Come scegliere lo spazio di lavoro più adatto

In un mercato in rapida espansione come quello degli spazi di lavoro a tempo, in cui l’offerta è tanto vasta quanto diversificata, orientarsi può essere difficile. Ecco quindi una breve guida alle caratteristiche più importanti di cui tener conto nella scelta dell’ufficio temporaneo.

La parola d’ordine quando si parla di spazi di lavoro temporanei è flessibilità. Gli uffici temporanei, cugini dei più informali coworking spaces, sono infatti la risposta alla necessità di coniugare le funzionalità di un ufficio tradizionale con le nuove modalità di lavoro smart, caratterizzate dalla flessibilità nella scelta degli orari e degli spazi. Ed è proprio la natura flessibile di un ufficio temporaneo ad attirare le più diverse categorie professionali: si va dagli studi che necessitano di locali di rappresentanza per ricevere la clientela, ai liberi professionisti che lavorano in trasferta, fino alle startup in cerca di una sede. Categorie diverse hanno esigenze diverse, per questo il primo passo deve essere quello di identificare le nostre necessità: perché desideriamo affittare un ufficio temporaneo? Di quali servizi e dotazioni abbiamo bisogno? A quali possiamo invece rinunciare?

Posizione

La posizione dell’ufficio può rivelarsi fondamentale per il successo della nostra attività e dovremmo perciò sceglierla con la massima attenzione. Sapere come raggiungeremo l’ufficio (in auto, in bicicletta, con i mezzi pubblici), in quali fasce orarie occuperemo i locali (mattina, pomeriggio, orari di punta), nonché quanti e quali clienti riceveremo ci permetterà di assegnare la giusta priorità a parametri come il prestigio dell’immobile o della zona in cui si trova, la disponibilità di parcheggi, la posizione rispetto al trasporto pubblico e al traffico cittadino nonché le disponibilità di caffè, ristoranti e altri servizi utili.

Trovare la posizione più adatta alle nostre esigenze potrebbe voler dire accettare qualche compromesso: se cerchiamo un ufficio di rappresentanza, ad esempio, potremmo dover rinunciare ad avere ampie disponibilità di parcheggio pur di assicurarci un ufficio in un palazzo storico o in un quartiere particolarmente in. Se invece siamo costretti a frequenti spostamenti da e per l’ufficio e la nostra priorità è evitare il traffico o usufruire del trasporto pubblico, potremmo scoprire che un quartiere meno prestigioso rappresenta la soluzione migliore.

Rumorosità

I livelli di rumore ambientale rimangono uno degli aspetti più tragicamente sottovalutati nella scelta dell’ufficio, ma la realtà è che il rumore ha un impatto significativo sul nostro rendimento: recenti studi hanno dimostrato che un eccessivo rumore di fondo in ufficio riduce la nostra capacità di concentrazione, aumenta i nostri livelli di stress e pregiudica la nostra produttività.

Quando scegliamo un ufficio temporaneo dobbiamo quindi tener conto del rumore ambientale presente nei locali e della presenza di eventuali dispositivi di insonorizzazione, come i pannelli antirumore, per assicurarci che non venga superata la soglia dei 65 decibel, ossia il valore massimo di sicurezza stabilito dall’Organizzazione Mondiale della Sanità. La maggior parte dei business center consente ai potenziali clienti di visitare gli ambienti prima di decidere se affittarli, perciò è consigliabile effettuare un sopralluogo (magari negli orari di maggiore affluenza) per valutare di persona quale sia il livello di rumorosità degli ambienti.

Servizio di domiciliazione della posta

Alcuni business center offrono la possibilità di farsi inviare la corrispondenza direttamente all’indirizzo in cui si trova l’ufficio temporaneo. Per chi cerca una sede per la propria attività, poter ricevere la corrispondenza è essenziale, ma anche per coloro che desiderano un ufficio di rappresentanza il servizio di domiciliazione della posta è praticamente irrinunciabile: i vantaggi in termini di immagine di un ufficio situato in una zona particolarmente rinomata rischiano di andare persi se poi la corrispondenza deve essere indirizzata a un ufficio diverso, magari in un’area della città assai meno prestigiosa.

Tuttavia anche per chi non ha esigenze specifiche in termini di corrispondenza o di prestigio il servizio di domiciliazione postale può rappresentare una comodità davvero senza prezzo: poter delegare la gestione della posta o delle consegne di pacchi e plichi da parte dei corrieri rappresenta infatti un enorme risparmio di tempo.

Servizi accessori

Non doversi preoccupare degli aspetti pratici della gestione dei locali di lavoro è uno dei vantaggi principali di un ufficio temporaneo: è infatti l’amministrazione del business center a occuparsi di questioni come la manutenzione di caldaie e impianti, il buon funzionamento e la riparazione delle attrezzature da ufficio e la pulizia degli ambienti. Ma usufruire di un ufficio temporaneo permette di esternalizzare anche altre attività gestionali: ad esempio, nei business center più attrezzati è disponibile un servizio di reception e segreteria, che si occupa sia della gestione delle telefonate che dell’accoglienza dei clienti.

Nella scelta dell’ufficio temporaneo, facciamo quindi attenzione anche a confrontare le diverse offerte in termini di servizi accessori e di dotazioni di sicurezza: un efficiente servizio di portineria e segreteria, con controllo degli accessi e reception integrata, può assicurarci la tranquillità necessaria per sfruttare al meglio il tempo passato in ufficio.