Trasferimento di chiamata: 4 scenari in cui può salvare la tua attività

 

Tutti i liberi professionisti conoscono l’importanza del tempo passato al telefono con i clienti e sanno bene che è necessario assicurare loro la massima reperibilità. Ma quando rispondere non è possibile, come far fronte alle chiamate?

In uno studio professionale è fin troppo facile perdere chiamate importanti: da un lato non è possibile prevedere quando un cliente chiamerà e dall’altro non è realistico pensare di rispondere a ogni singola chiamata in arrivo. Tuttavia, ogni chiamata senza risposta può rappresentare un potenziale nuovo cliente perso, un’occasione mancata o, peggio, l’insoddisfazione di un cliente di lunga data. Un servizio di segretariato virtuale con trasferimento di chiamata, che impieghi personale qualificato per fornire assistenza in ogni tipo di situazione può quindi diventare uno degli alleati più preziosi per i liberi professionisti e i piccoli studi professionali. Non solo il servizio assicura la tranquillità necessaria a gestire produttivamente il proprio tempo, ma rappresenta un’ancora di salvezza in situazioni che sarebbero altrimenti disastrose.

Durante una giornata piena di impegni

Stiamo aspettando la chiamata di un cliente importante ma la nostra giornata prevede una lunga serie di meeting: come assicurarci di dare la giusta attenzione al cliente, senza mettere a rischio gli altri impegni?

Quando dobbiamo destreggiarci fra mille appuntamenti e incarichi, può essere molto difficile trovare il tempo da dedicare a ciascun cliente, per fargli sentire che lo consideriamo una priorità. Tuttavia assicurarsi che ogni chiamata venga gestita da una persona in carne e ossa, anziché accolta dal messaggio registrato di una segreteria telefonica, può fare la differenza. I clienti sono molto più inclini ad accettare la nostra temporanea mancanza di disponibilità se questa gli viene comunicata personalmente e una segretaria qualificata è preparata a rassicurare e assistere i chiamanti, evitando così che si sentano frustrati se non riescono a contattarci direttamente.

Attivando il trasferimento di chiamata e aggiungendo alla lista dei contatti VIP il numero dei clienti ai quali desideriamo rispondere, avremo sempre la possibilità di ricevere le loro chiamate, ma dopo una serie di squilli a vuoto la telefonata sarà trasferita al servizio di segretariato. Qui un incaricato si occuperà di gestire le comunicazioni con il cliente, fornendogli informazioni o fissando un appuntamento per una chiamata successiva, e invierà una nota di chiamata con una sintesi della conversazione.

 

Fuori dall’orario di ufficio

Stiamo lasciando lo studio, al termine di una lunga giornata, quando riceviamo una chiamata da parte di un potenziale cliente che ha bisogno urgente di assistenza o consulenza: come assicurarci che non si rivolga a qualcun altro, senza rinunciare al tempo libero?

L’orario non dovrebbe essere il fattore decisivo per riuscire ad assicurarsi o meno un nuovo cliente: i momenti di riposo sono necessari per rimanere produttivi e non è pensabile rinunciare al proprio tempo libero per rimanere incollati al telefono, in attesa di una possibile chiamata. Tuttavia, se riceviamo spesso telefonate fuori dall’orario di ufficio, possiamo assicurarci di non perdere alcuna occasione semplicemente attivando il trasferimento di chiamata a fascia oraria. In questo modo avremo sempre la possibilità di rispondere alle chiamate quando siamo al lavoro, mentre in tutti gli altri momenti sarà una segretaria a occuparsi di gestire le telefonate, annotando le informazioni di contatto per permetterci di richiamare durante l’orario di ufficio.

 

Nelle situazioni di emergenza

Una temporanea interruzione di corrente impedisce di accedere agli archivi e di lavorare su documenti condivisi, oppure il personale dello studio si trova dimezzato da un’ondata di influenza: come assicurarci la massima reperibilità, mentre gestiamo l’emergenza?

Ci sono situazioni in cui è necessario che la tutta la nostra attenzione sia focalizzata su un unico scopo: oltre alle emergenze pratiche, un libero professionista deve scontrarsi regolarmente anche con emergenze di altra natura, dall’anticipo di una scadenza, alle modifiche dei termini di consegna. Nei momenti in cui non è possibile gestire alcuna chiamata, attivare il trasferimento di tutte le chiamate verso il servizio di segretariato esterno è la soluzione migliore per assicurarsi di non lasciare nessuna telefonata senza risposta.

 

Durante le ferie

È finalmente arrivato il momento di godersi le vacanze, ma non sappiamo come far fronte alle chiamate in arrivo mentre siamo lontani dall’ufficio: come fare per non perdere telefonate importanti e non compromettere i momenti di riposo?

La disponibilità nei confronti dei clienti e delle richieste lavorative non dovrebbe mai avere la precedenza sul tempo libero: concedersi regolarmente momenti di relax è infatti fondamentale per mantenere alta tanto la produttività che la motivazione sul lavoro. Prima di andare in vacanza scegliamo allora il trasferimento di chiamata attivo 24 ore, che ci consentirà di godere dei giorni di ferie in totale tranquillità, con la consapevolezza che personale qualificato si occuperà di rispondere al posto nostro a ogni chiamata in arrivo. Al rientro dalle vacanze, ci basterà scorrere le note di chiamata per sapere chi ci ha contattato e per quale motivo.