Ritrovare la motivazione con i micro-progetti

Rimanere concentrati quando si è impegnati in progetti che non producono istantaneamente risultati visibili può essere molto difficile. La soluzione? Dedicarsi a micro-progetti che forniscano un boost di gratificazione immediata.

Come sa bene chiunque abbia cominciato una dieta o abbia deciso di ricominciare a fare sport dopo un lungo periodo di inattività, tanto più lontano nel futuro è il momento in cui potremo godere dei risultati degli sforzi che stiamo compiendo nel presente, tanto più è facile perdere la motivazione in corso d’opera. Sul lavoro le cose non sono molto diverse: i progetti che hanno una conclusione lontana nel tempo, rispetto al lavoro richiesto nel presente per portarli a termine, rendono difficile mantenere alta la motivazione in attesa della gratificazione che arriverà solo a progetto concluso.

 

La mancanza di una gratificazione immediata può rendere anche più difficile sopportare il carico cognitivo richiesto dai progetti di grandi dimensioni. Secondo lo psicologo George A. Miller, perseguire obiettivi che richiedono una pianificazione del lavoro che si snoda nell’arco di settimane o mesi mette a dura prova le nostre capacità cognitive, soprattutto in termini di quantità di informazioni che il nostro cervello può processare allo stesso tempo. La persona media è in grado di processare, secondo Miller, al massimo sette blocchi di dati contemporaneamente. Una volta superato questo limite, tutte le altre informazioni si trasformano in un ‘rumore di fondo’ che pregiudica tanto la nostra concentrazione che le nostre capacità decisionali. Per questo i progetti a lungo termine, che siano lavorativi o personali, rischiano di compromettere la nostra motivazione e la nostra concentrazione, arrivando talvolta persino a farci dubitare delle nostre capacità e a scatenare il panico di fronte all’impegno richiesto.

 

Aumentare la motivazione stimolando la gratificazione

 

Come sottolinea Melissa Gratias, esperta di produttività e consulente per aziende come Volkswagen e Whirpool, suddividere i progetti lavorativi in unità più piccole, o micro-progetti, permette di renderli più facili da approcciare ed evita che la quantità di cose da fare finisca per farci sentire sopraffatti. In un’intervista pubblicata sul blog di Trello, la popolare piattaforma di collaborazione online, la dottoressa Gratias spiega che la maggior parte delle persone ha bisogno di una gratificazione tempestiva per mantenere la motivazione: «in quanto esseri umani, siamo portati a voler vedere subito i risultati del nostro lavoro e facciamo fatica a gestire le situazioni in cui la gratificazione è dilazionata nel tempo, come nel caso di un progetto di grandi dimensioni».

 

La soddisfazione che proviamo nel portare a termine un incarico è la conseguenza del rilascio di dopamina nel nostro organismo, un neurotrasmettitore legato alle sensazioni di piacere che contribuisce anche a farci sentire più motivati e ottimisti. Secondo Melissa Gratias suddividere i progetti in micro-progetti è un modo per sfruttare al massimo il potere motivazionale delle sensazioni piacevoli legate a questo meccanismo fisiologico: a ogni micro-obiettivo raggiunto corrisponde un rilascio di dopamina, che ci fa rimanere motivati anche quando lavoriamo per conseguire obiettivi più ampi che richiedono settimane, mesi o addirittura anni per essere raggiunti.

 

Le cinque regole della micro-produttività

1) Suddividere il lavoro in micro-progetti, in modo tale che ciascuno di essi possa essere portato a termine in 20-30 minuti, un’ora al massimo. Soprattutto all’inizio può essere utile usare la tecnica Pomodoro, che alterna blocchi di lavoro da 25 minuti a brevi pause da 5-10 minuti. In questo modo ci assicureremo di rimanere nei limiti di tempo assegnati a ogni micro-progetto e anche di fare pause regolari.

 

2) Dedicarsi a una sola attività alla volta, resistendo alla tentazione del multitasking e cercando di concentrare la nostra attenzione sul compito da portare a termine. Uno dei benefici della suddivisione in micro-progetti è proprio quello di distribuire il carico di lavoro in blocchi di tempo entro i quali possiamo mantenere la massima concentrazione.

 

3) Dato il tempo ridotto a disposizione per portare a termine ciascun micro-progetto non possiamo permetterci di sprecare neppure un minuto, perciò diventa importantissimo riuscire a tagliare fuori le distrazioni. Prima di metterci al lavoro disattiviamo le notifiche, silenziamo la suoneria del telefono e usiamo delle cuffie per attutire i rumori esterni e lavorare indisturbati anche nell’ufficio più rumoroso.

 

4) Definire obiettivi realistici. Uno degli scopi del suddividere il lavoro in micro-progetti è quello di aiutarci a mantenere alta la motivazione, per questo è cruciale scegliere traguardi raggiungibili. Seguendo il metodo S.M.A.R.T. possiamo imparare a strutturare i nostri micro-obiettivi in modo da renderli chiari, misurabili e rilevanti ma soprattutto realistici.

 

5) Tenere traccia dei risultati ottenuti è una delle abitudini necessarie per coltivare la motivazione: con il passare del tempo, infatti, tendiamo a dimenticare i traguardi conquistati e siamo inclini a focalizzarci solo sugli obiettivi ancora da raggiungere. Abituarci a tenere una to-do list aggiornata dei nostri micro-progetti permette di tener traccia degli incarichi completati e contribuisce a farci sentire più soddisfatti e motivatati.