Come difendersi dai ladri di tempo in ufficio

Secondo uno studio di Atlassian impieghiamo produttivamente solo il 60% del tempo che passiamo in ufficio. Il resto viene sprecato fra email, interruzioni e meeting che minano la nostra produttività e la nostra concentrazione.

Email, telefono e meeting occupano metà del nostro tempo in ufficio

La gestione delle email rappresenta una delle principali perdite di tempo sul lavoro: in media, ciascuno di noi riceve oltre 300 email lavorative a settimana e controlla la posta in entrata più di 30 volte l’ora, per un totale di quasi 2 ore al giorno passate di fronte alla schermata del programma di posta elettronica. Tuttavia, la perdita di tempo rappresentata dalle email non finisce qui: secondo i dati di Atlassian, dopo aver gestito la posta in arrivo servono oltre 16 minuti per riacquistare la concentrazione necessaria a rimettersi al lavoro.

Ma se le email ci sottraggono ore preziose, niente è più dannoso per la nostra concentrazione della costante fonte di interruzioni rappresentata dal telefono: uno studio condotto dall’Università di Irvine ha dimostrato che dopo ogni interruzione servono quasi 25 minuti per ritrovare la concentrazione persa e secondo Atlassian il telefono è responsabile della maggior parte delle oltre 56 interruzioni giornaliere alle quali viene sottoposto l’impiegato medio durante una singola giornata lavorativa.

I meeting inutili infine, rappresentano la terza principale causa di improduttività in ufficio. Secondo i dati di Atlassian la maggior parte degli impiegati partecipa a oltre 60 riunioni in un mese, ma considera inutili più della metà di esse. Il risultato? Una media di oltre 31 ore perse ogni mese da ciascun impiegato per partecipare a incontri che potevano essere tranquillamente evitati.

Come contrastare le perdite di tempo in ufficio e riconquistare il tempo sprecato

Sebbene i dati non siano incoraggianti, non siamo affatto costretti a rassegnarci all’inevitabilità degli sprechi di tempo in ufficio e possiamo al contrario rimpossessarci del tempo perduto intervenendo almeno in parte sulle nostre abitudini lavorative.

Per quanto riguarda la posta elettronica, la cosa più importante da tenere a mente è che solo una piccola percentuale delle email che riceviamo è davvero importante: la maggior parte delle comunicazioni che riceviamo è costituita da spam e da messaggi non importanti. Per evitare di perdere tempo prezioso a suddividere le email che meritano la nostra attenzione da quelle che minacciano la nostra concentrazione, la soluzione più efficace è automatizzare lo smistamento dei messaggi tramite l’impostazione di filtri. Filtrare automaticamente i messaggi in entrata permette di limitare il tempo dedicato alla gestione della posta e può far risparmiare fino a un’ora di lavoro al giorno.

Subito dopo l’email, il telefono è la più pericolosa fra le fonti di distrazione in ufficio: il suo squillare improvviso e imprevedibile è in grado, in un istante, di farci perdere la concentrazione e di interrompere il flusso dei nostri pensieri, oltre a essere praticamente impossibile da ignorare. Per evitare che sia lo squillo del telefono a dettare il ritmo della nostra giornata possiamo servirci di un servizio esterno di gestione delle chiamate, che affidi a una segretaria virtuale il compito di rispondere al telefono al posto nostro nelle ore più produttive della giornata, regalandoci la tranquillità necessaria per lavorare indisturbati.

Sebbene più della metà dei meeting venga ritenuta inutile dagli stessi partecipanti, le riunioni aziendali rimangono uno degli strumenti più importanti per favorire la collaborazione fra membri di uno stesso team e per elaborare strategie e soluzioni innovative. Il segreto per evitare i meeting inutili e usare al meglio il tempo passato in sala riunioni è avere obiettivi chiari e comunicarli a tutti i partecipanti, ricordando sempre di stabilire precisi limiti di tempo e impegnandosi perché vengano rispettati. Un semplice trucco per ridurre la durata delle riunioni è quello di trasformarle in standing meeting, ovvero in riunioni in piedi: quando sono costrette a restare in piedi durante un incontro le persone tendono a partecipare più attivamente alla discussione e la durata degli incontri si riduce di oltre il 30%.