Addio open space, arriva l’ufficio ibrido

L’ufficio open space, per oltre un decennio considerato l’ultima frontiera dell’architettura lavorativa, è ora accusato di compromettere la concentrazione, la privacy e persino la salute degli impiegati.

Dagli uffici tradizionali agli open space

Il costante cambiamento al quale si è assistito negli ultimi vent’anni nell’ambito del lavoro e dell’approccio alla produttività è stato accompagnato da una altrettanto continua trasformazione degli ambienti di lavoro. Dagli uffici tradizionali, si è passati prima ai grandi ambienti suddivisi in cubicoli, per poi approdare agli uffici open space, caratterizzati da ampi spazi privi di suddivisioni o pareti e destinati a essere condivisi con i colleghi.

Sebbene si sia diffuso soltanto all’inizio degli anni duemila, il concetto di ufficio open space è più vecchio di quanto si creda: l’idea di creare spazi di lavoro aperti e privi di pareti divisorie destinati a incoraggiare la creatività degli impiegati e aumentare la loro produttività venne introdotta per la prima volta nel 1958 dai fratelli Schnelle, titolari dell’agenzia Quickborner di Amburgo.

A giocare un ruolo di primo piano nella diffusione dell’ufficio open space all’inizio del ventunesimo secolo è stato il progressivo spostamento verso una concezione più collaborativa e meno gerarchica del lavoro: soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni, il lavoro oggi viene svolto in team costituiti da più persone e la tendenza è quella ad adottare sempre più spesso strutture orizzontali.

Gioie e dolori dell’ufficio open space

L’open space è una delle soluzioni più diffuse nell’ambito delle startup, dove rappresenta una precisa scelta strategica: soprattutto nelle prime fasi, gran parte del processo produttivo di questo tipo di compagnie si basa sulla collaborazione e uno spazio privo di barriere incoraggia il confronto e lo scambio di idee. Ma non sono solo le piccole realtà ad avere abbracciato la filosofia dell’open space: si calcola che oltre il 70% delle aziende statunitensi abbia adottato un approccio open space agli spazi di lavoro, inclusi giganti come Microsoft e Cisco.

Tuttavia, oggi il modello dell’ufficio open space viene messo in discussione dai risultati della ricerca: uno studio del 2008 pubblicato nell’Asia Pacific Journal of Health Management aveva già evidenziato come gli ambienti di lavoro aperti riducessero la produttività e aumentassero i livelli di stress dei dipendenti. Recentemente, uno studio dell’Università di Sydney ha confermato che nelle aziende con spazi di lavoro open le principali cause di insoddisfazione e frustrazione sono il rumore causato dai colleghi, le continue interruzioni e la mancanza di privacy.

L’ultimo a crollare è stato il mito dell’aumento di collaborazione e socializzazione: secondo un recente studio della Royal Society lavorare in spazi privi di barriere riduce il tasso di collaborazione fra impiegati, anziché aumentarlo, e incide negativamente sulle relazioni interpersonali fra colleghi, incentivando l’isolamento e riducendo le interazioni faccia a faccia.

La soluzione? L’ufficio ibrido

Le compagnie hi-tech statunitensi, fra cui Twitch e Pinterest, sono state le prime a correre ai ripari cercando soluzioni alternative agli uffici open space e approdando a modelli di ufficio in grado di bilanciare spazi chiusi e spazi aperti per assicurare agli impiegati la disponibilità di ambienti diversi: i cosiddetti uffici ‘ibridi’.

Il cambiamento nell’approccio agli spazi di lavoro è frutto anche di una maggiore consapevolezza riguardo le specifiche necessità delle diverse attività lavorative: ad esempio, secondo un rapporto redatto da Gensler, gli impiegati si dedicano per il 54% del tempo a incarichi che richiedono intensa concentrazione, difficili da portare a termine in un ufficio open space in cui si è soggetti al rumore e alle interruzioni da parte dei colleghi. Da questo punto di vista, la chiave del successo degli uffici ibridi è proprio la possibilità di incorporare spazi diversi, lasciando agli impiegati l’autonomia di muoversi da uno spazio all’altro durante lo svolgimento del proprio lavoro, scegliendo di volta in volta l’ambiente più appropriato.

Idealmente, l’ufficio ibrido dovrebbe combinare spazi aperti, uffici privati, sale riunioni e piccoli cubicoli isolati e insonorizzati: in questo modo è possibile soddisfare le esigenze di collaborazione, confronto e discussione degli impiegati, offrendo al tempo stesso un riparo dal rumore e dalle interruzioni a quanti necessitano di maggiore concentrazione. Infine, non dovrebbero mancare spazi dedicati alla socializzazione, come una cucina comune o un’area dedicata al caffè, per fornire uno spazio di decompressione e relax nel corso della giornata lavorativa.