Videoconferenze: quattro consigli per gestirle al meglio 

Saper gestire produttivamente le videoconferenze è diventata una skill indispensabile, adesso che il lavoro in remoto è una realtà sempre più diffusa.

1. Scegliere il luogo giusto

Uno dei requisiti più importanti per partecipare produttivamente a una videoconferenza è disporre di un ambiente sufficientemente appartato da impedire a rumori esterni di interferire con la conversazione. È consigliabile perciò scegliere una stanza lontana dalla strada, in modo da minimizzare eventuali rumori dovuti al traffico, meglio ancora se distante anche dalle zone più rumorose della casa, come il salotto o la stanza dei bambini.

L’ambiente prescelto deve anche avere un aspetto sufficientemente professionale: non è necessario disporre di una stanza adibita a home office, ma è meglio evitare stanze dal carattere troppo personale come la camera da letto (specialmente se in disordine) o peggio ancora, il bagno.  L’ideale è scegliere una via di mezzo fra spazio personale e professionale e usare come sfondo un angolo verde o una libreria. Se non riusciamo a trovare un buon compromesso, possiamo sempre attivare l’opzione per sfocare lo sfondo presente nei principali software per videoconferenze, e oscurare quel che succede dietro di noi o sostituirlo con uno sfondo virtuale. 

2. Evitare le interruzioni

Scegliere l’ambiente giusto non basta: dobbiamo anche assicurarci di limitare le possibilità di essere interrotti nel corso della riunione da familiari e conviventi, o da telefonate e messaggi. Per questo, prima dell’inizio di una sessione di videoconferenza, è bene avvisare chi vive con noi che non desideriamo essere disturbati e, nel caso di figli piccoli, organizziamoci perché qualcuno se ne prenda cura durante la videoconferenza. È bene anche tenere fuori dalla porta animali domestici come cani o gatti, per evitare spiacevoli imprevisti o guaiti improvvisi.

Per quanto riguarda telefonate e messaggi, l’educazione impone di silenziare notifiche e suonerie per tutta la durata della videoconferenza. Se siamo costretti a rimanere reperibili anche durante i momenti di riunione, possiamo sempre affidarci a un servizio di segretariato telefonico che smisti per noi le chiamate, inoltrandoci soltanto quelle davvero urgenti.

3. Controllare la qualità audio e video

Spostarsi nella stanza più silenziosa e professionale di cui disponiamo risulterà tuttavia inutile se i nostri interlocutori non sono in grado né di vederci né di sentirci correttamente, perciò è fondamentale assicurarsi una buona qualità audio/video. Per evitare di sprecare minuti preziosi nel diagnosticare problemi tecnici durante la riunione, la soluzione è fare una chiamata di prova per testare sia il microfono che la webcam prima della videoconferenza.

Per garantire la migliore qualità audio sia in entrata che in uscita è preferibile usare un headset che integri cuffie e microfono. Non solo le cuffie offrono una migliore qualità sonora, ma schermano anche da rumori esterni o provenienti dagli altri locali della casa. Usare un headset con microfono, anziché ripiegare sul microfono integrato del portatile o del tablet, permette inoltre di ridurre al minimo le interferenze ambientali mentre parliamo.

Per quanto riguarda il video, uno dei criteri più importanti per una buona qualità dell’immagine (oltre alle caratteristiche e alle impostazioni della webcam) è l’illuminazione. Affidarsi alla luce naturale non è sempre la scelta migliore: il grado di illuminazione può cambiare drasticamente nel corso della giornata e una luce troppo intensa proveniente dall’esterno rischia di schiarire eccessivamente lo sfondo e rendere il primo piano troppo scuro. La soluzione più semplice è utilizzare una o più lampade per creare un’illuminazione diffusa, che non proietti ombre sul nostro volto o sullo sfondo. Cerchiamo anche di posizionare la webcam in modo tale che essa sia allineata con i nostri occhi: questo accorgimento ci aiuterà ad apparire più naturali in video rispetto a un’inquadratura dal basso verso l’alto.

4. Rimanere concentrati e presenti

Se durante una chiamata telefonica possiamo essere tentati di controllare le email o rispondere a messaggi, la presenza dell’elemento visivo nelle videoconferenze rende ogni momento di distrazione chiaramente visibile a tutti i partecipanti. Disattivare il video non è una soluzione: infatti, anche se è buona norma disattivare temporaneamente il proprio microfono quando parlano altri, è generalmente considerato inappropriato spegnere la webcam nel corso di una videoconferenza.

Per tenere alto il livello di partecipazione e coinvolgimento nella discussione è inoltre importante mantenere il contatto visivo durante la conferenza: facciamo perciò attenzione a guardare direttamente in camera, soprattutto quando parliamo, e non facciamoci distrarre dalla nostra immagine o da quella degli altri partecipanti. Chiamiamo gli altri per nome quando ci rivolgiamo a loro e assicuriamoci che ci stiano ascoltando, chiedendo di volta in volta la loro opinione. Quando sono gli altri a parlare, mostriamoci attenti, annuendo per segnalare che stiamo ascoltando e intervenendo quando abbiamo domande o precisazioni.

Infine, teniamo a mente che in una videoconferenza valgono le stesse regole di qualunque altro meeting: orari prestabiliti e obiettivi chiari sono indispensabili per una discussione produttiva.