Viaggi di lavoro: le principali cause di stress on the road e le soluzioni per evitarle

Conferenze, meeting e incontri di lavoro fuori città possono essere un’ottima occasione per rompere la routine dell’ufficio e fornire nuovi stimoli, ma per oltre un terzo dei professionisti che viaggiano per lavoro, queste trasferte rappresentano anche una significativa fonte di stress.

In un sondaggio di Booking.com il 38% dei business travellers ha dichiarato di considerare stressanti i viaggi di lavoro e oltre il 93% ha ammesso di essersi sentito stressato almeno una volta nel corso di una trasferta. Oltre alla frustrazione dovuta a ritardi e cancellazioni, a mettere in difficoltà chi viaggia per lavoro sono soprattutto la pianificazione dell’itinerario, il doversi muovere in una zona poco familiare e la necessità di interagire in una lingua diversa dalla propria.

Cancellazioni e ritardi

Per il 36% dei professionisti intervistati la più significativa fonte di stress durante i viaggi di lavoro sono i ritardi e le cancellazioni di treni e voli aerei. Anche se non è possibile evitare del tutto i problemi legati ai ritardi e alle cancellazioni, ci sono strategie che permettono di limitare i danni e risparmiare tempo e denaro.

Innanzitutto, quando si pianifica il viaggio è preferibile optare per trasferimenti diretti ed evitare gli scali ogni qualvolta sia possibile: in questo modo si minimizza il rischio di perdere una coincidenza a causa di contrattempi che non dipendono dalla nostra volontà.  Se il nostro volo viene cancellato o subisce un significativo ritardo è inoltre possibile chiedere il rimborso o la sostituzione del biglietto: per quanto riguarda i voli da e per l’Europa, i passeggeri sono tutelati dalla normativa europea in materia di diritti del passeggero, mentre per chi viaggia fuori dalla UE le condizioni di rimborso variano a seconda della compagnia aerea.

Gestire l’itinerario

Una volta giunti a destinazione sopraggiunge la difficoltà di dover pianificare gli spostamenti e gestire gli appuntamenti in una città o in una zona con la quale si ha poca familiarità, la circostanza ritenuta più stressante dal 20% degli intervistati da Booking.com.

Per fortuna, la tecnologia offre la soluzione perfetta al problema: grazie ai servizi di mappe online è possibile familiarizzare con la meta di destinazione ancor prima di partire ed esplorare virtualmente le aree circostanti l’albergo o l’ufficio. Oltre ad aiutarci a individuare servizi utili come ristoranti, supermercati e farmacie, usare le mappe online permette anche di programmare nel dettaglio gli spostamenti necessari per recarsi a appuntamenti o conferenze, così da  assicurarsi di avere sempre a disposizione un adeguato margine di tempo.

Una questione di lingua

Nonostante la diffusione dell’inglese nel mondo del lavoro, le difficoltà di comunicazione possono essere causa di enorme frustrazione durante una trasferta all’estero: secondo i dati di Booking.com, infatti, le barriere linguistiche rappresentano la seconda fonte di stress per i viaggiatori business (26% degli intervistati).

Per minimizzare i problemi dovuti alla lingua, la soluzione più pratica è dotarsi di un piccolo frasario di espressioni utili (come quelli disponibili gratuitamente su Wikivoyage), magari accompagnato da qualche nota di pronuncia per assicurarsi di essere compresi dai locali. Per le lingue che usano un alfabeto diverso da quello latino, fotografare insegne e indirizzi di destinazione aiuta moltissimo a evitare i fraintendimenti nel dare indicazioni ai tassisti o nel chiedere informazioni sui mezzi di trasporto.

Bagagli smarriti

Infine, per un quarto dei viaggiatori business (25%) intervistati da Booking.com la principale causa di stress è la possibilità che il proprio bagaglio venga smarrito dalla compagnia aerea, seguita a breve distanza dalla prospettiva di perdere documenti importanti durante il viaggio (24%).

Per ovviare a questo tipo di inconvenienti, la soluzione migliore è quella di viaggiare con il solo bagaglio a mano, magari approfittando delle tariffe che consentono di portare in cabina un bagaglio aggiuntivo. Se si rende necessario imbarcare il bagaglio in stiva, assicuriamoci almeno di portare nel bagaglio a mano un cambio d’abiti d’emergenza per minimizzare i disagi in caso di smarrimento temporaneo della valigia. Per quanto riguarda i documenti, il consiglio è quello di fotocopiare o scannerizzare quelli più importanti per averne a disposizione una copia d’emergenza in caso di smarrimento: possiamo inviare le copie scannerizzate al nostro indirizzo email o portarle con noi, facendo però attenzione a riporle in una tasca o in un compartimento separato rispetto agli originali.