Gestione digitale dei documenti: una nuova opportunità per le PMI

Rispetto al resto dell’Europa, le aziende italiane sono ancora indietro sul fronte digitalizzazione: oltre la metà dei documenti in uso nelle aziende italiane è in formato cartaceo e il 42% dei processi produttivi si basa ancora sull’impiego della carta.

La situazione sta cambiando, ma lentamente: a dieci anni dal piano lanciato dal governo nel 2006 per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, sono ancora poche le agenzie governative che hanno abbandonato l’archiviazione cartacea, con eccezioni di nota come l’Agenzia delle Entrate.

Non mancano però segnali positivi: già a partire dal 31 marzo 2015 tutte le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione italiana devono essere, per obbligo di legge, digitali e da gennaio 2017 la possibilità di scambio telematico tramite il Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate è stata aperta anche al B2B, sebbene l’utilizzo sia del tutto facoltativo. La fattura elettronica è parte di un progetto dell’Agenda digitale italiana per incentivare e sostenere le tecnologie, l’innovazione e l’economia digitali in Italia e per monitorare e controllare la spesa pubblica.

I vantaggi della digitalizzazione

La digitalizzazione della gestione documentale è un passaggio cruciale per la trasformazione digitale e offre numerosi vantaggi, soprattutto in termini di riduzione dei costi e di aumento della produttività. Secondo i dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, passare dalla fatturazione tradizionale alla fatturazione elettronica fa risparmiare alle aziende dai 7 agli 11 euro per ciascun documento.

Ma i vantaggi della digitalizzazione non sono soltanto economici: la gestione cartacea della documentazione aziendale rende inefficienti molti processi legati alla consultazione delle informazioni ed espone alle vulnerabilità legate alla potenziale compromissione di documenti riservati, per non parlare della necessità di data entry manuale delle informazioni. Abbandonare la carta significa ridurre i costi di archiviazione e gestione, ma anche assicurare un accesso veloce alle informazioni e una maggiore efficienza nei flussi di lavoro.

Tuttavia, molte aziende italiane non hanno ancora messo in atto una strategia per la dematerializzazione dei documenti e molti dirigenti sono ancora convinti che digitalizzare equivalga semplicemente ad archiviare i documenti in formato elettronico, anziché cartaceo. Come sottolineato da Davide Cattaneo, dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, «digitalizzare non vuol dire soltanto trasformare quanto oggi è gestito e conservato su carta in file elettronici, ma significa rivedere le regole, i processi e i modelli di gestione che fino a oggi sono stati adottati dalle organizzazioni».

Digitalizzare gli archivi aziendali significa quindi soprattutto ripensare in ottica digitale l’intero processo di acquisizione e gestione delle informazioni in ambito aziendale: uno dei vantaggi principali della digitalizzazione, infatti, è la possibilità di conservare le informazioni usando software di archiviazione che permettano di condurre analisi mirate, per aumentare l’efficienza dei processi lavorativi.

Voucher Digitalizzazione: un incentivo alla gestione digitale

Nel tentativo di incentivare e velocizzare il processo di digitalizzazione delle aziende italiane, a partire da febbraio 2018 [il governo comincerà a erogare i cosiddetti Voucher Digitalizzazione, ossia dei contributi per le piccole e medie imprese volti a finanziare le spese necessarie al processo di dematerializzazione documentale e di ammodernamento tecnologico.

L’importo complessivo finanziabile arriverà fino a 10.000 euro e potrà essere impiegato per spese hardware e software, ma anche per servizi di consulenza e di formazione del personale, nonché per lo sviluppo di soluzioni e-commerce per le aziende. Le risorse messe a disposizione dal governo ammontano a 100 milioni di euro complessivi e la ripartizione avverrà, stando al sito ministeriale, «in proporzione al fabbisogno derivante dalla concessione del Voucher da assegnare a ciascuna impresa beneficiaria».

Per ottenere i voucher, è necessario presentare richiesta in formato elettronico, tra le 10.00 del 30 gennaio 2018 e le 17.00 del 9 febbraio 2018, usando l’apposito modulo fornito dal Ministero per lo Sviluppo Economico. La procedura informatica per la presentazione della domanda sarà accessibile già a partire dal 15 gennaio 2018 sul sito del Ministero, che ospita anche una sezione dedicata alle domande frequenti sul tema dei Voucher Digitalizzazione per le PMI.