Aumentare la produttività gestendo efficacemente il tempo dei dipendenti

Il tempo è la risorsa più preziosa di cui disponiamo, tanto nella vita privata che nel lavoro, eppure rimane una delle metriche più trascurate nella valutazione della produttività.

In realtà, la misura della produttività è proprio la quantità di lavoro svolto in un determinato arco di tempo e la capacità di impiegare con profitto le giornate lavorative permette di completare più progetti, gestire più clienti ed essere competitivi rispetto alla concorrenza.

Capire l’importanza di una buona gestione del tempo è importante soprattutto per chi ricopre una posizione organizzativa, dal team leader di una startup al CEO di un’azienda con centinaia di dipendenti. Un sondaggio condotto dal Center for Creative Leadership ha rilevato che la maggior parte dei dipendenti è disposta a trattenersi in ufficio, se necessario, ma è estremamente infastidita all’idea che il proprio tempo venga sprecato a causa di strategie manageriali inefficienti. Perciò un buon leader deve rispettare il tempo dei propri collaboratori, sforzandosi di gestirlo al meglio ed evitando di sprecarlo.

Dati reali, previsioni accurate

Per poter gestire bene una risorsa è importante conoscerla e per sfruttare al meglio il tempo dei propri dipendenti è importante sapere come viene impiegato. Quasi ogni software per l’organizzazione del lavoro (come Basecamp, Slack, Trello, o Asana) che permetta di gestire progetti, assegnare task e monitorarne lo svolgimento, dispone anche di strumenti di time-tracking in grado di fornire una stima accurata del tempo necessario a svolgere uno specifico incarico.

Dati reali sulle tempistiche di lavorazione permettono di calcolare accuratamente i tempi di completamento del lavoro ed evitano sia ritardi che problematiche legate a scadenze non rispettate. Inoltre, conoscere i tempi di lavorazione di una task consente di assegnare a ciascun collaboratore un carico di lavoro adeguato, che egli sarà effettivamente in grado di svolgere nei tempi richiesti.

Scoraggiare il multitasking

In un precedente articolo, abbiamo parlato di come la pratica del multitasking sia nemica della produttività e di come passare da un incarico all’altro si ripercuota negativamente tanto sulla performance che sulle capacità cognitive.

Un buon manager deve saper gestire il carico di lavoro del proprio team: questo significa limitare la quantità di progetti in lavorazione ed evitare così di costringere i propri collaboratori a passare continuamente da una task all’altra. Ridurre il numero di incarichi in lavorazione aumenta la produttività perché permette di evitare il multitasking e i suoi effetti collaterali: diminuzione delle capacità di memoria e concentrazione, maggior numero di errori e tempi di lavorazione più lunghi.

Riunioni: rispettare gli orari stabiliti

Riunioni e meeting aziendali vengono spesso additati come uno dei principali sprechi di tempo sul lavoro, perciò un buon manager dovrebbe ridurre al minimo i meeting necessari e coinvolgere soltanto coloro che possono partecipare attivamente alla discussione.

È necessario soprattutto rispettare gli orari concordati per l’inizio e la fine dei meeting: una riunione che coinvolge dieci collaboratori e che si protrae per 15 minuti più del necessario sottrae complessivamente oltre due ore alla giornata lavorativa. Per organizzare un meeting produttivo ed efficace bastano poche accortezze: puntualità, un ordine del giorno chiaro e un’atmosfera che incoraggi la condivisione e la collaborazione.

Incoraggiare la concentrazione

Oltre ad assegnare a ciascun dipendente il carico di lavoro appropriato, un buon manager dovrebbe anche accertarsi che i propri collaboratori siano in condizione di poterlo svolgere al meglio. Essere continuamente interrotti da email e telefonate pregiudica la qualità del lavoro che si sta svolgendo e comporta un enorme spreco di tempo: studi dimostrano che dopo ogni interruzione servono quasi 25 minuti per ritrovare la concentrazione.

Per raggiungere la massima produttività, quindi, i collaboratori dovrebbero essere incoraggiati a programmare dei blocchi di tempo ininterrotto da dedicare ai compiti più complessi o che richiedono più attenzione. Per evitare le interruzioni dovute al telefono che squilla, ci si può affidare ad un servizio di segretariato a distanza come quello offerto da Segretaria24, che dia la possibilità di creare account secondari per ciascuno dei propri dipendenti, in modo da permettere loro di usufruire di blocchi di tempo ininterrotto e libero da distrazioni.