Rimanere reperibili e lavorare produttivamente: ecco come si fa

Niente interferisce di più con la produttività del telefono che squilla costantemente. Oggi vi mostriamo come riuscire a rimanere concentrati e tuttavia raggiungibili al telefono. 

Niente interferisce di più con la concentrazione delle e-mail in arrivo o del telefono che squilla costantemente. Al tempo stesso però, soprattutto nel caso di professionisti e imprenditori, ci si sente in dovere di rispondere alle possibili richieste e ai dubbi dei clienti il più rapidamente possibile, per non rischiare di trascurare niente di importante. Sentire di dover essere sempre raggiungibili è tuttavia un fattore di forte stress che può influenzare non solo la nostra produttività, ma anche la nostra salute.

Molteplici studi hanno mostrato che l’82% dei consumatori predilige ancora il telefono come mezzo per mettersi in contatto con un’azienda. Oggi vi mostriamo come salvaguardare produttività e salute pur rimanendo disponibili a tutte le richieste di informazioni.

1. Identificare gli orari di maggior traffico telefonico

In ogni azienda ci sono momenti in cui il telefono squilla con particolare frequenza – per esempio la mattina o il pomeriggio, o subito dopo pranzo. Può essere utile tenere per qualche tempo un registro delle chiamate per identificare quando le richieste dei clienti sono più frequenti. Si potranno così pianificare riunioni (o momenti da dedicare al lavoro che richiede maggiore concentrazione) al di fuori degli orari di maggior traffico telefonico. Prepararsi in questo modo a potenziali chiamate in arrivo aiuterà a renderle meno stressanti – assicurando allo stesso tempo di essere sempre in grado di rispondere.

2. Comunicare gli orari dedicati alle telefonate

Una volta identificati i principali orari di chiamata, l’ideale è comunicarli chiaramente sia sul proprio sito web che nella firma in calce alle e-mail. In questo modo clienti e collaboratori sapranno quando possono effettivamente mettersi in contatto con l’azienda. I sondaggi hanno mostrato come il 77% dei clienti si senta frustrato quando i suoi tentativi di contatto con un’azienda rimangono senza risposta. Questo è il modo migliore per evitare che succeda.

3. Investire nell‘assunzione di nuovo personale

Soprattutto per le aziende più piccole, con pochi dipendenti, può non essere facile rispondere a tutte le chiamate in arrivo, anche durante le ore dedicate a questo scopo. In questo caso, può valere la pena assumere un assistente part-time, che si occupi sia di ricevere le richieste che di gestirle quando necessario.

4. Inoltro di chiamata

Se la vostra azienda non ha le risorse necessarie per assumere un impiegato che si occupi della gestione dell’ufficio e del telefono, esiste sempre la possibilità di inoltrare le chiamate al proprio numero di cellulare. Per quanto riguarda le chiamate perse, sarebbe meglio programmare una fascia oraria apposita in cui gestirle. Per esempio, si possono definire due fasce orarie ogni giorno di 15-20 minuti prima o dopo la pausa pranzo, da dedicare alle richiamate. Per facilitare le cose è anche consigliabile informare i propri contatti tramite email circa l’orario in cui possono aspettarsi di essere richiamati.

5. Usare connessioni ‘ad anello’ o in parallelo

Il fatto che la stessa chiamata arrivi ai telefoni di più dipendenti può costituire un sollievo per tutti i colleghi coinvolti. Con una connessione ad anello la chiamata viene inoltrata a un telefono dopo l’altro finché qualcuno non risponde. Con una connessione parallela, invece, il telefono squilla simultaneamente per tutti e continua a squillare finché qualcuno non alza la cornetta. Questo assicura che le chiamate in arrivo ricevano sempre una risposta e solleva al tempo stesso gli impiegati che si stanno dedicando a incarichi impegnativi dall’obbligo di rispondere, sicuri del fatto che se ne occuperanno i colleghi. In questo modo anche nelle aziende di dimensioni ridotte, più dipendenti possono dedicarsi, ad esempio, ad allargare il parco clienti o a fidelizzare la clientela esistente.

6. Prendere appunti dettagliati sulle chiamate

Se, nonostante tutte le precauzioni prese, arriva comunque una chiamata imprevista e in un momento del tutto inopportuno, è importante annotare le informazioni più importanti in una ‘nota di chiamata’ e assicurare il chiamante che verrà richiamato al più presto. Nel caso la richiamata dovesse venire delegata a qualcun altro, si rivelerà molto utile aver preso appunti dettagliati. Oltre al nome, al numero e alla richiesta del chiamante, si dovrebbe prendere nota anche dell’orario in cui il nostro contatto preferisce essere richiamato. Persino una nota sullo stato d’animo del chiamante può servire a facilitare la conversazione e a migliorare il modo in cui l’azienda risponde alle esigenze individuali di ciascun cliente. Esistono moltissime applicazioni sul mercato per creare note di chiamata professionali, che accelerano e semplificano il processo di gestione e permettono anche una rapida condivisione.

7. Usare un servizio di segretariato

Soprattutto per le aziende con un alto volume di richieste o per le piccole imprese che vogliono utilizzare i loro dipendenti nel modo più efficace, è vantaggioso servirsi di un fornitore di servizi di segretariato per rispondere alle chiamate in entrata. Il servizio si occupa di rispondere a tutti i tipi di richieste secondo istruzioni personalizzate fornite dall’utente e si incarica anche di facilitare la richiamata tramite note di chiamata dettagliate e puntuali. In questo modo le riunioni (o il lavoro che richiede maggiore concentrazione) possono procedere senza interruzioni mentre viene garantita a chi chiama una reperibilità ottimale.

Se avete clienti internazionali, le chiamate possono anche essere gestite nella lingua madre del chiamante e, se necessario, il servizio può rimanere attivo 24 ore su 24, per poter ricevere anche le chiamate in arrivo di sera o fuori dall’orario di ufficio (a causa, per esempio, della differenza di orario).

Conclusione: gestire la reperibilità e tornare a lavorare con produttività.

Essere in grado di lavorare efficacemente e rimanere al tempo stesso costantemente raggiungibili non è sempre possibile. Tuttavia, l’inoltro di chiamata, le connessioni multiple e i fornitori di servizi specializzati rappresentano valide soluzioni in grado di ottimizzare la reperibilità sul lavoro. Resta solo da decidere quali opzioni si adattano meglio alla vostra attività, al settore e alle esigenze dei vostri clienti. In definitiva, è certamente possibile garantire che il lavoro (o le riunioni) non subiscano interruzioni assicurandosi al tempo stesso di non perdere chiamate importanti e favorire così la concorrenza.