Videoconferenze: 4 segnali non verbali da tenere d’occhio     

Le videoconferenze promuovono la flessibilità, ma rappresentano una sfida comunicativa: ecco i 4 segnali non verbali a cui fare attenzione.

La sfida delle videoconferenze

È più difficile mantenere alta la concentrazione e non distrarsi durante le riunioni in remoto, rispetto a quelle tradizionali. Rimanere attenti quando gli incontri non si svolgono in presenza rappresenta infatti un maggior carico cognitivo per la mente. Lo dimostra il fatto che con il diffondersi delle videocall si assiste anche a un aumento di casi di burnout da videoconferenza, un particolare tipo di affaticamento dovuto alle troppe ore passate davanti alla webcam.

Inoltre nei meeting online il ritmo della conversazione rischia di diventare artificiale, soprattutto per la necessità di evitare che i partecipanti si parlino sopra, magari a causa di ritardi nell’audio o di problemi di connessione. Questo rende la comunicazione più laboriosa e di conseguenza meno produttiva, soprattutto negli incontri dedicati al dibattito o al brain-storming.

Segnali non verbali in videocamera

C’è poi un aspetto delle videochiamate che spesso passa inosservato: quello della comunicazione non verbale La sua importanza in termini di efficacia e produttività degli scambi è pari almeno a quella che hanno le nostre parole. Quando comunichiamo le nostre intenzioni, opinioni ed emozioni vengono rivelate anche (e spesso inconsapevolmente) attraverso i gesti, le espressioni e gli atteggiamenti corporei.

I segnali non verbali rappresentano un canale di comunicazione aggiuntivo, che può arricchire il senso delle nostre parole e chiarirne il contesto. A patto di sapere come interpretarli e come utilizzarli. Anche per questo motivo, si dovrebbe sempre tenere accesa la webcam durante le riunioni: la videocamera spenta ci priva di di un importante strumento di comunicazione e non rende meno importante fare attenzione ai messaggi non verbali. Anche a videocamera spenta è infatti possibile accorgersi di segnali evidenti come il tamburellare con le dita, il sospirare per noia o il ritardo nel rispondere dovuto alla distrazione.

Sguardo, espressioni, gesti

Ma quali sono i segnali non verbali ai quali è importante fare attenzione durante un meeting in remoto? Anzitutto lo sguardo. La direzione in cui guardiamo, l’occhio assonnato o sbarrato, persino la frequenza con cui battiamo le ciglia rendono evidente il nostro stato mentale e il nostro livello di attenzione. Idealmente, dovremmo cercare di guardare in camera mentre parliamo, per simulare il contatto diretto con l’interlocutore, mentre dovremmo guardare lo schermo quando ascoltiamo gli altri, per segnalare che stiamo prestando attenzione.

Le espressioni facciali poi, sono perfette cartine tornasole dello stato d’animo. L’espressione accigliata di uno dei partecipanti al meeting può aiutarci a capire quando è il caso di chiarire un passaggio particolarmente complesso. Un volto annoiato ci segnala che è il momento di intervenire per ricatturare l’attenzione di chi ci ascolta.

Anche la postura è in grado di dire molto sul nostro stato mentale e su quello di chi ci ascolta. Per questo dovremmo prestare particolare attenzione alla nostra postura durante i meeting in remoto, cercando di assumere una posizione corretta ed evitando di appoggiarci troppo alla scrivania. Una postura dritta ma rilassata comunica apertura e interesse nei confronti dell’argomento discusso, mentre starsene semi-sdraiati sulla scrivania ci fa apparire annoiati e disinteressati.

Infine, ci sono i gesti involontari che facciamo inconsapevolmente quando siamo tesi, nervosi o annoiati. Ad esempio c’è chi si mette a scarabocchiare su un foglio, chi a giocare con la penna e chi non riesce a tenere ferme le gambe. Anche se questi gesti non sono sempre visibili tramite la videocamera, i rumori di sottofondo o i piccoli movimenti al margine dell’inquadratura possono essere notati dagli altri partecipanti alla riunione.

Attenzione ai messaggeri silenziosi

Imparare a interpretare i segnali non verbali dei partecipanti a un meeting in remoto è molto importante per una comunicazione efficace, così come lo è imparare a prestare attenzione ai messaggi che i nostri gesti lanciano agli altri.

Prima di tutto, cerchiamo di fare attenzione a dove guardiamo durante la videoconferenza: evitiamo di far vagare lo sguardo per la stanza o di fissare il muro. Facciamo invece un piccolo sforzo per guardare in camera quando cominciamo a parlare e mostriamoci attenti nei confronti di quel che avviene sullo schermo quando è il momento di ascoltare. Dovremmo poi essere consapevoli di quanto le nostre espressioni facciali possano tradire le nostre intenzioni. Meglio perciò evitare di far buon viso a cattivo gioco a tutti i costi. Se un passaggio della discussione ci ha lasciati perplessi o se abbiamo delle domande, meglio farlo presente: la nostra espressione confusa rivelerà infatti i nostri dubbi anche se sceglieremo di far finta di nulla.