Servizi di domiciliazione postale: cosa sono e quali sono i vantaggi per le PMI

Sono sempre più numerose le piccole e medie imprese che si avvalgono dei cosiddetti servizi di domiciliazione. In particolare, si sente spesso parlare di domiciliazione postale: di cosa si tratta?

In primo luogo, come dice la parola stessa, un servizio di domiciliazione postale permette ad un imprenditore di domiciliare la gestione della posta presso un fornitore di servizi esterno, solitamente un business center, il quale si farà carico di tutta una serie di incombenze per conto del committente: ricezione e inoltro della corrispondenza e di pacchi postali; inoltro di fax per email; archiviazione della posta ricevuta; servizio di segretariato telefonico, etc.

Per permettere al fornitore del servizio di domiciliazione di ricevere la posta a nostro nome, dovremo compilare un modello di “procura postale“, ovvero una delega al ritiro della corrispondenza e dei pacchi postali.

Il documento di delega al ritiro dei documenti postali deve essere compilato con dati specifici, come previsto dalla legge 191/98, e deve contenere: i dati del delegante, ovvero la persona che incarica un terzo a sostituirlo nel ritiro della posta; i dati del delegato (nel caso di un servizio di domiciliazione il delegato sarà l’azienda fornitrice, quindi la delega dovrà riportare la ragione sociale e i dati aziendali); l’oggetto esplicito della delega, in questo caso il ritiro della posta e dei pacchi postali.

Qui si può scaricare un esempio di modello per la Delega al ritiro dei documenti.

Domiciliazione postale: maggiore efficienza con un servizio di segretariato 

I servizi di domiciliazione possono essere associati ad un servizio di segretariato per la gestione delle telefonate in entrata. I fornitori di servizi di domiciliazione postale solitamente mettono a disposizione dei propri clienti dei numeri di telefono VoIP con prefisso telefonico a scelta, che il committente potrà fornire ai propri clienti o pubblicizzare su biglietti da visita. È poi possibile elaborare un profilo personalizzato, e decidere il modo in cui le segretarie dovranno rispondere al telefono, il messaggio che dovranno comunicare a seconda degli orari o dei giorni prestabiliti, e le informazioni da fornire a determinati clienti piuttosto che ad altri. Ad ogni telefonata in entrata, le segretarie del business center rispondono a nome del committente, proprio come se si trovassero realmente nel suo ufficio.

I migliori servizi di segretariato offrono anche un servizio di ricezione delle telefonate in lingua straniera, per garantire alle PMI un processo di internazionalizzazione flessibile e a costi sostenibili.

La domiciliazione postale migliora l’immagine aziendale

Al servizio di gestione e inoltro della posta viene inoltre associata la possibilità di utilizzare l’indirizzo civico dell’azienda prestatrice del servizio di domiciliazione. Questo significa che chi utilizza un servizio di domiciliazione postale potrà pubblicizzare l’indirizzo fornitogli dal business center su biglietti da visita, documentazione, carta intestata, siti web e materiale pubblicitario. Considerando che i migliori business center sono situati in città prestigiose e occupano posizioni centrali e strategiche, diventa chiaro come una PMI, utilizzando un servizio di domiciliazione postale, riesca in poco tempo – e con un investimento iniziale pressoché nullo – a migliorare la propria immagine aziendale.

Grazie ai servizi di domiciliazione postale, anche la più piccola realtà imprenditoriale agli inizi, che ha la sua sede legale in un paesino sperduto della bassa Umbria, può decidere di pubblicizzare un indirizzo postale di Milano sui propri biglietti da visita e migliorare così la propria immagine agli occhi di clienti e partner commerciali. In linea generale, è comunque consigliabile affidarsi ad un servizio di domiciliazione postale che metta a disposizione anche delle sale riunioni o degli uffici in affitto ad uso esclusivo, di modo tale che, in occasione di eventi o convegni, sarà possibile organizzare incontri in sede con i propri partner commerciali.

I vantaggi della domiciliazione postale in breve 

• Migliore time-management: ti risparmi le code alle Poste per ritirare pacchi e raccomandate, non devi perdere tempo ad archiviare e organizzare la corrispondenza, hai quindi più tempo da dedicare alla crescita del tuo business
• Maggiore sicurezza: i tuoi pacchi e documenti aziendali vengono ricevuti da un team di receptionist qualificate e archiviati in un luogo sicuro e sorvegliato
• Efficienza: la posta ricevuta ti viene inoltrata puntualmente ad un indirizzo di tua scelta, su richiesta puoi anche usufruire di un servizio di scansione della posta e ricevere la corrispondenza direttamente per e-mail per essere ancora più flessibile
• Maggiore flessibilità e libertà di movimento: puoi lavorare da qualsiasi postazione senza dover essere presente in sede; anche quando non ci sei, un team di segretarie e receptionist gestisce la posta e le richieste dei tuoi clienti; ti liberi da contratti d’affitto a lungo termine.
• Immagine: hai a disposizione un indirizzo da pubblicizzare su biglietti da visita e carta intestata, senza dover sostenere i costi dell’affitto di un ufficio vero e proprio; garantisci ai tuoi clienti un servizio di accoglienza telefonica di alta qualità
• Risparmio: oltre a non dover sostenere le spese d’affitto, ti risparmi i costi di manutenzione di un ufficio vero e proprio e non devi acquistare materiali di lavoro o costosi software.