Usare più di un monitor aumenta la produttività in ufficio?

Con il moltiplicarsi dei flussi d’informazione da tenere sotto controllo durante la giornata lavorativa (email, social network, sistemi di monitoraggio) sembra aumentare anche la necessità di spazio a disposizione sugli schermi dei nostri computer. Passare a una configurazione multi-monitor è davvero la soluzione migliore per ottimizzare il tempo passato alla scrivania? 

Schermo singolo o multi-monitor?

Per evitare di perdere tempo passando manualmente da una finestra all’altra, sempre più professionisti (soprattutto nell’ambito della programmazione, della grafica e del web design) optano per una configurazione multi-monitor, ovvero più schermi collegati allo stesso computer.

Usare più di un monitor permette di aumentare lo spazio a disposizione per le finestre dei programmi, riducendo il tempo necessario a passare da un programma all’altro e rendendo più facile tenere sotto controllo molteplici canali di informazione. Con un secondo monitor è possibile, ad esempio, lavorare a un documento sullo schermo principale e consultare informazioni sullo schermo secondario, o monitorare la posta elettronica durante il lavoro.

Tuttavia, avere di fronte agli occhi più finestre e più programmi può rappresentare una continua fonte di distrazione e incoraggiare il multitasking, di cui abbiamo analizzato in precedenza gli effetti dannosi sia in termini di produttività che di capacità cognitive. Se stiamo lavorando a un documento sullo schermo principale con il programma di posta aperto sullo schermo secondario, non potremo fare a meno di essere distratti dalla notifica dell’arrivo di ogni nuova email e perderemo minuti preziosi cercando di riacquistare la concentrazione persa.

Cosa dicono gli studi sul tema

Il primo studio a occuparsi dell’impatto dell’assetto multi-monitor sulla performance lavorativa è stato pubblicato nel 2003 dall’Università dello Utah, che ha poi pubblicato un secondo studio sul tema nel 2007.

Nei due studi, i ricercatori hanno assegnato ai partecipanti semplici attività d’ufficio (come lavorare su un documento di testo o trasferire dati tra due fogli di calcolo), che questi ultimi dovevano eseguire lavorando su un solo monitor da 18 o 24 pollici, oppure su due monitor da 20 pollici ciascuno. Misurando il tempo impiegato per completare le attività assegnate, i ricercatori hanno rilevato che chi aveva lavorato su due monitor aveva impiegato il 44% di tempo in meno rispetto a chi aveva a disposizione il solo monitor da 18 pollici.

Tuttavia è importante sottolineare che coloro che avevano a disposizione un solo monitor da 24 pollici sono stati il 52% più veloci dei colleghi con il monitor da 18: questo sembra indicare che conta più la grandezza dello schermo del numero di schermi a disposizione. Inoltre, va evidenziato che entrambi gli studi sono stati commissionati da aziende produttrici di monitor per computer (NEC/Mitsubishi, Dell e ATI), il che solleva dubbi sull’imparzialità degli studi e sull’attendibilità dei risultati.

Il meglio dei due mondi

Prima di scartare del tutto l’opzione multi-monitor è il caso operare una distinzione fra i diversi tipi di utilizzo di questa configurazione: è vero che l’aggiunta di un secondo monitor può diventare una fonte di distrazione, ma può trasformarsi in un aiuto prezioso quando è necessario consultare informazioni.

Ad esempio, quando stiamo scrivendo un’email e dobbiamo fare riferimento al contenuto di una pagina web o di un documento, avere sempre le informazioni sott’occhio sul monitor secondario rappresenta un enorme vantaggio rispetto ad alternare fra una finestra e l’altra manualmente.

Allo stesso modo, un programmatore che desidera tenere sotto mano la documentazione del software al quale sta lavorando o un commercialista che deve stilare un bilancio servendosi di informazioni contenute in un foglio di calcolo può trarre grande beneficio dall’uso di un secondo schermo. Per non parlare delle attività di data entry, dove l’utilizzo di uno schermo aggiuntivo può portare a un incremento della produttività di oltre il 30%.

Il nostro consiglio perciò è configurare il proprio computer per un assetto multi-monitor, da usare tuttavia soltanto quando si svolgono attività che richiedono la consultazione di informazioni e per le quali usare un secondo monitor può essere un vantaggio. In tutti gli altri casi, e soprattutto quando ci si sta dedicando ad attività che richiedono concentrazione, la cosa migliore è spegnere il monitor secondario e concentrarsi sullo spazio di lavoro principale, eliminando ogni distrazione.