Ridurre le spese aziendali tagliando i costi fissi

La corretta gestione del budget aziendale è un elemento chiave per il successo di qualsiasi attività, dalla start-up alla grande azienda, e un attento controllo dei costi permette di evitare gli sprechi e massimizzare i guadagni.

Il peso dei costi fissi

Per una buona gestione economica delle risorse aziendali e per massimizzare la resa del proprio lavoro, è fondamentale essere consapevoli del ruolo giocato dai cosiddetti “costi fissi”. I costi fissi non sono altre che le spese ricorrenti necessarie al funzionamento di un’attività come l’affitto dei locali, il costo delle utenze, l’acquisto dei materiali di consumo, gli stipendi dei dipendenti e gli onorari dovuti ai consulenti esterni.

La caratteristica principale dei costi fissi è quella di essere indipendenti dal volume della produzione o dal fatturato dell’attività. Che gli affari vadano bene o male, infatti, i costi fissi devono essere sostenuti in ogni caso, a prescindere dai ricavi.

Uno studio pubblicato da Adnkronos ha rilevato che la riduzione dei costi è uno degli obiettivi primari per oltre il 53% delle aziende italiane. La ragione è semplice: poiché non è sempre possibile aumentare i ricavi, ridurre l’incidenza delle spese fisse sul fatturato della propria attività significa aumentare i propri margini di guadagno.

Il primo passo: l’analisi dei costi

Per intervenire sulle spese fisse è necessario prima di tutto avere un quadro chiaro di tutte le spese collegate alla gestione e al mantenimento dell’attività, dalle più grandi alle più piccole: per questo è importante tenere traccia di ogni singola spesa sostenuta, non importa quanto modesta.

Registrare ogni pagamento permette anche di tutelarsi dal punto di vista legale rispetto a future contestazioni e ha l’ulteriore vantaggio di velocizzare il disbrigo delle pratiche fiscali.

Per calcolare i costi fissi della propria attività è sufficiente stilare un elenco di tutte le spese ricorrenti e dei relativi importi, per poi calcolare il costo annuale di ciascuna voce. La maggior parte dei software per la gestione del budget aziendale comprende anche funzionalità per il calcolo dei costi fissi, ma se non disponiamo di un programma apposito non è necessario acquistarne uno a questo scopo, possiamo servirci di un semplice foglio di calcolo Excel.

Ecco alcuni esempi di costi fissi da includere nel nostro elenco:

• affitto dei locali che ospitano l’attività
• allacciamenti e utenze (luce, gas, internet, telefono)
• stipendi dei dipendenti (e contributi)
• polizze assicurative
• imposte dall’importo non variabile (rifiuti urbani, IRAP, ecc.)
• spese per la gestione della contabilità e del personale
• servizi accessori (assistenza informatica, manutenzione, pulizie, ecc.)
• consulenze professionali

Tagliare i costi senza compromettere la qualità

Le modalità di riduzione dei costi fissi dipendono in larga misura dal tipo di attività che si svolge, ma ci sono alcune categorie di costi sui quali ogni azienda può intervenire efficacemente:

1) Ridurre i costi delle utenze e dei servizi abbattendo i consumi e aumentando l’efficienza degli impianti: sostituendo, ad esempio, le lampadine tradizionali con lampade LED è possibile risparmiare fino al 60% sul consumo di energia elettrica e migliorando l’isolamento termico dei locali si possono ridurre del 20% i costi collegati al riscaldamento.

2) Per minimizzare il costo delle licenze d’uso per il software, tutte le volte che ci è possibile optiamo per software a codice sorgente aperto (open source). Da quanto la Pubblica Amministrazione ha autorizzato l’impiego di software open source nei propri Comuni, le spese per licenze software sono state ridotte del 39%.

3) I vantaggi di un ufficio senza carta vengono spesso evidenziati in termini di produttività e di tutela dell’ambiente, ma passare a una gestione completamente digitale dei documenti è soprattutto conveniente: l’ufficio paperless risparmia fino al 30% sulle spese per i materiali consumabili da ufficio.

4) Una delle voci di spesa più consistenti nel budget aziendale sono gli stipendi del personale. Esternalizzare la gestione delle telefonate e degli appuntamenti a un servizio di segretariato virtuale con tariffe a consumo permette di risparmiare fino al 90% sui costi fissi legati all’assunzione di personale ad hoc. Affidarsi al segretariato a distanza di Segretaria24 permette di pagare soltanto i servizi effettivamente usati, tutelando al tempo stesso dalle assenze e dal turnover degli impiegati.