La piaga dei meeting inutili: come evitare gli sprechi di tempo e rendere le riunioni più produttive

Se il tempo fosse davvero denaro, molte compagnie sarebbero già da tempo sull’orlo del fallimento: questa l’opinione di Greg Caimi, un consulente aziendale che ha condotto di recente numerosi studi sui meeting e la loro effettiva utilità. Secondo Caimi, la maggior parte delle aziende non quantifica esattamente il tempo speso nelle varie riunioni poiché, ancora oggi, pochi considerano il tempo di lavoro dei propri dipendenti come una risorsa vera e propria del capitale aziendale. Ed è così che i meeting vengono spesso pianificati senza ragioni specifiche, andando a gravare sulla produttività dell’azienda stessa perché non efficaci come dovrebbero, producendo danni economici non indifferenti.

Il tempo (dei meeting) è denaro

Uno studio condotto da Bain & Company, una delle più importanti società di consulenza strategica statunitensi, mostra che il 15% del tempo di lavoro di un’azienda viene consumato attualmente nei cosiddetti meeting. Sempre secondo i dati dello studio ci sono aziende in cui le riunioni a cadenza settimanale con i dirigenti e i team leader impegnano i dipendenti per un totale 7.000 ore ogni anno (sommando le ore di lavoro di tutti i partecipanti).

Cifre altissime, quindi, che spesso non vengono considerate per il peso che effettivamente hanno sui costi delle aziende. Insieme a VoloMetrix, una società di analisi che fa capo a Microsoft, Bain ha monitorato per diverso tempo il budget e l’organizzazione di 17 grosse compagnie, conducendo studi e sondaggi, presentando poi i seguenti risultati:

1. I dirigenti aziendali di oggi ricevono in media 30.000 comunicazioni esterne per anno, contro le 1.000 registrate nel 1970. Se questi ritmi persistono, un CEO o un dirigente si troverà ben presto a spendere più di un giorno a settimana soltanto per la gestione delle comunicazioni.
2. Oggi un CEO è impegnato per più di due giorni a settimana in riunioni con almeno due o tre collaboratori. Un meeting che inizia anche solo 5 minuti più tardi del previsto costa all’azienda l’8% del meeting stesso, una perdita che per qualsiasi processo produttivo sarebbe insostenibile.
3. Molti meeting sono fissati senza motivo e i comportamenti disfunzionali durante le riunioni sono in crescita. Ad esempio, durante la maggior parte delle riunioni un partecipante su 5 invia in media 3 o più email ogni mezz’ora, causando un notevole spreco di tempo in attività improduttive (lo studio calcola che in un’azienda di circa 10.000 dipendenti questo tempo non capitalizzato ammonterebbe a una perdita di circa 6 milioni di dollari all’anno).

Meeting di qualità per una crescita effettiva

A quanto pare, i numeri danno ragione a tutti quei lavoratori che, durante le riunioni aziendali, si annoiano e hanno la sensazione di perdere tempo. La collaborazione è la base del business moderno e una componente fondamentale dei processi di innovazione e crescita di ogni azienda, e i meeting sono il perno di questi processi. Ma non tutti gli incontri sono uguali e i meeting pianificati male costituiscono una perdita di denaro vera e propria: come evitare questi sprechi? Il settimanale di economia Forbes, a questo proposito, ha stilato una lista di consigli per evitare i meeting inutili:

1) Obiettivi chiari. Un meeting deve avere sempre degli obiettivi precisi e ben definiti. Prima di mandare l’invito, chiediamoci sempre cosa vogliamo ottenere da questo meeting. Vogliamo comunicare un cambio nel management o nella strategia di lavoro, raccogliere idee per lanciare un nuovo prodotto, prendere una decisione in merito a una nuova campagna pubblicitaria? I meeting confusi e generalizzati raramente sono efficaci. Prima di pianificare un meeting, cerchiamo quindi di dargli una categoria: si tratta di un “brainstorming” in cui raccogliere idee, di un “kick-off” meeting in cui bisogna mettere sul tavolo tutti i passaggi necessari a portare a termine un progetto, o di un meeting decisionale in cui vanno consultati i nostri “stakeholder” o i cosiddetti “decision makers”?

Già con queste semplici domande riusciremo a capire se valga o meno la pena di fissare il meeting. Un’agenda piena può dare l’impressione di produttività, certo, ma la realtà è diversa: cerchiamo di focalizzarci bene sui passaggi che vanno riscussi in una riunione ed evitiamo meeting inutili, che mettono a rischio la produttività e la motivazione dei nostri colleghi.

2) Invitati selezionati. Quando organizziamo un meeting, prendiamoci un po’ di tempo per pensare con attenzione a chi invitare. La domanda fondamentale che dobbiamo farci è: “quali sono i colleghi con i quali è assolutamente necessario confrontarsi per prendere una decisione in merito a una determinata questione?”. Se ad esempio state pianificando una ristrutturazione dei prezzi dei vostri prodotti, pensate in primo luogo a convocare i vostri reparti tecnici e contabili.

Solo in un secondo momento, quando le decisioni strutturali saranno state prese, organizzerete un secondo meeting con il reparto marketing, per dare ai vostri nuovi listini un aspetto più “attraente”. Invitare determinati colleghi in una fase troppo precoce del processo decisionale risulterebbe in una perdita di tempo e di energie. Il dipednente che non può dare un contributo attivo durante una riunione finisce infatti per annoiarsi e per perdere la concentrazione.

3) Programma definito. Creiamo un’agenda che contenga tutti i punti che andremo a toccare nel meeting, con un piano che indichi anche le tempistiche previste per trattare ogni singolo tema, e rispettiamolo! Eviteremo così quei meeting troppo lunghi in cui ci si sofferma su argomenti di poca rilevanza e non rischieremo di perdere di vista gli obiettivi in caso di ritardi o imprevisti di ogni tipo.

I punti del programma dovranno essere visibili a tutti: questo aiuterà gli invitati a rimanere concentrati e, nel caso sia presente un moderatore, servirà a riportare i partecipanti sulla retta via. Se poi saremo tanto zelanti da toccare tutti i punti della nostra agenda entro il tempo stabilito, non dovremo farci problemi a terminare l’incontro prima del previsto: la produttività di una riunione infatti non dipende dalla sua durata!

Puntualità, democrazia e rilevanza: il plusvalore di un meeting

L’altro lato della medaglia è che i meeting, se ben gestiti e pianificati, possono creare un vero e proprio plusvalore all’interno dell’azienda. A patto di rispettare alcune regole di base.

1) Puntualità.

Per far si che il nostro meeting raggiunga i risultati sperati, cominciamo e terminiamo il meeting rispettando gli orari previsti: i sondaggi dimostrano infatti che i dipendenti prendono parte più volentieri alle riunioni di chi si dimostra puntuale e capisce l’importanza del loro tempo.

Altro elemento determinante del successo di un meeting è la durata, che non deve essere superiore a un’ora. Sessanta minuti è infatti il tempo massimo di concentrazione che dovremmo richiedere ai nostri collaboratori, se vogliamo sperare in una partecipazione attiva e senza sbadigli. Inoltre, pensiamo attentamente all’orario del meeting, che non dovrà essere né troppo presto né troppo tardi. Assolutamente da evitare le ore a ridosso della pausa pranzo e gli orari successivi alle le 16:00, quando un meeting verrebbe percepito senza entusiasmo per via della stanchezza della giornata lavorativa.

2) Democrazia.

Durante un meeting tutti devono avere la possibilità di parlare. Per garantire una conversazione equa e democratica l’ideale sarebbe nominare un moderatore, ovvero un partecipante che si occupi di far rispettare la scaletta prevista per il meeting, e che faccia in modo che nessuno tenti di prevaricare gli altri con le proprie opinioni.  Nulla infatti rovina un meeting più velocemente di un partecipante che monopolizza la conversazione. In questo caso, la migliore soluzione è intervenire direttamente, ringraziando il personaggio di turno per il contributo, ma facendo anche notare pubblicamente che per prendere una decisione c’è bisogno di diversi input. In questo modo si stabiliranno delle regole “non dette” di base per tutto il gruppo, e la riunione non diventerà un noioso e inutile dialogo a due o, peggio ancora, un monologo.

3) Rilevanza.

Quanto è effettivamente indispensabile il nostro meeting? Nella vita lavorativa odierna la collaborazione tra colleghi è tutto, ma dovremmo stare attenti a non fare della collaborazione un pretesto per organizzare riunioni inutili. È probabilmente una delle verità più difficili da accettare, ma non sempre quello che noi consideriamo come degno di discussione lo è anche per i nostri colleghi. Per lo meno, non tanto da interrompere la loro giornata lavorativa, secondo quanto dimostra un divertente manuale pubblicato da un blog inglese. Prima di organizzare un meeting, quindi, chiediamoci sempre se non possiamo ottenere lo stesso obiettivo mandando una email o parlando con gli interessati direttamente alla loro scrivania.

Se questo criterio viene soddisfatto, rivalutiamo l’idea di organizzazione dei meeting e impieghiamo il nostro tempo diversamente!

 

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