Inbox Zero: gestire la posta elettronica senza stress

In poco più di vent’anni, la posta elettronica è diventata uno dei principali strumenti di comunicazione usati nel mondo: si calcola che le email inviate ogni giorno ammontino a oltre 269 miliardi e che l’impiegato medio ne riceva più di 120 nel corso di una giornata lavorativa tipica.

Lo stress da email

Non sorprende perciò che la gestione della posta elettronica venga considerata una delle principali fonti di stress sul lavoro. Il cosiddetto stress da email nasce principalmente dall’ansia legata alla quantità di comunicazioni non lette o in attesa di risposta che popolano la posta in entrata: ci sentiamo in dovere di rispondere ai messaggi ricevuti, ma non ne abbiamo il tempo e il flusso continuo di email in arrivo ogni giorno ci impedisce di smaltire la posta arretrata.

Inoltre, la maggior parte di noi controlla la posta elettronica più spesso del necessario: un sondaggio statunitense ha evidenziato che l’impiegato medio passa oltre 3 ore al giorno a controllare la propria email, con inevitabili ripercussioni negative sulla capacità di concentrazione e sulle facoltà cognitive.

Il metodo Inbox Zero

Il metodo Inbox Zero è stato ideato da Merlin Mann, autore di un popolare blog a tema produttività e gestione del tempo, come sistema di organizzazione della posta elettronica per chi desidera «riappropriarsi della propria attenzione e della propria vita».

Il nome deriva dallo scopo finale che il metodo si prefigge di raggiungere: una casella di posta in entrata (inbox) completamente vuota (zero), dove tutte le comunicazioni sono state archiviate, cancellate o evase. Infatti, uno dei principi del metodo è proprio quello di non lasciare nella posta in arrivo le email che riceviamo, ma archiviarle o cancellarle una volta che abbiamo risposto al messaggio o evaso la richiesta in esso contenuta.

Usare la posta in entrata come deposito in cui abbandonare ogni email che riceviamo genera  confusione e rende più difficile gestire efficacemente i messaggi, per questo Mann consiglia invece di usare la funzione archivio, ormai presente in tutti i principali client email.

Come funziona il metodo Inbox Zero

Per poter mettere in pratica il metodo Inbox Zero, l’ideale è partire con una cartella di posta in entrata vuota o quasi, in caso contrario sarà necessario dedicare qualche ora all’evasione della posta arretrata prima di poter implementare il nuovo metodo.

Il sistema Inbox Zero consiste nell’abitudine di dedicare ogni giorno qualche minuto del nostro tempo alla posta elettronica, leggendo le nuove email nell’ordine in cui sono arrivate, senza saltarne nessuna (altrimenti dopo qualche mese ci ritroveremo al punto di partenza), e scegliendo per ogni messaggio una di quattro possibili opzioni:

• Cancellare/Archiviare – Se l’email che abbiamo davanti non ha alcuna utilità futura (come ad esempio la notifica di consegna di un pacco che abbiamo già ricevuto), basterà semplicemente cancellarla. Per tutti i messaggi che non necessitano di una risposta o che contengono richieste già evase, ma che vogliamo tuttavia conservare, la soluzione è archiviarli e rimuoverli dalla posta in entrata.
• Rispondere/Processare – Se abbiamo ricevuto un messaggio che richiede una risposta o un’azione che possiamo portare a termine nel giro di qualche minuto (fornire un’informazione che già conosciamo, inviare copie di documenti che abbiamo a disposizione, ecc.), dovremmo rispondere immediatamente ed evadere la richiesta, per poi archiviare o cancellare il messaggio.
• Delegare – Quando riceviamo una richiesta via email, domandiamoci sempre se siamo la persona più adatta a soddisfarla o se possiamo invece inoltrare il messaggio a qualcuno più competente che possa occuparsene al posto nostro.
• Posticipare – Se rispondere a un particolare messaggio o esaudire la richiesta contenuta in esso richiede più di qualche minuto, magari perché dobbiamo recuperare documenti o dati che non abbiamo sotto mano, il messaggio va etichettato come ‘in lavorazione’ e l’azione da portare a termine va aggiunta alla nostra to-do list.

Una volta terminata l’elaborazione dei nuovi messaggi, chiudiamo il programma di posta e disattiviamo le notifiche: questo passaggio ci consentirà di dedicare alla gestione delle email solo il tempo strettamente necessario ed evitare di essere distratti dalla posta in arrivo mentre ci stiamo dedicando ad altro.