Gestire il tempo o gestire le energie?

 

Gestire efficacemente il tempo è l’obiettivo di ogni strategia per aumentare la produttività ma secondo Tony Schwarz, giornalista e fondatore di The Energy Project, per essere produttivi è più importante saper gestire le proprie energie che le proprie giornate.

La differenza fra time-management ed energy management

La capacità di gestire bene il proprio tempo è una delle qualità ritenute indispensabili per raggiungere la massima produttività, poiché saper sfruttare al massimo ogni minuto consente di portare a termine un maggior numero di incarichi e di gestire più impegni. Tuttavia, anche la più efficace delle strategie di time-management deve scontrarsi con un grosso limite: il tempo è una risorsa finita e ciascuno di noi ha a disposizione soltanto ventiquattro ore al giorno, a dispetto di come sceglie di gestirle.  Inoltre, programmare le proprie giornate è utile soltanto se poi si è in grado di portare effettivamente a termine ciò che si è pianificato. È infatti inutile riempire l’agenda di impegni se poi non si è in grado di gestirli.

Secondo Tony Schwarz, autore di Non si può lavorare così!, questi sono due dei motivi per cui non dovremmo approcciare la produttività in termini di gestione del tempo, ma piuttosto di gestione delle energie: se il tempo è una risorsa finita, le energie possono invece essere recuperate e massimizzate, a patto di sapere come farlo.

 

Imparare a valorizzare i diversi tipi di energia

Secondo Schwarz esistono quattro tipi principali di energia, che egli stesso ha contribuito a identificare insieme alla collega Catherine McCarthy:

1) energie fisiche, ovvero quelle legate allo stato di salute. Il nostro livello di salute fisica è particolarmente importante, secondo Schwarz, poiché influisce significativamente su tutti gli altri tipi di energia. Per coltivare e rigenerare le energie fisiche è consigliabile seguire un’alimentazione bilanciata, svolgere regolarmente attività fisica e adottare una buona igiene del sonno.

2) energie emotive, ossia il livello di soddisfazione che proviamo rispetto a noi stessi e al mondo, nonché l’atteggiamento che abbiamo nei confronti di ciò che ci accade e ci circonda. Uno stato emotivo positivo consente ad esempio di vedere gli errori come occasioni di crescita e di affrontare le difficoltà come ostacoli da superare, mentre essere a corto di energie emotive può renderci pessimisti o insicuri. Per recuperare questo tipo di energie Schwarz raccomanda alcuni semplici esercizi di mindfulness: la respirazione profonda, la pratica quotidiana della gratitudine e l’allenamento a osservare ciò che ci accade da più prospettive diverse.

3) energie mentali, cioè la nostra capacità di concentrazione, dalla quale dipende la maggior parte dei processi cognitivi, a partire da quelli decisionali. Schwarz e McCarthy suggeriscono di adottare una semplice routine durante il lavoro per usare al meglio le proprie energie mentali: relegare telefonate e email a momenti specifici, in modo da ridurre al minimo le interruzioni, e dedicarsi all’incarico più impegnativo nella prima parte della giornata, quando le nostre capacità cognitive sono al massimo. Per prevenire l’affaticamento mentale, il consiglio è quello di concedersi momenti di riposo, magari servendosi della tecnica del pomodoro per programmare pause regolari.

4) energie spirituali, che secondo Schwarz corrispondono alla nostra motivazione. La motivazione è strettamente legata a quello che pensiamo sia il senso e lo scopo ultimo di ciò che facciamo: quando siamo costretti a dedicarci a un incarico che troviamo inutile o quando siamo insoddisfatti del nostro ambiente di lavoro, la nostra produttività ne risente immediatamente. Per non rimanere a corto di motivazione Schwarz e McCarthy suggeriscono di scoprire quali sono i nostri valori fondamentali e quali sono le attività alle quali amiamo dedicarci, cercando di fare di entrambi il fulcro delle nostre giornate.

 

Una strategia di successo

In un articolo pubblicato sulla Harward Business Review, Schwarz spiega che saper gestire le energie è diventata una capacità indispensabile in un mondo in cui si moltiplicano i casi di sindrome da burnout. Anziché ottimizzare le ore di lavoro per massimizzare la quantità di attività svolte, spesso senza tener conto dei ritmi fisiologici, dovremmo infatti imparare a ottimizzare le nostre energie e a rispettarne i tempi di recupero. Schwarz è anche convinto che il passaggio decisivo verso l’adozione di un’idea di produttività basata sul reale potenziale umano, anziché sul conteggio dei minuti, sia un cambiamento di prospettiva da parte delle aziende e del management in generale.

Ed è proprio per aiutare aziende e manager a sposare questa nuova cultura del lavoro che Schwarz ha fondato The Energy Project, una società di consulenza che assiste i propri clienti (fra cui Google, Coca-Cola, Microsoft e Facebook) nell’adottare strategie efficaci di energy-management. Le pratiche di gestione del personale promosse da The Energy Project promettono di ridurre drasticamente sia il burnout che il turnover e di stimolare contemporaneamente il livello di coinvolgimento dei dipendenti, aumentandone di conseguenza il rendimento.