Domiciliazione legale e Domiciliazione postale a confronto

Business Center Montenapoleone
Gestione dell'ufficio
Virtual Office

Quando si parla di servizi di domiciliazione non tutti hanno ben chiaro in mente di cosa si tratti e di quali siano i vantaggi effettivi. Il concetto di domiciliazione viene infatti utilizzato per indicare una serie di servizi molto differenti tra loro. Si sente infatti spesso parlare di domiciliazione postale, legale, professionale o per avvocati… Per aiutare i nostri clienti a vederci più chiaro, in questo post esaminiamo la differenza tra domiciliazione postale e domiciliazione legale, quali sono i benefici dell’uno e dell’altro tipo di domiciliazione, e quali tipologie di imprese e di professionisti possono trarne i maggiori benefici a seconda dei casi specifici.

Domiciliazione postale: i vantaggi in breve

Innanzitutto, perché avvalersi di un servizio di domiciliazione postale? Le ragioni possono essere le più disparate. Vediamo i casi più comuni:

La tua attività ha già una sede legale presso la tua città, ma hai bisogno di un indirizzo di rappresentanza in una città più prestigiosa e più “importante” per un business come il tuo.
Lavori da casa e non vuoi fornire il tuo indirizzo ai tuoi clienti, sia per motivi di privacy che di immagine.
Ti serve un indirizzo dove poter ricevere lettere e pacchi, dal momento che non vuoi o non puoi riceverli presso la tua abitazione, o semplicemente non vuoi rischiare che qualche lettera vada smarrita.
Sei spesso in viaggio per lavoro e hai bisogno di affidare la tua corrispondenza a qualcuno che possa ritirarla anche quando non ci sei.
La tua società risiede all’estero e ti serve un indirizzo da fornire ai tuoi clienti italiani.
Eserciti una libera professione, possiedi già un domicilio professionale ma hai bisogno di un secondo indirizzo dove farti recapitare la corrispondenza (ad eccezione della posta a firma o similare come atti giudiziari o notarili). Se invece desideri eleggere il domicilio professionale o trasferirne la sede, dovrai usufruire di un servizio di domiciliazione legale, come indicato più avanti.

Per chiarire questo ultimo punto, prendiamo ad esempio il caso di un avvocato che abbia già un domicilio professionale su Roma e che desideri rappresentare i suoi clienti in un foro diverso da quello di appartenenza. Con un servizio di domiciliazione postale l’avvocato può svolgere attività presso il foro di Milano, costituendosi in giudizio tramite il recapito postale acquisito e comunicando il nuovo indirizzo al Tribunale di competenza. In questo modo potrà ricevere la corrispondenza regolarmente presso il recapito postale indicato, senza doversi recare presso la Cancelleria del Tribunale ed evitando di appoggiarsi a un avvocato domiciliatario. Se invece l’avvocato desidera iscriversi all’Albo di Milano dovrà trasferire a Milano anche il proprio domicilio professionale, essendo quest’ultimo il criterio decisivo per l’iscrizione ad un determinato Albo.

Per maggiori dettagli sul tema rimandiamo al nostro articolo relativo all’elezione del domicilio professionale per le libere professioni.

Domiciliazione postale: come funziona

Il servizio di domiciliazione postale permette di registrare la propria attività commerciale presso un indirizzo fisico di rappresentanza, da utilizzare come recapito postale per la ricezione e lo smistamento della corrispondenza. La sede postale potrà inoltre essere utilizzata a scopi di marketing per migliorare la propria immagine aziendale. L’indirizzo potrà infatti essere pubblicato su bigliettini da visita, carta intestata e siti web.

In merito all’inserimento dell’indirizzo sui siti web va tuttavia considerato un aspetto importante: la sola domiciliazione postale non permette di indicare l’indirizzo civico come sede principale della propria attività; andrà quindi sempre specificato che si tratta di una sede secondaria, e l’indirizzo della domiciliazione postale dovrà essere affiancato a quello della sede legale e amministrativa. Il servizio di domiciliazione postale non permette inoltre di inserire l’indirizzo in registri pubblici come le Pagine Gialle o altri portali di imprese online.

Per ottenere la domiciliazione postale presso un Business Center non è necessario fare alcuna comunicazione presso la Camera di Commercio e l’Agenzia delle Entrate. L’attivazione del servizio è praticamente immediata, e richiede soltanto la firma da parte del committente di un’autorizzazione al ritiro della posta, oltre alla presentazione della visura camerale o della dichiarazione di inizio attività presso l’azienda prestatrice del servizio.

Va inoltre tenuto presente che la domiciliazione postale non permette di ricevere notifiche, atti giudiziari e documentazione istituzionale presso la sede prestatrice del servizio. Per la ricezione di questo tipo di corrispondenza bisogna avvalersi del servizio di domiciliazione legale, che vediamo in dettaglio più avanti.

Cosa include la domiciliazione postale:

Ricezione di comunicazioni quali lettere commerciali, raccomandate, assicurate, cataloghi, piccoli pacchi (ad eccezione di notifiche, atti giudiziari, documenti amministrativi ecc. che sono invece inclusi nella domiciliazione legale);
Utilizzo dell’indirizzo civico su biglietti da visita, carta intestata, siti web e materiale pubblicitario, senza riferimento esplicito al business center o all’azienda prestatrice (quindi senza il “c/o Business Center XY”). Ad esempio: “Arch. Enzo Bianchi, via Monte Napoleone 8”;
Invio della posta ricevuta ad un altro indirizzo tramite corriere oppure consegna della posta al rappresentante legale dell’azienda o a persona delegata;
Digitalizzazione della posta ricevuta tramite un servizio di scansione e invio per e-mail;
Archiviazione della posta in locali sorvegliati;
Servizio di reception e di segreteria (quest’ultimo punto varia in base all’offerta prevista dal Business Center o dall’azienda prestatrice del servizio);
Su richiesta, accesso a locali adibiti a sale riunioni e uffici temporanei a un costo vantaggioso.

Domiciliazione legale: i vantaggi in breve

Innanzitutto è bene chiarire che il servizio di domiciliazione legale può essere utilizzato sia da società (società di persone, di capitale, le cooperative), che da professionisti come avvocati, ingegneri, architetti, ecc., e in questo secondo caso prende il nome di domiciliazione professionale. Vediamo di seguito in quali casi ci si può avvalere di un servizio di domiciliazione legale:

Vuoi trasferire la sede legale della tua società presso un’altra città;
Hai una start-up o la tua azienda è in fase di costituzione e hai bisogno di eleggere la sede legale della tua attività ma non disponi ancora di una sede fisica;
Eserciti una libera professione e vuoi garantirti un’immagine altamente competitiva domiciliandoti presso un indirizzo di prestigio, anziché eleggere il domicilio presso il tuo commercialista);
La tua attività non necessita di un ufficio aperto al pubblico e vuoi risparmiare sui costi fissi dell’affitto di un locale da adibire a ufficio (è il caso degli e-commerce o di figure professionali particolarmente “mobili” come i broker e gli agenti assicurativi, per fare un esempio);
Vuoi aprire un’unità locale in un’altra città e hai la necessità di usufruire di uffici a tempo senza lunghi vincoli contrattuali (la maggior parte dei business center che offre servizi di domiciliazione legale propone sconti ai clienti domiciliati presso il centro);
Sei un professionista (avvocato, architetto, giornalista, ingegnere, etc.) e vuoi trasferire il tuo domicilio professionale in un’altra città, oppure vuoi iscriverti all’albo di una città dove non hai la residenza. Il servizio di domiciliazione legale può essere utilizzato anche come domicilio professionale, e permette, ad esempio, agli avvocati non residenti in Milano di iscriversi all’Ordine degli Avvocati di Milano. Con un servizio di domiciliazione legale è quindi possibile far valere il domicilio professionale ai fini dell’iscrizione all’albo di interesse.

Domiciliazione legale: come funziona

Il servizio di domiciliazione legale comprende tutti i servizi inclusi nella domiciliazione postale, ma oltre a questi presenta altri notevoli vantaggi. In particolare, il domicilio legale permette di utilizzare l’indirizzo in tutta la documentazione societaria ufficiale, registrandolo presso gli organi competenti come la C.C.I.A.A. e gli Uffici IVA.

Nel caso di chi esercita una libera professione, la domiciliazione legale permette di eleggere il proprio domicilio professionale presso l’indirizzo messo a disposizione dal Business Center, con posibilità di iscrizione ai relativi Albi o Registri professionali. Diversamente dal semplice domicilio postale, la domiciliazione legale consente inoltre la ricezione di notifiche e atti giudiziari, documenti amministrativi, notifiche dal Tribunale, e, in linea generale, di tutta la corrispondenza a firma.

Anche in questo caso l’indirizzo può essere inserito sulla documentazione societaria ufficiale, siti web e biglietti da visita, ma come sede principale della propria attività e non soltanto come semplice indirizzo di rappresentanza (come nel caso della domiciliazione postale).

Per gli adempimenti da svolgere in caso di registrazione ex novo o di variazione della sede legale, rimandiamo a questo post sull’argomento alla voce: Scelta e variazione della sede legale: cosa c’è da sapere?

Quali servizi include la domiciliazione legale rispetto alla semplice domiciliazione postale:

Possibilità di trasmettere l’indirizzo agli organi competenti quali: Camera di Commercio, Agenzia delle Entrate, INPS, albi o registri professionali
Utilizzo dell’indirizzo civico come sede principale dell’attività su biglietti da visita, carta intestata, siti web e materiale pubblicitario, senza riferimento esplicito al business center o all’azienda prestatrice (quindi senza il “c/o Business Center XY”). Ad esempio: “Avv. Mario Rossi, via Monte Napoleone 8”.
Utilizzo dell’indirizzo civico come domicilio professionale (per le libere professioni)
Iscrizione dell’indirizzo in registri pubblici come le Pagine Gialle o i portali di imprese online
Ricezione di notifiche, atti giudiziari e documentazione istituzionale (ad es. comunicazioni da parte dell’Ufficio IVA, etc.)
Possibilità di indicare l’indirizzo della domiciliazione legale nei documenti amministrativi (ad es. fatture, preventivi, etc.)

Leggi anche i nostri articoli su come scegliere la giusta sede legale e sulle procedure previste per la variazione di sede legale.

Nei prossimi post ci occuperemo più da vicino di domiciliazione professionale e di servizi di domiciliazione per avvocati.