Tre modelli email essenziali per velocizzare la gestione della posta elettronica

Con tutto il tempo che dedichiamo ogni giorno a leggere e scrivere email, imparare a gestire efficacemente la posta elettronica è essenziale per evitare sprechi di tempo e massimizzare la produttività sul lavoro.

Ottimizzare il tempo dedicato alle email

Il professionista medio passa quasi il 30% del proprio tempo al lavoro leggendo e rispondendo alle email, secondo un’indagine condotta da McKinsey. Questo si traduce in quasi due ore e mezza e una media di oltre 120 messaggi ricevuti al giorno.

Ma se per rispondere ai messaggi la maggior parte di noi impiega poco più di qualche minuto, quando si tratta di scrivere le cose cambiano. Quando ci si trova a comporre un messaggio, può essere difficile trovare le espressioni e le parole più adatte per comunicare le nostre intenzioni, soprattutto quando si tratta di contattare nuovi clienti o proporre collaborazioni. Anche le email di routine, come quelle che accompagnano l’invio di fatture o quelle usate per fissare appuntamenti, possono richiedere più tempo del necessario, soprattutto se sono particolarmente frequenti.

Una delle strategie più efficaci per ridurre gli sprechi di tempo collegati alla posta elettronica è quella di servirsi di modelli da usare per i tipi di comunicazioni più frequenti e più importanti. Usare modelli predefiniti di email non solo aiuta a risparmiare tempo, ma consente anche di di evitare errori di battitura e grammaticali (nonché quelli dovuti a frettolosi copia-incolla), aiutando anche a superare l’ansia ‘da pagina bianca’.

Come creare un modello email

Creare un modello email, detto anche template, è molto semplice. La maggior parte dei programmi di posta elettronica (e delle interfacce web, come quella di Gmail) permette di creare modelli personalizzati che possono contenere testo, immagini, grafica e firme digitali.

Nella maggior parte dei casi il primo passaggio è comporre il messaggio email che desideriamo usare come modello. A partire dal testo e dalle informazioni di contatto o dalla firma in calce al messaggio. Una volta controllato e formattato il testo secondo le nostre esigenze, possiamo passare agli elementi grafici come il logo aziendale. Se si tratta di email che vengono sempre spedite insieme ad allegati (ad esempio, un catalogo dei prodotti disponibili o il nostro tariffario), aggiungiamo al modello anche i documenti che desideriamo vengano inviati.

Se stiamo lavorando su Outlook/Office, una volta scritto il messaggio dobbiamo semplicemente cliccare su File>Salva con nome e scegliere Modello Outlook, assegnando poi un nome al modello. Per inviare un’email basata sul template sarà poi sufficiente selezionare Nuovo Elemento>Altri Elementi>Scegli modulo e selezionare il modello da utilizzare. Per chi usa Thunderbird, il procedimento è molto simile. Nel caso di Gmail, è necessario anzitutto attivare i modelli tramite le impostazioni avanzate, per poi poterli salvare cliccando Salva bozza come nuovo modello. Al momento di inviare l’email basterà selezionare Scrivi>Altro>Modelli per usare il messaggio da noi precedentemente composto.

Tre modelli per gestire velocemente le email

1)  Email di accompagnamento alla fattura: in questo caso l’obiettivo è creare uno schema da completare al momento dell’invio per informare il cliente che si sta inviando una fattura in allegato, relativa a un servizio svolto in un determinato periodo. In caso il cliente non conoscesse i nostri dati bancari, dovremo aver cura di aggiungere anche quelli. Ecco un esempio:

Gentile [Nome Cliente], le inviamo in allegato la fattura [numero] del [data di emissione] relativa al [servizio o bene]. Il pagamento potrà essere effettuato a mezzo bonifico bancario sul conto [IBAN e identificativo aziendale] entro [data di pagamento].

La ringraziamo per aver scelto i nostri servizi.
[Firma]

2)  Email con informazioni circa gli orari in cui saremo raggiungibili o disponibili, da usare soprattutto per pianificare orari specifici da destinare alle comunicazioni di lavoro sia tramite telefono che in presenza. Un esempio di questo tipo di messaggio:

Gentile [Nome Destinatario],
le scrivo per informarla che sono disponibile per [telefonate, incontri, videoconferenze] nei seguenti orari: dal lunedì al venerdì, dalle [ore] alle [ore] e dalle [ore] alle [ore]. I miei recapiti sono [numero di telefono], [indirizzo email], [eventuali altri recapiti].

cordiali saluti,[Firma]

cordiali saluti,

[Firma]

3)  Email di follow up, a seguito di incontri o contatti con clienti o altri professionisti. Anche in questo caso, sarà necessario personalizzare il messaggio con i dati riguardanti il contenuto della conversazione precedente al messaggio, ma avere uno schema di partenza renderà il processo molto più veloce. Un esempio:

Gentile [Nome del contatto],

la ringrazio per [la nostra conversazione/il nostro incontro] del [data conversazione/incontro]. Ho davvero apprezzato la nostra conversazione e mi auguro che possa rappresentare l’inizio di una solida e duratura collaborazione.

•  (in caso di nuovi clienti) Faccio seguito a [la nostra conversazione/il nostro incontro], inviandole il [catalogo aggiornato dei nostri servizi/mio tariffario]. Vista la sua situazione, mi permetto di consigliarle [prodotto/servizio proposto].
• (in caso di richieste di preventivi o servizi) Come da accordi, le [fornirò un preventivo/consegnerò il progetto] da lei richiesto entro il [data di consegna prevista] in [formato/dettagli di consegna].
•  (in caso di potenziali collaboratori) In merito al [progetto/tema] da noi discusso, ti invio un promemoria circa [orari] e [modalità] con cui contattarmi per [approfondire la questione/pianificare una collaborazione].

cordiali saluti,
[Firma]