Quanto costa assumere una segretaria

Il cruccio e l’obiettivo di ogni imprenditore e lavoratore autonomo è quello di risparmiare sul costo del personale. Ecco alcuni numeri che vi aiuteranno a vederci più chiaro sui costi da sostenere per l’assunzione di una segretaria personale, e alcuni consigli per ottimizzare i costi. 

Per quanto riguarda le retribuzioni da pagare ai propri dipendenti ciò che viene percepito come maggiormente gravoso da parte del datore di lavoro è rappresentato dai contributi e dalle tasse da versare, oltre che dai periodi di ferie e malattia che devono essere garantiti per legge al dipendente. Una sfera di tutele giuste e doverose, ma che molto spesso pesano in maniera eccessiva sul bilancio aziendale delle piccole attività autonome e delle piccole e medie imprese.

Quanto costa in media assumere una segretaria?

La figura professionale della classica segretaria si ritrova nei vari contratti collettivi con la qualifica di addetto a mansioni d’ordine di segreteria. Il profilo professionale prende in considerazione competenze semplici, e il livello di inquadramento non è molto alto. Tuttavia ulteriori conoscenze amministrative o linguistiche possono far progredire l’inquadramento della segretaria a un livello superiore con una retribuzione più elevata. Ma prendiamo come esempio la classica segretaria con funzioni di segreteria impiegata full time.

Il contratto di categoria del commercio prevede che per la segretaria inquadrata come 4° livello (semplice impiegata addetta alla segreteria) spetti una paga di 1.563,75 € (paga base 1.037,46 + contingenza 524,22 + terzo elemento 2,07) per 14 mensilità. La paga lorda oraria per una segretaria full time sarà quindi di 1.563,75 : 168 ore, ovvero 9,30 € (168 è il divisore orario mensile).

Rapportato in base annua il costo da sostenere per il datore di lavoro sarà quindi di 21.892,50 € (1.563,75 x 14).

Su tale importo vanno prima di tutto cdalcolati i contributi previdenziali Inps a carico del datore di lavoro, che ipotizziamo aventi aliquota pari al 28,98 per cento. Pertanto i contributi Inps da versare saranno di 6.344,45 €. Il contributo da versare all’INAIL, che ipotizziamo pari all’11 per mille, sarà invece pari a 240,82 €. A questi si aggiunge il calcolo del TFR da accantonare, che sarà pari a 1.621,67 €.

Infine c’è l’imposta IRAP che va calcolata sommando la retribuzione annua lorda ai contributi previdenziali e al trattamento di fine rapporto. Nel caso che abbiamo preso in esame, quindi, il totale imponibile sarà di 21.892,50 € + 6.344,45 € + 1.621,67 €. Che in totale fa 29.858,62 €. A questo importo va applicata l’aliquota del 3,90 per cento. Otterremo quindi un’imposta IRAP pari a 29.858,62 x 3,90 per cento = 1.164,49 €.

Tagliamo corto con i calcoli e arriviamo al dunque. In base ai calcoli precedenti che abbiamo preso ad esempio, in base alle tabelle retributive del CCNL il costo annuale di una segretaria per il datore di lavoro sarà di 31.263,93 €.

Le agevolazioni previste dal Jobs Act

Sull’aspetto legato ai contributi previdenziali si è concentrato il legislatore a partire da gennaio 2015 inserendo nel Jobs Act delle forti agevolazioni per il datore di lavoro in caso di assunzione di un lavoratore con contratto a tempo indeterminato. Dal giorno di entrata in vigore del Jobs Act, un imprenditore che vuole assumere un dipendente gode di alcune agevolazioni fiscali. In particolare, il diritto agli sgravi contributivi viene garantito qualora il datore di lavoro decida di assumere con contratto a tempo indeterminato, indeterminato a tutele crescenti (ultima innovazione nata dal Jobs Act) o co.co.co.

Le soluzioni per le piccole realtà imprenditoriali

Se questi accorgimenti normativi e fiscali agevolano le imprese a pianta stabile, con una struttura organizzata e consolidata, che possono permettersi di assumere personale a tempo indeterminato, di certo non rispondono pienamente alle esigenze delle piccole realtà imprenditoriali, dove la necessità di avere una segretaria è discontinua e legata a precisi momenti, talvolta non del tutto prevedibili.

A queste realtà può convenire avvalersi di un servizio di segretariato virtuale. Si tratta di un servizio fornito in outsourcing da parte di un’azienda specializzata in questo settore, che offre i propri servizi a imprese o lavoratori autonomi. Il fornitore del servizio di segretariato virtuale non fa altro che mettere a disposizione dell’azienda il proprio team di segretarie, che si alterna per garantire al cliente una reperibilità telefonica 24h su 24. La segretaria virtuale viene incaricata di svolgere determinate mansioni solo quando se ne presenta la necessità. In questo senso il segretariato a distanza rappresenta uno strumento di “assunzione” molto flessibile e che fa risparmiare sui costi fissi di una neoimpresa.

Il servizio di segretariato virtuale è inoltre particolarmente efficace perché riesce a risolvere entrambi gli aspetti critici legati alla problematica dell’assunzione in senso classico: quello della contribuzione e quello legato ai periodi di ferie e malattia. Affidarsi a un’azienda fornitrice esterna infatti permette da un lato di eliminare la tassazione del lavoro (della quale si fa carico l’azienda che fornisce il servizio in outsourcing), e dall’altro garantisce alle imprese una copertura costante della prestazione lavorativa anche in caso di malattia e ferie.

Come funziona esattamente la segretaria virtuale?

Il segretariato virtuale è una prassi già in uso in molti paesi del nord Europa che negli ultimi anni si sta diffondendo a passi da gigante sui mercati di molti paesi. Si tratta di un tipo di collaborazione continuativa o occasionale a seconda delle esigenze tra una segretaria altamente formata e un’impresa. Tale collaborazione viene fornita e mediata da un’azienda specializzata nella prestazione di questo tipo di servizi che seleziona e forma segretarie.

Il servizio di segretariato a distanza consiste in sostanza in una segretaria sempre reperibile, alla quale il lavoratore autonomo affida tutta una serie di mansioni che non richiedono la presenza fisica della segretaria, come la gestione del centralino, la presa in carico degli ordini e la gestione degli appuntamenti. Le informazioni tra il professionista e la segretaria vengono inviate in tempo reale tramite appositi software e applicazioni online. Nei momenti in cui la segretaria a distanza non riceve chiamate per un singolo imprenditore, si occuperà di gestire il servizio di segreteria di un altro cliente. In questo modo i costi delle singole imprese sono ammortizzati al massimo e l’impiego del personale di segreteria viene ottimizzato. Si può pensare a questa situazione, per capirne meglio il funzionamento, come al caso di aziende e professionisti che hanno una segretaria in condivisione pur non conoscendosi tra di loro.

Una preoccupazione che può sorgere in merito all’utilizzo di questo tipo di servizi è quella legata alla privacy, dal momento che una stessa segretaria elabora dati ed è a contatto con dati sensibili di più aziende. Anche in questo caso la tutela della privacy è garantita dall’azienda che fornisce il servizio di segretariato. Moderni sistemi informatici e software appositamente programmati permettono di tenere completamente separate le realtà di ogni singolo fruitore del servizio di segretariato virtuale. A dimostrazione di questa garanzia vi è il fatto che le categorie di professionisti che più si appoggiano a questo servizio è costituita da medici e avvocati, che per tipo di attività che svolgono hanno dati molto sensibili da salvaguardare.

Quanto costa una segretaria virtuale?

I costi determinati dall’impiego di una segretaria virtuale sono due. Un importo fisso mensile, in genere molto basso, giustificato dal costo di avere a disposizione più segretarie reperibili per un’ampia fascia oraria, e uno variabile, a consumo, che dipende non dal tempo che la segretaria dedicherà alla nostra impresa ma dal numero di chiamate effettive che gestirà. La svolta in termini di risparmio è subito chiara. Chi si avvale del servizio pagherà solo nel momento in cui avrà un effettivo tornaconto da parte del lavoro svolto dalla segretaria. La somma di queste due componenti di costo genera una spesa che resta irrisoria se confrontata con i costi di assunzione di una segretaria tradizionale.

Quali altri vantaggi possiamo trarre da una segretaria virtuale?

Oltre ai costi ci sono diversi altri vantaggi. Chiaramente alla base del rapporto esiste un contratto tra le due parti. Tuttavia non ci sono abbonamenti a lungo termine, costi di ingresso o di attivazione. Se pensiamo ad esempio al periodo di preavviso che spetta alla segretaria fino alla fine del rapporto di lavoro, ovvero il periodo in cui la dipendente percepisce ancora una retribuzione nella fase di ricerca di un’altra occupazione, ci rendiamo conto di come la segretaria virtuale annulli anche questi costosi vincoli di recesso.

In che modo si può inserire la segretaria virtuale nella struttura della piccola azienda?

Questo servizio, proprio per la sua natura flessibile, si adatta facilmente a diverse strutture aziendali, apportando grandi benefici a realtà imprenditorali anche molto distanti tra loro. Oltre ad essere adottata come soluzione alternativa all’assunzione di una segretaria in loco, la segretaria virtuale si presta ad essere utilizzata come aiuto complementare per tutte quelle piccole realtà che già si avvalgono di una segretaria part-time. In questo contesto la segretaria virtuale va a coprire tutti quei momenti in cui in ufficio non c’è nessuno a rispondere al telefono (pause pranzo, orari serali, ecc.).

Inoltre, molte start-up utilizzano la segretaria virtuale nelle fasi di lancio, per poi passare all’assunzione di una collaboratrice in sede che possa svolgere anche mansioni più complesse. In questo senso il segretariato virtuale è anche un ottimo strumento che favorisce la fondazione d’impresa, rendendo meno oneroso per gli imprenditori più giovani avere una collaboratrice personale alla quale affidare le attività più semplici.

Un altro utilizzo della segretaria virtuale è quello che ne fanno molte aziende che forniscono un servizio di assistenza tecnica 24h: in questo caso la segretaria virtuale viene impiegata per la gestione delle sole chiamate di assistenza, e si occupa di creare ticket e inviarli al reparto tecnico.

Quale è il punto di forza di un servizio come questo?

Dobbiamo pensare che mentre la classica segretaria deve sbrigare diverse pratiche, scrivere email e ricevere i clienti direttamente, la segretaria virtuale si specializza nella sola gestione delle telefonate e in altre semplici mansioni, come la registrazione degli appuntamenti, la ricezione degli ordini, e l’inoltro delle telefonate ai diversi reparti di un’impresa. Non dovendo svolgere altre mansioni, la segretaria virtuale si distinguerà proprio per la cortesia al telefono e per la velocità e la chiarezza con le quali fornisce un supporto a chi telefona.

I programmi di formazione che le aziende di segretariato virtuale offrono alle proprie dipendenti permettono di raggiungere uno standard molto elevato di gestione della comunicazione telefonica. Spesso infatti, nella frenesia delle mille attività da svolgere, una segretaria classica rischia di perdere di vista proprio gli aspetti più importanti della comunicazione con il cliente, come il saper “sorridere al telefono”, che è uno dei punti di forza offerto dai servizi di segretariato virtuale.

Provare per credere!