Come organizzare il meeting perfetto

Nonostante le riunioni aziendali si rivelino spesso superflue e vengano da molti considerate vere proprie nemiche della produttività sul lavoro, confrontarsi con i colleghi può essere uno degli strumenti più efficaci per analizzare problemi ed elaborare nuove strategie. Ma come usare al meglio l’opportunità rappresentata dai meeting evitando di trasformarli in perdite di tempo? 

Selezionare accuratamente i partecipanti

Ad un meeting dovrebbero partecipare soltanto coloro che sono in grado di aggiungere valore e offrire un contributo alla discussione, per questo i partecipanti dovrebbero essere rigorosamente selezionati sulla base del tema e degli obiettivi dell’incontro. Questo non significa escludere categoricamente i non-specialisti dai meeting di settore, ma coinvolgerli solo quando la loro prospettiva può arricchire la discussione, magari organizzando incontri studiati appositamente ed evitando, ad esempio, di invitare un esperto di marketing a partecipare a un meeting sulla necessità di aggiornamento delle infrastrutture.

Condividere materiali

Per rendere la discussione il più possibile produttiva, è necessario che i partecipanti a un meeting facciano riferimento a un nucleo di conoscenze condivise sul tema o i temi trattati, così che tutti possano partecipare attivamente. Se il meeting che stiamo organizzando richiede la conoscenza di dati o nozioni specifiche, il modo più efficace per assicurarsi che tutti siano sufficientemente informati è stilare e condividere una lista di documenti da leggere prima del meeting. Questo darà il tempo a ciascun partecipante di familiarizzare con il materiale e incoraggerà una partecipazione attiva al dialogo.

Stabilire temi e obiettivi precisi

Oltre il 75% dei meeting si apre senza un chiaro ordine del giorno e senza obiettivi precisi, ma per essere produttivo, un meeting deve essere prima di tutto ben strutturato: è importante sapere di cosa si parlerà e perché. Mettere tutti i partecipanti al corrente dei temi e degli scopi di una riunione, magari riassumendoli in apertura, permette di focalizzare l’attenzione ed evita gli sprechi di tempo.

Scegliere l’ambiente giusto

Idealmente, l’ambiente dovrebbe adattarsi alla natura del meeting e incoraggiare lo scambio e la discussione fra i partecipanti. L’atmosfera deve necessariamente riflettere la tipologia di incontro che stiamo organizzando: a un meeting analitico o informativo si adattano meglio sale riunioni dotate di supporti visivi e di lavagne che permettano di sintetizzare i punti salienti della discussione, mentre un meeting motivazionale o orientato al team-building dovrebbe servirsi di ambienti più informali, che incoraggino la condivisione. Se non disponiamo dell’ambiente adatto, possiamo affittare una sala riunioni adatta alle nostre esigenze.

Incoraggiare la diversità di opinioni

Per una discussione produttiva è necessario che tutti i partecipanti possano esprimere la loro opinione, anche quando questa si discosta da quella della maggioranza. La possibilità di ascoltare prospettive differenti è uno dei vantaggi di un meeting, perché è confrontando punti di vista diversi che si elaborano soluzioni innovative. Per incoraggiare lo scambio di opinioni, adottiamo un atteggiamento aperto nei confronti del dissenso e mostriamoci disponibili a discutere obiezioni e critiche, intervenendo solo se la discussione si trasforma in un improduttivo testa a testa fra punti di vista diversi.

Rispettare gli orari

Ogni riunione dovrebbe essere chiaramente delimitata nel tempo, con orari di inizio e di fine prestabiliti. Se all’avvicinarsi dell’orario di chiusura del meeting dovessero essere rimasti ancora argomenti da affrontare, si potrà sempre organizzare un nuovo incontro, mentre se l’ordine del giorno dovesse essere esaurito prima dell’orario previsto, potremo approfittare del tempo rimasto per una breve pausa prima di tornare al lavoro.

Dalle parole ai fatti

Dopo la conclusione del meeting è buona abitudine inviare un’email riassuntiva che sintetizzi i temi discussi e le eventuali decisioni prese: non è necessario trascrivere ogni singolo dettaglio, lo scopo è quello di evitare che le buone idee emerse nel corso della discussione vadano perse o che i partecipanti si trovino senza indicazioni concrete su come procedere.