Primi passi da freelancer: come gestire contatti e clienti

Il fulcro dell’attività professionale di un freelancer è la sua rete di comunicazione con clienti, potenziali clienti e collaboratori, perciò una gestione efficace dei contatti è fondamentale per il successo della nostra attività.

Fatta eccezione per i dati anagrafici e i recapiti, le informazioni rilevanti per ciascun tipo di contatto cambiano a seconda dell’attività professionale che svolgiamo: un copywriter preferirà salvare le guide stilistiche relative a ogni progetto, mentre un designer dovrà avere sempre a disposizione loghi, immagini e palette preferite da ciascun cliente. Dati diversi richiedono trattamenti e strumenti diversi, quindi, ma i principi fondamentali per una buona  gestione dei contatti si basano tutti su una solida catalogazione delle informazioni.

Creare una procedura  

Il modo più semplice per velocizzare e sistematizzare la raccolta e la catalogazione delle informazioni sui nostri contatti è adottare una procedura da applicare a ogni nuovo contatto. Come abbiamo visto, il tipo di dati da raccogliere dipende dalla nostra attività, perciò ci occuperemo dei passaggi basilari che compongono una procedura standard per la gestione dei contatti.

1. Organizzare le anagrafiche:

Il primo passo è quello di inserire le informazioni anagrafiche e i recapiti nella rubrica del nostro programma di posta elettronica. Non limitiamoci al solo nome e indirizzo email, ma aggiungiamo tutte le informazioni rilevanti: azienda di appartenenza, posizione ricoperta nell’azienda, ecc. Questo ci permetterà di effettuare ricerche mirate e di identificare velocemente ogni contatto. Creiamo anche una cartella dedicata nel nostro programma di posta elettronica, dove verranno raccolte tutte le email inviate e ricevute. Per semplificare lo smistamento dei messaggi, impostiamo una regola ad hoc nel nostro programma di posta, così che i messaggi provenienti o indirizzati a uno specifico indirizzo email vengano salvati nell’apposita cartella che abbiamo creato.

2. Suddividere i clienti in cartelle:

Il secondo passaggio è la creazione di una cartella ‘Clienti’ sul nostro computer, nella quale creare poi una sotto-cartella dedicata a ciascun cliente. Qui salveremo contratti, tariffari, accordi di riservatezza e altri documenti collegati al cliente, ma non i dati relativi ai progetti sui quali stiamo lavorando. Per ciascun progetto affidatoci da quel cliente, infatti, creeremo un’ulteriore sotto-cartella, in cui salvare solo i file relativi al progetto.

3. Catalogare la documentazione cartacea:

Per ogni contatto creiamo anche una cartella cartacea, dove conservare una copia fisica dei dati anagrafici e dei recapiti (sarà sufficiente stampare le informazioni del contatto dalla rubrica del nostro programma di posta), nonché degli eventuali documenti legali e fiscali, come contratti, accordi di riservatezza e fatture.

4. Ordinare le informazioni nei nostri software:

Se facciamo uso di servizi di condivisione file, come Dropbox o Google Drive, creiamo una cartella dedicata ai file che desideriamo condividere con il cliente, mantenendo così organizzati e separati tutti i documenti riservati. Allo stesso modo, se ci serviamo di un programma per il time-tracking o di un software per la gestione dei progetti, creiamo un nuovo progetto associato al cliente: questo ci permetterà di tener traccia da subito del tempo speso nelle ricerche preliminari o nell’elaborazione di un preventivo.

5. Utilizzare un Customer Relationship Management (CRM)

Inseriamo il contatto nel nostro database clienti, sia che si tratti di un semplice foglio di calcolo o di una piattaforma dedicata al Customer Relationship Management (CRM). Il database clienti dovrebbe raccogliere, oltre alle informazioni di base, i dettagli relativi alle tariffe applicate, alle modalità e tempi di consegna e alle modalità di fatturazione preferite dal cliente, nonché una nota sul mezzo tramite il quale il cliente è venuto a sapere di noi e ci ha contattato.

L’importanza della sicurezza

Poiché molte delle informazioni che ci troveremo a raccogliere rappresentano dati sensibili, è importante assicurarci di gestirle in piena sicurezza, per tutelare noi stessi e i nostri clienti.

Evitiamo di condividere informazioni e documenti senza alcuna protezione e approfittiamo piuttosto delle numerose soluzioni disponibili, anche gratuitamente, per il trasferimento sicuro dei dati: dalla compressione dei dati in archivi protetti da password, all’impiego di chiavi crittografiche che permettano solo al destinatario del messaggio di accedere alle informazioni contenute al suo interno.

Come sottolineato anche dalle normative vigenti in materia di tutela dei dati personali, un attimo di leggerezza può costarci caro e gestire con attenzione i dati dei nostri clienti è il modo migliore per dimostrare serietà e affidabilità.