Migliorare la gestione del lavoro con il time-boxing

Un concetto mutuato dalla metodologia agile promette di renderci più produttivi, migliorando il modo in cui gestiamo sia il tempo che le energie.

Un calendario per organizzare la giornata

Nell’ambito della produttività personale, il time-boxing è un metodo di organizzazione dei progetti e degli incarichi che consiste nell’assegnare a ciascuna attività un tempo di esecuzione limitato e prefissato (chiamato time-box). Il metodo consente di raggiungere una migliore gestione delle energie rispetto al tradizionale approccio per obiettivi, e l’idea, mutuata al metodo di sviluppo informatico agile, è molto simile a quella su cui si basa la tecnica del pomodoro, che infatti impiega time-box da 25 minuti separate da pause regolari. Il risultato è che la giornata viene suddivisa per blocchi di tempo anziché scandita dagli obiettivi: lo scopo è avere un preciso orario di inizio e fine per ciascuna attività, durante il quale riuscire a lavorare con il massimo impegno, per poi passare ad altro alla fine della time-box. Il metodo più efficace di usare il time-boxing è tramite un calendario digitale o un’agenda per appuntamenti, perché la visualizzazione della tabella oraria giornaliera rende più facile individuare le finestre di tempo adeguate per portare a termine un determinato compito, nonché identificare i momenti della giornata più adatti al deep work.

 

Perché usare il time-boxing?

La cosiddetta Legge di Parkinson afferma che «il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile», sottolineando come quando si ha più tempo a disposizione si tende a sprecarne di più, mentre quando il tempo scarseggia si tende a lavorare con maggiore efficacia. Soprattutto per chi tende al perfezionismo, può essere difficile capire quando un incarico è da considerarsi davvero concluso: la tentazione è quella di continuare a lavorare fino a che non si sia raggiunto il miglior risultato possibile. Assegnare un limite di tempo a ciascuna attività impedisce di lavorare a oltranza a uno stesso incarico, soprattutto quando richiede un alto livello di concentrazione e rischia di prosciugare le nostre energie mentali. Il time-boxing è anche utile per affrontare i compiti che ci risultano sgradevoli o che tendiamo a rimandare. Se da settimane continuiamo a posticipare lo smistamento della posta elettronica, ad esempio, l’idea di passare al setaccio centinaia di email in una sola volta può essere scoraggiante, mentre assegnare a questa attività una time-box da soli 30 minuti la rende più gestibile, più sopportabile e quindi più facile da portare a termine. Il meccanismo è simile a quello su cui si basa la regola dei due minuti: la consapevolezza che l’attività che non ci piace avrà una durata limitata rende più semplice cominciare e nel frattempo ci abitua a pagare il cosiddetto costo di attivazione, ovvero la quantità di energie (mentali, fisiche e/o psicologiche) richiesta per mettersi al lavoro.

 

Più motivati e padroni del proprio tempo

Specialmente se ci serviamo di un calendario condiviso, come quelli offerti da Microsoft Teams o Slack, programmare la giornata scandendola in blocchi di tempo permette di collaborare e comunicare più facilmente con i colleghi. Il motivo è semplice: se la fascia oraria giornaliera che abbiamo scelto di dedicare a uno specifico incarico è visibile a tutti, diventa più facile per gli altri adattarsi ai nostri orari e conciliare i rispettivi impegni, magari per lavorare a progetti comuni. Il time-boxing consente inoltre di avere sempre sotto mano una documentazione aggiornata di come si è investito il proprio tempo: ad esempio, alla fine di una settimana particolarmente impegnativa sarà molto semplice individuare cosa ha causato il sovraccarico di lavoro e come gestirlo diversamente in futuro. In un editoriale per la Harvard Business Review, Marc Zao-Sanders sottolinea anche come la pratica del time-boxing aiuti a sentirsi maggiormente padroni del proprio tempo. Questo aspetto è particolarmente importante per il benessere personale e professionale: la sensazione di autonomia e controllo sulla gestione del tempo e degli impegni è infatti uno dei parametri principali da cui dipende la felicità sul lavoro. Essere costantemente vittima di interruzioni, oltre a rendere meno produttivi, aumenta i livelli stress e dà la sensazione che il proprio tempo venga scandito da eventi esterni, fuori del proprio controllo. Al contrario, bloccare tutte le distrazioni durante il time-box che si è deciso di dedicare a un incarico, permette di portarlo a termine più velocemente, innescando un circolo virtuoso di soddisfazione in grado di mantenerci motivati anche di fronte ai progetti più impegnativi.

Il time-boxing ha ovviamente i suoi limiti. Ad esempio, non si adatta bene agli incarichi in cui la qualità è il parametro decisivo, a dispetto di ogni limite di tempo, ma è molto efficace per gestire le attività più sgradevoli e monotone, che sono anche quelle che richiedono più motivazione per essere portate a termine.