Software per freelancer: gestire i contatti con Essential PIM

Come abbiamo già sottolineato in un precedente articolo, una buona gestione del database clienti è indispensabile per avere successo come freelancer. Ma come organizzare le informazioni relative ai nostri contatti e gestirle in piena sicurezza, pur avendole sempre a portata di mano? 

Il software di cui ci occupiamo oggi, Essential PIM (Personal Information Manager), rappresenta una delle possibili soluzioni ai problemi legati alla gestione dei contatti professionali. Essential PIM, tuttavia, non è un semplice gestore di indirizzi, ma un vero e proprio centro operativo virtuale: oltre a un sofisticato sistema di gestione dei contatti, infatti, il software comprende client email, calendario, to do list, gestore di password e blocco per annotazioni.

Per cominciare a usare Essential PIM è sufficiente scaricare la versione più recente e installarla sul proprio dispositivo. Da sottolineare è la disponibilità di una versione portable, che non richiede alcuna installazione e che può essere salvata in un’unità USB, magari protetta da crittografia, da portare con sé per avere sempre a disposizione i dati dei nostri clienti, senza dover copiare la nostra rubrica quando passiamo da un dispositivo all’altro.

 

 

La schermata principale di Essential PIM offre una visione d’insieme delle componenti del programma: pannello di navigazione (2), calendario degli appuntamenti (3), calendario del mese in corso (4) e to do list (5); tutti gli elementi sono facilmente personalizzabili tramite il menu principale (1).

 

Gli elementi Calendario e To do list offrono le consuete funzionalità di gestione degli appuntamenti, impostazione di allarmi e promemoria, corredate da alcune utili funzioni dedicate al time tracking, come la barra di progresso associata a ciascun incarico.

Il client email è stabile e sicuro, anche se la versione gratuita è priva di alcune funzionalità utili, come la possibilità di organizzare i messaggi in ‘conversazioni’. Tuttavia, la perfetta integrazione di email, calendario, to do list e la massima portabilità offerta dalla versione portable rendono questa suite una delle migliori soluzioni gratuite ai problemi di organizzazione del lavoro dei freelancer.

Particolarmente interessanti sono le funzionalità dedicate alle annotazioni: queste vengono organizzate secondo una struttura gerarchica composta da note e sotto-note, contraddistinte da colori e simboli scelti dall’utente, che ricorda molto l’organizzazione in ‘quaderni’ del popolare software per appunti di Microsoft, OneNote. Molto utile anche la funzionalità di gestione delle password: non solo è possibile archiviare e gestire le proprie credenziali di login, ma grazie al generatore di password è anche possibile creare automaticamente password sicure.

 

 

 

 

Tuttavia, la vera forza di Essential PIM sta nella robusta struttura della sua rubrica contatti: come tutti i software di questo tipo, Essential PIM permette di salvare i consueti dati anagrafici, le informazioni di recapito e offre una lunga lista di campi predefiniti (profili social, azienda di riferimento, posizione nell’organico, ecc.). Ma soprattutto, Essential PIM permette di aggiungere nuovi campi personalizzati nella scheda di ciascun contatto.

 

Grazie a questa funzionalità è possibile inserire, accanto alle informazioni anagrafiche, anche i dettagli relativi, ad esempio, alle tariffe applicate, ai tempi di consegna, alle modalità di fatturazione preferite dal cliente. Nella scheda di ciascun contatto è inoltre presente una sezione dedicata alle annotazioni, nella quale potremo appuntare il mezzo tramite il quale quel particolare cliente è venuto a sapere di noi e ci ha contattato, per valutare l’efficacia delle nostre strategie di marketing.

La suite Essential PIM è anche molto sicura: non solo il software non richiede un collegamento a internet, ma è possibile scegliere di salvare il database in forma crittografata, per una maggiore sicurezza. Inoltre Astonsoft Ltd, l’azienda produttrice di Essential PIM, ha sede in Estonia ed è soggetta alle leggi europee in materia di tutela della privacy.

Essential PIM è disponibile per Windows (7/8/10), iOS e Android in due versioni: una gratuita, perfetta per i freelancer, che permette di usufruire di tutte le funzionalità principali del software e una versione PRO, disponibile a partire da 35.95 €, che offre alcune funzionalità aggiuntive come la sincronizzazione con Google, iCloud, Outlook e Dropbox e la possibilità di impostare molteplici account utente.