Gestire la to-do list tramite posta elettronica

Quando si parla di gestione del tempo e di produttività, si sottolinea spesso la necessità di servirsi di una to-do list, ossia una lista degli impegni e delle cose da fare durante la giornata.

I vantaggi di stilare un elenco delle cose da fare ogni giorno, per pianificare il lavoro e per non dimenticare nessuna scadenza, sono molteplici: uno studio del 2011 ha dimostrato che quando si hanno molte cose da fare, pianificare la loro esecuzione diminuisce il carico cognitivo e facilita la concentrazione. Nel libro “La mente organizzata“, il cognitivista Daniel J. Levitin incoraggia l’uso delle to-do list, spiegando che la maggior parte degli esseri umani riesce a ricordare contemporaneamente tre-quattro impegni al massimo: cercare di tenere a mente una lunga lista di cose da fare stressa inutilmente le capacità mentali e influisce negativamente sulla produttività.

Le regole per stilare efficacemente una lista di cose da fare sono poche: basta scrivere gli impegni della giornata, suddividendo in passaggi più piccoli i progetti troppo voluminosi, e assegnare loro un livello di priorità o un ordine di esecuzione.

Tuttavia, sia che la to-do list sia scritta sull’agenda o gestita tramite una delle molte applicazioni disponibili, lo svantaggio è lo stesso: dover portare sempre con sé i propri appunti o utilizzare un’applicazione dedicata. Ma c’è un’alternativa più comoda, che non richiede alcuno strumento aggiuntivo: usare la propria casella di posta elettronica come una to-do list.

Rendere più produttivo il tempo dedicato alle email

Uno studio canadese del 2017 ha scoperto che oltre un terzo della giornata lavorativa viene spesa controllando la posta elettronica: perché allora non consolidare to-do list e email in unico sistema, per risparmiare tempo e focalizzare l’attenzione?

Il vantaggio è che la maggior parte delle persone controlla già ripetutamente la propria casella email durante la giornata e dispone di uno smartphone per accedere alla posta elettronica anche quando si trova fuori dall’ufficio, perciò usare la propria casella di posta come to-do list permette di avere sempre sotto mano i propri impegni, anche quando si è lontani dalla scrivania. Google stessa ha integrato nel proprio servizio di posta Google Task, un componente che permette di creare liste a partire dalle email ricevute.

Filtri ed etichette per classificare gli impegni

Creare e gestire la to-do list nella propria casella di posta è semplice: per ogni attività da svolgere, si invia un’email al proprio indirizzo di posta, con il nome dell’attività nel soggetto ed eventuali dettagli nel corpo dell’email.

Per suddividere e classificare gli elementi della lista, ci si può servire delle etichette o tag che ogni programma di gestione email permette di assegnare ai messaggi. Seguendo alcune semplici istruzioni è possibile impostare le etichette in Outlook, in iOs Mail, in Thunderbird e naturalmente in Gmail. Dopo aver creato un’etichetta principale, ad esempio ‘To-do list‘, si possono creare etichette secondarie per i vari tipi di impegni, come ‘Meeting’ o ‘Presentazione’, e poi definire regole per l’assegnazione automatica delle etichette: in questo modo, se inseriamo nel soggetto dell’email la tag #appuntamento, il nostro programma di posta assegnerà l’email alla categoria prescelta e ci basterà selezionarla per visualizzare tutti gli appuntamenti.

Il servizio di invio nota di chiamata di Segretaria24

Segretaria24 mette a disposizione di tutti i suoi utenti il servizio nota di chiamata, tramite email o SMS, per essere sempre aggiornati sulle chiamate ricevute: quando il team di Segretaria24 riceve una chiamata per conto di uno dei propri clienti, invia in tempo reale un’email contente i recapiti del chiamante e un riassunto della conversazione.

Scegliendo di ricevere le note di chiamata via email, chi usa la propria casella di posta come to-do list può facilmente impostare una regola per assegnare la stessa etichetta (ad esempio ‘Da richiamare’) a tutte le note di chiamata e avere sempre sotto mano una lista delle chiamate ricevute. Le note di chiamata di Segretaria24 rendono più semplice organizzare i propri impegni e gestire le comunicazioni, permettendo di decidere di volta in volta se richiamare, inviare un messaggio o attendere una nuova chiamata.

Per maggiori informazioni sul servizio nota di chiamata, è possibile richiedere una consulenza o approfittare della prova gratuita offerta da Segretaria24 per testare la qualità del servizio.