Reperibilità a Natale: come godersi le vacanze restando raggiungibili

L’avvicinarsi del Natale rappresenta per molti di noi una fonte di stress e in particolar modo per i professionisti, che devono riuscire a rimanere disponibili per i propri clienti anche durante le ferie invernali.

Se il Natale genera ansia e stress

Per la maggior parte di noi, quello del Natale è uno dei periodi più stressanti di tutto l’anno. Secondo un sondaggio di MioDottore, l’80% degli italiani avverte un aumento dello stress e delle preoccupazioni all’avvicinarsi delle ferie invernali. Per alcuni è la corsa ai regali a scatenare il panico, mentre per altri sono gli impegni sociali a far assomigliare il Natale a un banco di prova più che a un’occasione di relax.

L’avvicinarsi della fine di dicembre rende inoltre più inclini a fare bilanci e riflettere sull’anno passato. Si tratta di una pratica che può essere estremamente utile per fissare nuovi obiettivi per il futuro, ma che può anche scatenare malessere e insoddisfazione rispetto ai traguardi non raggiunti.

La necessità di rimanere reperibili durante le vacanze

Fra le preoccupazioni che più generano stress ci sono quelle legate alla vita lavorativa e, soprattutto per freelancer e liberi professionisti, alla necessità di rimanere reperibili per i propri clienti anche durante le vacanze natalizie. Subito prima delle vacanze di Natale, infatti, è facile che le richieste dei clienti si facciano più pressanti, proprio perché tutti desiderano chiudere le questioni rimaste in sospeso prima dell’inizio delle ferie.

Questo tipo di preoccupazione può rendere difficile godersi i giorni di riposo e rischia di farci tornare in ufficio più stanchi di prima, specialmente se la strategia a cui si ricorre è quella di rimanere costantemente incollati al telefono, magari a costo di essere meno presenti nei momenti di convivialità in famiglia o con gli amici.

Quattro consigli per gestire le telefonate nel periodo natalizio

Per tutti coloro per cui rimanere raggiungibili telefonicamente è una necessità imprescindibile, ci sono alcune utili strategie, pensate proprio per minimizzare lo stress e permetterci di godere appieno delle vacanze natalizie.

1) Programmare specifiche fasce orarie in cui ricevere ed effettuare chiamate

Se vogliamo assicurarci che i nostri clienti e collaboratori possano mettersi in contatto con noi ogni qualvolta sia necessario, ma vogliamo al tempo stesso evitare di dover tenere il telefono sempre acceso, la soluzione migliore è quella di scegliere una fascia oraria giornaliera in cui renderci disponibili.

Nella maggior parte dei casi, per gestire tutte le chiamate sono sufficienti un paio di ore al giorno, che possiamo magari programmare subito prima dei pranzi o delle cene in famiglia. L’importante è ricordarsi di programmare gli orari di disponibilità con sufficiente anticipo, in modo da poterli comunicare ai nostri contatti prima dell’inizio delle ferie.

2) Usare la posta elettronica come filtro

Non tutti i problemi e i dubbi dei clienti richiedono una telefonata per essere risolti. Ci sono questioni, come quelle che richiedono l’invio di documenti o lo scambio di informazioni, che possono essere risolte più efficacemente via email. Chiediamo perciò ai nostri clienti e contatti di inviarci un’email in caso di necessità, prima di chiamarci al telefono. In questo modo riusciremo a diminuire significativamente il numero di chiamate che riceveremo durante le vacanze.

Per sfruttare al massimo le possibilità dell’email come filtro per le chiamate, prepariamo un messaggio da impostare come risposta automatica che contenga, oltre ai tradizionali auguri, anche le informazioni necessarie per far fronte alle emergenze più frequenti e i dubbi più comuni.

3) L’unione fa la forza

Per chi lavora in uno studio o è parte di un team, condividere l’onere della reperibilità con i colleghi può essere la soluzione vincente. Per farlo è sufficiente concordare una tabella oraria con gli altri membri del gruppo, che assegni a ciascuno una fascia oraria di disponibilità a ricevere telefonate.

Usando la deviazione di chiamata potremo così assicurarci che ogni telefonata venga inoltrata alla persona che in quel momento è in grado di rispondere. In questo modo, ciascun collega potrà ridurre al minimo il tempo in cui doversi rendere disponibile al telefono e potrà godersi il resto delle ferie senza che questo influisca sulle relazioni con i clienti.

4) Una segretaria virtuale

Un servizio di segretariato virtuale in remoto può rappresentare la soluzione più efficace in termini di costi-benefici, per rimanere reperibili telefonicamente anche durante le vacanze di Natale. Il servizio si incarica infatti di gestire tutte le chiamate in arrivo e le smista secondo i criteri specificati dall’utente.

In questo modo ci si assicura che vengano inoltrate solo le chiamate realmente importanti, mentre la segretaria si farà carico di fissare appuntamenti e richiamate per tutte le richieste che possono aspettare il rientro in ufficio. Grazie a un servizio di segretariato virtuale, saremo in grado di godere al massimo del momento di pausa offerto dalle vacanze, senza perdere nessuna chiamata importante.