Chiamate in uscita: come ottimizzare il tempo speso al telefono

Imparare a gestire al meglio il tempo che passiamo al telefono è indispensabile per lavorare in maniera efficiente, perché le telefonate, sebbene affiancate e per certi versi soppiantate dalle email, rimangono uno dei principali nemici della produttività.

Sebbene si parli spesso del tempo perso a causa delle chiamate in entrata, raramente si considera l’impatto che le telefonate in uscita hanno sulla gestione del tempo passato al lavoro, nonostante esse costituiscano una percentuale considerevole delle comunicazioni lavorative telefoniche. Che si tratti di chiamate a clienti, collaboratori o fornitori, cosa possiamo fare per ottimizzare il tempo passato al telefono quando siamo noi a dover contattare qualcuno?

Informazioni su orari e contatti

La prima cosa da fare ogni qualvolta dobbiamo effettuare una telefonata è assicurarci di avere sotto mano le informazioni di contatto aggiornate della persona o dell’azienda che stiamo cercando di chiamare. Questo non significa solo salvare e mantenere aggiornati numeri di telefono e indirizzari, ma anche prendere nota degli orari migliori per chiamare la persona con la quale vogliamo parlare. Se sappiamo che il fornitore che stiamo chiamando non è raggiungibile dopo le 16, annotiamolo accanto al suo numero di telefono: in questo modo eviteremo di fare chiamate a vuoto o di dover richiamare più volte.

Pianificare la chiamata

Prima di chiamare qualcuno, dovremmo avere ben chiaro l’obiettivo della nostra telefonata e gli argomenti dei quali desideriamo discutere. Da un lato, avere chiaro il motivo della chiamata renderà più facile restare in argomento ed eviterà di farci passare al telefono più tempo del previsto, dall’altro, una lista dettagliata dei temi che desideriamo affrontare, o delle informazioni che ci sono necessarie, scongiurerà la necessità di dover chiamare di nuovo perché abbiamo dimenticato qualcosa.

Prepariamo in anticipo anche documenti e dati che pensiamo potrebbero esserci utili nel corso della conversazione: avere a disposizione fin dall’inizio tutto quel che potrebbe servirci ci permetterà di evitare le interruzioni, velocizzerà la comunicazione e ridurrà il tempo passato al telefono.

Dedicare specifici blocchi di tempo alle chiamate in uscita

Che si tratti di molte telefonate o di una sola, è consigliabile cercare di dedicare alle chiamate in uscita uno specifico blocco di tempo all’interno della giornata, anziché inframmezzarle al nostro flusso di lavoro: passare da un compito all’altro ha infatti un impatto negativo sulle nostre facoltà cognitive, che si ripercuote sulla nostra produttività.

In particolar modo, evitiamo di chiamare qualcuno mentre stiamo dedicandoci ad altro: nonostante il mito del multitasking persista, recenti studi hanno dimostrato che gli esseri umani non sono capaci di fare più cose contemporaneamente e gestire distrattamente le comunicazioni con l’esterno può avere ripercussioni anche molto negative sull’andamento della nostra attività.

Fissare appuntamenti telefonici

Quando è possibile e soprattutto nel caso di chiamate importanti, cerchiamo di fissare dei veri e propri appuntamenti telefonici con la persona che desideriamo contattare: oltre a facilitare la programmazione di blocchi ininterrotti di tempo in cui effettuare telefonate, questo permetterà anche al nostro interlocutore di programmare la propria giornata in modo da dedicare alla conversazione il tempo e l’attenzione necessari.

Se non è possibile fissare un appuntamento, assicuriamoci di comunicare subito al nostro interlocutore il motivo della chiamata e, nel caso sia impegnato, offriamoci di richiamarlo più tardi: questo ci farà risparmiare tempo sul momento e renderà più efficiente la comunicazione, perché saremo sicuri di essere entrambi preparati ad affrontare l’argomento della chiamata.

Affidare le chiamate a una segretaria virtuale

Il servizio di segretariato virtuale di Segretaria24 offre ai propri clienti la possibilità di affidare a una segretaria esterna il compito di effettuare chiamate a proprio nome. Il servizio è pensato per sollevare i clienti dalla necessità di gestire chiamate che non necessitano di essere effettuate personalmente, che si tratti di spostare un appuntamento o di invitare i propri collaboratori a un evento.

Per maggiori informazioni sul servizio, contatta un operatore per una consulenza gratuita o approfitta della prova dal vivo per testare la qualità del servizio.