I migliori strumenti per la gestione dei team in remoto

Per gestire produttivamente un team in remoto servono strategie efficaci e strumenti affidabili. In un precedente articolo abbiamo esplorato le strategie adatte alla gestione dei team in remoto, mentre oggi ci concentreremo sui migliori software per la gestione del lavoro. Appoggiarsi a piattaforme studiate per la gestione del lavoro in team è il modo migliore per monitorare progetti e fasi di lavorazione, nonché per favorire la comunicazione fra membri del team e facilitare lo scambio di informazioni e documenti.

Come possiamo però scegliere gli strumenti giusti per il nostro team? Partendo da un’attenta analisi della situazione: il numero di persone che compongono il team, il numero di progetti in lavorazione contemporaneamente, le nostre specifiche necessità di monitoraggio e di integrazione fra strumenti diversi. Idealmente, ogni team dovrebbe disporre di una piattaforma di gestione progetti, di uno strumento dedicato alla comunicazione e di un software per l’automatizzazione dei processi.

Gestione dei progetti

Quale che sia la natura del nostro lavoro, la gestione di progetti che coinvolgono più professionisti, soprattutto in remoto, è enormemente facilitata dall’utilizzo di piattaforme studiate a questo scopo e dotate degli strumenti necessari a gestire progetti collaborativi. Fra le numerose opzioni disponibili sul mercato spiccano Basecamp e Asana. Si tratta di piattaforme dalle caratteristiche molto simili, rivolte a team di piccole-medie dimensioni, che offrono un’ottima integrazione con servizi di terze parti come Google Drive, Dropbox e Slack.

Basecamp offre un pacchetto da 99 dollari al mese che comprende utenti e progetti illimitati e dà la possibilità di creare gruppi di lavoro e progetti, stilare liste e gestire calendari, salvare file e documenti e usufruire del servizio di messaggistica in tempo reale.

Il costo di Asana dipende dal numero di collaboratori e parte da 9,99 dollari al mese per ciascun utente, in cambio della possibilità di usufruire del loro servizio premium che comprende tutti gli strumenti necessari a una collaborazione produttiva: gruppi di lavoro, gestione dei progetti, calendario e scadenzario, archiviazione file e messaggistica in tempo reale.

Comunicazione 

La comunicazione è una delle componenti fondamentali per il successo di qualsiasi sforzo collaborativo e per questo è necessario scegliere uno strumento in grado di gestire efficacemente tanto le discussioni di gruppo che le sessioni di brainstorming. La nostra scelta è ricaduta su due dei più popolari software per la comunicazione fra membri di un team: Trello e Slack. Entrambi vantano grande semplicità di utilizzo e forniscono un’ottima integrazione con servizi esterni di storage come Google Drive, Dropbox e OneDrive.

Trello offre ai nuovi utenti una versione gratuita, ideale per provare il servizio, e versioni premium  a partire da 9,99 dollari al mese per ciascun utente. Con Trello è possibile anche gestire progetti usando il sistema Kanban, di cui abbiamo parlato in un precedente articolo.

Anche Slack dispone di una versione gratuita con membri e progetti illimitati, ma per usufruire delle funzionalità avanzate il prezzo parte da 9,99 dollari al mese per utente. Ciò che distingue Slack è il suo approccio social alla comunicazione, che favorisce gli scambi informali fra colleghi e incoraggia lo spirito di coesione del team.

Automatizzazione 

Si tratta di uno degli aspetti più importanti nella strutturazione del lavoro di un team, ma anche di uno dei più sottovalutati. Automatizzare certi processi può farci risparmiare tempo prezioso, permettendoci di dedicarlo ad attività più produttive. Ad esempio, vogliamo che a ogni nuovo progetto creato in Basecamp o Asana venga assegnata una chat corrispondente su Trello o Slack e che a essa siano aggiunti tutti i membri del team? Possiamo configurare tutto manualmente ogni volta o automatizzare l’intero processo per mezzo di uno strumento apposito e non dovercene più occupare.

In questo ambito, le opzioni migliori sono Zapier e IFTTT (If This Then That), entrambe studiate per semplificare al massimo l’automatizzazione di processi che coinvolgono software diversi. Sia Zapier che IFTTT offrono un piano gratuito, che permette di testare i servizi prima di decidere se acquistare un piano premium. I due servizi sono piuttosto simili dal punto di vista delle funzionalità: Zapier dispone di una vasta libreria di routine predefinite, ma non offre alcuna integrazione mobile, a differenza di IFTT che dispone di app per Android e iPhone.