Stress da open space: ritrovare la concentrazione e la calma in assenza di pareti

Chi lavora in un ufficio privo di barriere deve scontrarsi quotidianamente con le fonti di distrazione rappresentate dal rumore e dalle interruzioni dei colleghi e con lo stress causato dalla mancanza di privacy.

Un tempo considerato l’ambiente migliore per stimolare collaborazione e produttività, oggi l’ufficio open space sembra destinato a scomparire: recenti ricerche dimostrano che il presunto aumento di produttività, collaborazione e benessere è in realtà un mito e, al contrario, gli uffici open space minano la concentrazione degli impiegati, ne diminuiscono le prestazioni e ne compromettono la salute. Tuttavia, oltre il 70% delle aziende statunitensi e il 33% delle aziende italiane si serve di spazi di lavoro condivisi e open: perciò, in attesa dell’avvento degli uffici ibridi, ecco qualche consiglio per contrastare gli effetti negativi del lavoro in un ufficio open space.

Una barriera contro il rumore

Il problema principale negli uffici condivisi è senza dubbio il rumore di fondo: secondo una recente indagine di Oxford Economics, il rumore negli uffici open space ha raggiunto livelli tali da poter essere considerato un vero e proprio fenomeno di inquinamento acustico. In queste circostanze, solo l’1% degli impiegati riesce a mantenere la concentrazione e oltre il 75% necessita di allontanarsi più volte dalla propria postazione nel corso della giornata a causa del rumore.

La soluzione più efficace (e più pratica) per ovviare al problema del rumore in ufficio è quella di dotarsi di cuffie in grado di attutire o silenziare del tutto i rumori ambientali: un tempo appannaggio quasi esclusivo degli audiofili desiderosi di ascoltare i propri brani preferiti senza l’interferenza dei suoni provenienti dall’ambiente circostante, le cuffie anti-rumore sono perfette anche per silenziare un ufficio troppo rumoroso.

Un semaforo per le interruzioni

Che le interruzioni siano il vero nemico della produttività è stato ampiamente dimostrato: basti pensare che dopo ciascuna interruzione servono quasi 25 minuti per ritrovare la concentrazione e anche interruzioni molto brevi (inferiori ai 3 secondi) possono raddoppiare il numero di errori commessi. Per gli impiegati che lavorano in uffici open space il costo delle interruzioni è ancora più alto: secondo uno studio dell’Università della California chi lavora in modalità open space viene interrotto il 29% in più di chi lavora in un ufficio privato.

Per limitare le interruzioni, la soluzione più efficace è adottare un sistema per segnalare a colleghi e superiori quali sono i momenti in cui non vogliamo essere disturbati e quali quelli in cui siamo invece disponibili per domande e richieste. Possiamo scegliere di indossare le cuffie quando non vogliamo essere interrotti, o usare lo status di programmi come Skype o Trello per informare i nostri colleghi sulla nostra disponibilità, oppure ricorrere a un vero e proprio semaforo da scrivania, capace di comunicare in modo efficace ed educato il nostro bisogno di lavorare indisturbati.

Un muro verde per difendersi dagli sguardi

Oltre al rumore e alle interruzioni, chi lavora in un ufficio privo di barriere fisiche è soggetto anche a una significativa riduzione della privacy: la privacy è un bisogno umano fondamentale e la sua assenza in ufficio incide negativamente sulla produttività, come dimostrato da uno studio dell’Università di Sydney.

Le ripercussioni della mancanza di privacy in ufficio non riguardano solo lo produttività: sebbene gli uffici open space siano stati pensati per favorire lo scambio di idee e la socializzazione fra dipendenti, la realtà è che la mancanza di privacy di questo tipo di uffici fa sì che le conversazioni fra impiegati siano brevi e superficiali, proprio perché vengono ascoltate da troppe persone. Allo stesso modo, l’assenza di spazi privati fa sentire molti dipendenti costantemente sorvegliati e controllati, influendo negativamente sui rapporti interpersonali oltre che sulla performance.

In questi casi, può essere utile servirsi di pellicole polarizzanti o monitor polarizzati, pensati per impedire la visione laterale dello schermo e proteggersi dagli sguardi invadenti dei vicini di scrivania troppo curiosi. Per quanto riguarda la privacy fisica invece, la soluzione più efficace è quella di creare, con l’ausilio di piante e fiori, una ‘parete verde’ che separi il nostro spazio di lavoro da quello dei colleghi: oltre a tutelare la nostra privacy, aumentare il numero di piante in ufficio stimola la produttività e riduce lo stress.