Kanban: visualizzare il workflow per essere più produttivi

Sul finire degli anni ’40 l’azienda giapponese Toyota si è fatta promotrice di un nuovo approccio al flusso di lavoro, ideato dall’ingegnere Taiichi Ohno a partire dall’osservazione dei sistemi per il rifornimento delle merci usati dai supermercati. Il sistema, denominato Kanban (看板, “cartello”) si prefigge di dare un ordine logico al flusso di lavoro e di renderlo trasparente, in modo da poterlo gestire con la massima efficienza.

A partire dal 2010, i principi teorici di questo sistema di gestione della produzione sono stati adattati alla gestione del lavoro dei team di sviluppo software. Tuttavia, poiché si tratta essenzialmente di uno strumento di controllo e visualizzazione, il metodo Kanban può essere applicato a tutti gli ambiti lavorativi che si servano di processi ripetuti e costanti, indipendentemente dalla natura o dalla complessità del lavoro.

Nel 2011, con l’uscita del libro “Personal Kanban: Mapping Work – Navigating Life“, il sistema Kanban viene popolarizzato come strumento di produttività alla portata di tutti e adatto alla gestione degli impegni, tanto lavorativi che personali, di chiunque desideri approcciare la propria vita con maggiore efficienza e minor stress.

Come funziona il sistema Kanban?

Nella sua versione più semplice, il sistema Kanban si serve di una comune lavagna da ufficio suddivisa in tre colonne (contraddistinte dalle etichette “da fare”, “in lavorazione” e “terminato”) sulla quale vengono disposti post-it (o comuni foglietti) che riportano il nome dei compiti da portare a termine.

Inizialmente i fogli si troveranno nella sezione “da fare”, per poi essere spostati verso destra, nella sezione “in lavorazione”, e successivamente nella colonna finale, che raccoglie i compiti portati a termine.

Il sistema Kanban si ispira a due principi fondamentali:

1) Visualizzare il flusso di lavoro.

Oltre il 70% delle informazioni che vengono elaborate dal cervello umano provengono da stimoli visivi e la nostra capacità di gestire informazioni presentate visivamente è di gran lunga superiore a quella di elaborare stimoli di altra natura.

Tramite il modello grafico rappresentato dalla lavagna e dalle sue colonne, il sistema Kanban sfrutta la predisposizione umana per la rappresentazione visiva per permetterci di osservare il nostro flusso di lavoro in tempo reale, nonché di identificare ostacoli o rallentamenti e assegnare priorità in maniera efficiente. Quando si ha una lunga lista di compiti da svolgere, infatti, si tende a focalizzare l’attenzione sul ridurre il numero di cose da fare, anziché sull’organizzare il lavoro in modo logico e sequenziale.

Visualizzare i nostri compiti e il flusso del nostro lavoro equivale a fare un passo indietro e acquisire una visione d’insieme, una prospettiva che ci permette di individuare priorità e collegamenti fra compiti diversi.

2) Limitare il numero di incarichi “in lavorazione”.

Limitando il numero di elementi che possono trovarsi contemporaneamente nella colonna “in lavorazione” si riduce il tempo richiesto da ogni elemento per attraversare il Kanban e si evitano i problemi, come la distrazione o la scarsa concentrazione, legati al dover continuamente passare da un compito all’altro.

Perché ridurre il numero di attività che possono essere svolte in contemporanea? Perché sebbene dedicarsi a più cose contemporaneamente possa sembrare il metodo migliore per sbrigare quanto più lavoro possibile nel minor intervallo di tempo, la verità è che il cosiddetto multitasking è una pratica terribilmente dannosa.

Uno studio dell’università di Stanford ha rivelato che svolgere più attività simultaneamente porta a una scarsa qualità dei risultati e che la continua necessità di passare da un’attività all’altra costringe il nostro cervello a lavorare molto più intensamente di quanto farebbe se ci concentrassimo su un unico compito alla volta.

Da dove cominciare?

Per cominciare basta una lavagna da ufficio e post-it di diversi colori con cui identificare tutti gli incarichi associati a un unico progetto oppure tutti i compiti dello stesso tipo.

Dividiamo la nostra lavagna in colonne e scriviamo sui foglietti adesivi le attività che dobbiamo portare a termine. Inseriamo i foglietti nella sezione “da fare”, per poi spostarli nella colonna “in lavorazione” quando cominciamo a lavorarci e infine nell’ultima colonna quando li avremo terminati.

Facciamo attenzione a non mettere “in lavorazione” troppi elementi contemporaneamente: gli autori di “Personal Kanban” propongono un limite di 5 compiti, ma consigliamo di cominciare con un limite di 3, per abituarsi al sistema.

E ora, al lavoro!