificata dal filtro: cancellazione, spostamento, blocco, inoltro, ecc.
4. Se si è scelto lo spostamento, l’inoltro o la selezione per parole chiave, sarà necessario indicare la cartella di destinazione, l’email del destinatario o la chiave di ricerca.
5. Attivare il filtro.

I filtri più utili per lo smistamento della posta in arrivo

Per ottenere il massimo dai filtri è importante adattarli alle proprie necessità e personalizzarli sulla base delle proprie esigenze, per questo abbiamo compilato una lista dei filtri più utili, da usare come spunto o come punto di partenza per la creazione dei propri filtri personali.

Credenziali di accesso

Per evitare di sprecare minuti preziosi a cercare fra le vecchie email la password di un account che non ricordiamo, possiamo filtrare tutte i messaggi contenenti i termini “password” e “account” ed etichettarli o spostarli in una cartella dedicata.

Newsletter

Le newsletter sono molto utili come mezzo per mantenersi aggiornati su temi di interesse e per usufruire di sconti e promozioni, ma non vogliamo che queste intasino la nostra posta in arrivo. L’arrivo di una newsletter può essere fonte di distrazione e farci perdere minuti preziosi durante lo smistamento dei messaggi in arrivo, perciò creiamo un filtro che sposti  le newsletter in una cartella separata, per leggerle comodamente in un secondo momento.

Notifiche social

La maggior parte dei social network invia notifiche per avvisare l’utente dell’arrivo di un messaggio o della menzione in un post. Per questo tipo di notifiche valgono le stesse considerazioni fatte a proposito delle newsletter: un numero eccessivo di notifiche nella posta in arrivo rischia di farci perdere tempo e di oscurare messaggi più importanti. Creiamo un filtro apposito, usando come chiave di ricerca il nome del social network, e cancelliamo le notifiche in arrivo oppure spostiamole in una cartella separata per poterle controllare una volta terminato lo smistamento della posta.

To-do list

Abbiamo parlato di quanto possa essere utile usare la casella di posta come to-do list per gestire gli impegni, ma non vogliamo che i nostri appunti inondino la posta in entrata, confondendosi fra le email ancora da leggere. Per questo, filtriamo i messaggi provenienti dal nostro indirizzo email perché vengano etichettati come to-do e spostati in una cartella apposita. Non solo questo semplificherà la gestione della posta, ma ci permetterà di avere sempre sotto mano la nostra lista di impegni.