Quattro consigli per rendere più efficace il feedback ai dipendenti

Il feedback, anche quando è negativo, può diventare uno strumento di crescita e un’occasione di miglioramento ma la sua efficacia dipende in larga parte dalle modalità con cui viene presentato. Ecco alcune linee guida da seguire per rendere più costruttivo il feedback dato a dipendenti e collaboratori.

Costruire un rapporto di fiducia imparando ad ascoltare

Ricevere una valutazione da parte del proprio capo mette la maggioranza delle persone in una situazione di agitazione e disagio che le rende meno recettive nei confronti di critiche e consigli. Perché il feedback sia efficace è perciò indispensabile che esso venga presentato in un contesto di fiducia e stima reciproche. Il dipendente che riceve una critica da parte di un superiore che ritiene competente ed equo, sarà infatti molto più incline a non prendere le cose sul personale e a circoscrivere la situazione al contesto lavorativo, facendo tesoro anche delle osservazioni negative.

Anche se di fronte alle critiche la prima reazione è spesso quella di giustificarsi e declinare ogni responsabilità, questo non deve mai diventare un buon motivo per ignorare le repliche di un dipendente di fronte a un feedback negativo. Per costruire un rapporto di fiducia è infatti necessario essere disponibili ad ascoltare l’altro: potremmo scoprire che il problema da noi evidenziato è causato da una situazione lavorativa sulla quale il dipendente non ha controllo (ad esempio, gli orari o la comunicazione interdipartimentale) e che può essere facilmente risolta.

Essere tempestivi senza farsi influenzare dalle emozioni

L’utilità del feedback dipende in larga parte dalla tempestività con la quale viene presentato: è importante che l’intervallo di tempo fra la prestazione oggetto del feedback e il momento in cui viene discussa sia breve, perché a distanza di settimane (o peggio, di mesi) può essere difficile ricordare con precisione i dettagli e le circostanze ma anche perché gli errori dovrebbero essere evidenziati, e dunque corretti, il prima possibile.

Tuttavia, è anche importante concedersi il tempo necessario per distanziarsi emotivamente dagli eventi: il feedback dato sotto l’influenza della preoccupazione o addirittura dell’irritazione, ad esempio per una consegna mancata, possono farci perdere di vista l’obiettivo e portarci a usare un tono e un linguaggio troppo ostili. Per evitare di essere influenzati dalle emozioni a caldo, stiliamo una breve lista dei punti più importanti da discutere e riesaminiamola in un secondo momento, cercando di separare le osservazioni lavorative da quelle di natura emotiva o personale.

Comunicare chiaramente evitando i giri di parole

Per cercare di attutire il potenziale impatto negativo del feedback, molti di noi si dilungano in preamboli non necessari che rischiano di confondere il nostro interlocutore e creare incomprensioni difficili da risolvere. Troppi giri di parole, infatti, possono dare l’impressione che dietro la nostra valutazione si nasconda dell’altro: una generale insoddisfazione con il rendimento del dipendente, ad esempio, anziché una problematica specifica. Inoltre, anche se la nostra intenzione è quella di contestualizzare le nostre osservazioni, lunghe introduzioni rischiano di diluire l’impatto delle nostre parole e renderle meno efficaci.

Quando si fornisce del feedback è sempre consigliabile andare dritti al punto, cercando di essere il più possibile chiari e precisi. Questo permette di circoscrivere la nostra valutazione alla prestazione in esame, anziché rischiare di dare l’impressione di riguardare la persona in quanto tale. Cerchiamo anche di essere chiari sulle nostre aspettative future e di comunicare fin da subito quali sono i miglioramenti o i cambiamenti che ci aspettiamo dal dipendente.

Mostrarsi flessibili ed evitare la negatività

Il problema delle critiche che appaiono motivate da un’eccessiva rigidità è che non vengono recepite come un’occasione di miglioramento ma piuttosto come un attacco personale nei confronti del dipendente. Essere chiari sulle aspettative circa la qualità del lavoro è fondamentale, ma è altrettanto importante non essere eccessivamente critici circa le modalità di esecuzione, soprattutto se i risultati sono soddisfacenti.

Se invece i risultati sono al di sotto delle aspettative, è importante mostrarsi flessibili rispetto ai possibili imprevisti professionali e personali e saper lavorare insieme al dipendente per superare le difficoltà. L’approccio migliore è quello di concentrarsi sui risultati: se un dipendente commette più errori del solito, è meglio evitare commenti negativi e chiedere piuttosto quali sono le problematiche che incontra, per trovare insieme una soluzione efficace.