Uffici high-tech anche a casa?

 

Lavorare da casa non significa per forza dover rinunciare alle comodità di un ufficio vero e proprio.

La rinascita degli home-office

Il fenomeno del lavoro da casa è in costante aumento: sempre più professionisti e freelance scelgono di lavorare dalla comodità delle mura domestiche, e mentre cresce il numero di start-up che impiegano solo lavoratori a distanza, si moltiplicano anche gli italiani che lavorano da casa in modalità smart. Non stupisce quindi che anche gli home-office siano diventati sempre più diffusi, come testimoniato da un recente editoriale del New York Times che sottolinea come il lavoro da casa stia radicalmente trasformando il mercato immobiliare statunitense, costretto ad adattarsi alle richieste dei clienti che cercano abitazioni dove vivere ma dove poter anche lavorare. Anche se chi lavora da remoto solo occasionalmente può arrangiarsi sul tavolo di cucina o sul divano, per tutti coloro che lavorano stabilmente o regolarmente da casa, trovare uno spazio da adibire a ufficio è indispensabile per non compromettere produttività e salute. Il tavolo da pranzo è infatti generalmente più alto di una scrivania da ufficio e può causare problemi di circolazione a chi usa tutto il giorno mouse e tastiera, mentre lavorare seduti sul divano non è salutare per la schiena e può farci sviluppare contratture e dolori muscolari. Ma non è soltanto una questione di comodità: l’ambiente in cui lavoriamo influisce infatti significativamente anche sulla nostra capacità di concentrazione e sulla nostra produttività.

 

Le caratteristiche di un home-office funzionale

Uno spazio su misura e arredi ergonomici. Lavorando da casa è quanto mai importante riuscire a separare gli spazi di lavoro da quelli riservati alla vita personale, ma avere uno spazio esplicitamente adibito a ufficio rende anche più semplice entrare nell’assetto mentale giusto ogni qualvolta ci mettiamo a lavoro. Non è necessario disporre di un’intera stanza, una scrivania o un piano a scomparsa possono essere più che sufficienti, purché gli arredi vengano scelti con cura per incoraggiare una postura corretta e garantire la massima comodità. Anche la scelta delle luci è determinante nel design della postazione di lavoro, soprattutto per minimizzare il rischio di affaticamento visivo e disturbi della vista.

Dotazione high-tech. Oltre agli strumenti strettamente necessari a svolgere la nostra attività, la presenza di gadget come schermi addizionali per il computer può trasformare un semplice angolo ufficio in una postazione di lavoro pratica ed efficiente. Oltre a un router in grado di garantirci una buona connettività e configurato in maniera sicura per assicurarci la massima protezione, l’ home-office ideale dovrebbe anche essere dotato di un disco esterno di backup o di un home-server per archiviare e conservare i dati in sicurezza. Soprattutto se siamo soliti comunicare tramite videoconferenze o chiamate, un microfono e una web-cam professionali aiutano a ridurre le interferenze dei rumori esterni e assicurano una comunicazione più fluida, mentre dotarsi di una stampante wireless multifunzione che integri le funzioni di scanner e fotocopiatrice permette di gestire i documenti cartacei con facilità senza occupare troppo spazio.

Schedari, archivi e distruggi-documenti. Anche se svolgiamo la maggior parte del nostro lavoro tramite il computer e abbiamo a che fare principalmente con formati digitali, prima o poi avremo sicuramente bisogno di uno spazio dove conservare documenti cartacei e archiviarli al riparo da occhi indiscreti. Per proteggere i documenti e gli oggetti più importanti esistono addirittura cassette di sicurezza ignifughe progettate per preservare il contenuto dalle fiamme in caso di incendio, ma per la maggior parte dei lavoratori da casa uno schedario dotato di chiave è più che sufficiente. Irrinunciabile invece è dotarsi di un distruggi-documenti che garantisca una distruzione sicura tanto dei supporti cartacei che di quelli digitali come cd-rom e DVD, per proteggere i propri dati sensibili, nonché quelli di clienti e datori di lavoro.

Una barriera contro le interruzioni. Rispetto all’ambiente di lavoro strutturato che caratterizza la maggior parte degli uffici, la flessibilità di un home-office può rendere più faticoso mantenere la concentrazione, perciò è importante progettare la propria postazione in modo tale da minimizzare distrazioni e interruzioni. Mentre piante e pannelli separatori possono attutire i rumori esterni e aiutarci a isolare la scrivania dal resto della casa, non sono in grado di difenderci dallo squillo del telefono che può in qualsiasi momento sopraggiungere a interrompere la nostra concentrazione. Niente paura però, solo perché non abbiamo a disposizione lo spazio necessario per ospitare una segretaria in carne e ossa non significa che dobbiamo rinunciare ai vantaggi di delegare la gestione dei messaggi e delle chiamate. Il servizio di segretariato virtuale di Segretaria24 permette infatti di godere dei benefici di un assistente personale a una frazione del costo e regala la tranquillità necessaria per riuscire a lavorare produttivamente anche dal salotto di casa propria.