Come già successo per i meeting e le conferenze, nell’era post-COVID le presentazioni si tengono sempre più spesso online: ecco allora qualche indicazione per creare presentazioni coinvolgenti e mantenere vivo l’interesse anche da remoto.

Semplicità e chiarezza, una questione di priorità

Quando si parla di presentazioni, l’imperativo è quello di evitare di bombardare chi ci ascolta con troppe informazioni. A dirlo è uno dei guru del settore: Paul Jurczynski, cofondatore di Improve Presentation e consulente dei TED Talks specializzato nell’aiutare gli speaker a creare i loro slideshow. Secondo Jurczynski l’errore più comune che commettiamo è quello di inserire troppi elementi, che finiscono per disorientare gli ascoltatori e far loro perdere interesse.

Nelle presentazioni in remoto privilegiare contenuti snelli e messaggi diretti diventa ancora più importante, perché non possiamo contare sull’interazione diretta per mantenere alta l’attenzione dei presenti. Nello strutturare la nostra presentazione dovremmo perciò eliminare tutte le informazioni non rilevanti e concentrare gli sforzi comunicativi su un unico messaggio centrale, meglio ancora se riassumibile in una sola frase.

Rendere la presentazione un percorso guidato

La struttura della presentazione è determinante per il successo della sua esposizione: il messaggio che vogliamo comunicare ha infatti maggiori probabilità di rimanere impresso in chi ci ascolta se viene presentato seguendo una struttura lineare, che si snodi come un vero e proprio percorso a tappe, senza salti logici o rapidi cambi di argomento.

Mettiamoci nei panni del nostro ascoltatore e immaginiamo di seguire insieme a lui lo sviluppo del nostro discorso. Facciamo particolare attenzione a rendere la comprensione del materiale il più facile possibile, a partire dall’obiettivo della presentazione. La prima cosa che dovremmo comunicare a chi ci ascolta è infatti lo scopo del nostro intervento: stiamo esponendo una proposta sulla quale il nostro pubblico sarà chiamato a esprimersi? stiamo illustrando i risultati di una ricerca? Qualunque sia il nostro obiettivo, comunicarlo fin da subito permette al nostro interlocutore di rilassarsi e seguire la presentazione, senza doversi sforzare per orientarsi sul tema trattato.

Slide minimal per dare rilievo al messaggio

Le slide, o diapositive, sono uno degli elementi centrali di una presentazione da remoto, poiché rappresentano il principale elemento visivo al quale il nostro interlocutore può fare riferimento, soprattutto quando l’esposizione non è accompagnata da una videoconferenza. La regola per strutturare slide efficaci è quella di semplificare il più possibile ogni slide: idealmente, ciascuna diapositiva dovrebbe contenere un solo concetto e limitarsi a illustrare una sola idea. Leggere e ascoltare non sono infatti attività che si prestano bene a essere eseguite contemporaneamente e se desideriamo mantenere viva l’attenzione dei nostri ascoltatori dovremmo evitare di distrarli con grafici e testi che richiedano una lettura attenta.

Dal punto di vista della grafica, l’ispirazione dovrebbe essere il minimalismo: ridurre il numero di parole inserite in ogni slide e scegliere di includere solo immagini significative. Soprattutto è importante assicurarsi che il testo inserito sia ben visibile: evitiamo immagini di sfondo ed effetti grafici e ricordiamo che, in caso di connessione instabile, la riduzione di qualità dell’immagine potrebbe rendere le diapositive meno leggibili.

Trasformare la presentazione in una conversazione

Le presentazioni che maggiormente catturano l’attenzione e rimangono impresse nella mente degli ascoltatori sono quelle che includono elementi relazionali e incoraggiano la partecipazione del pubblico. Quando il tutto si svolge online, dove spesso non è possibile neppure guardare il proprio interlocutore negli occhi, è ancora più importante che chi è presente si senta parte della presentazione, anziché un ascoltatore passivo.

Uno dei modi migliori per coinvolgere il pubblico e al tempo stesso assicurarci di dare un ritmo sostenibile alla presentazione è quello di dividere il nostro materiale in blocchi e intervallarli con domande dirette, brevi esercitazioni e momenti dedicati alla discussione. Anche quando non è possibile coinvolgere l’interlocutore nell’esposizione, possiamo includere una sezione Q&A riservata alle domande al termine della presentazione.

Scegliere lo strumento giusto per le presentazioni in remoto

Proprio perché la presentazione si svolge in remoto, è importante che i problemi tecnici siano ridotti al minimo. Mantenere la concentrazione durante le presentazioni è già difficile in presenza, ma lo è ancora di più  queste si svolgono online: un ritardo nell’audio o l’impossibilità di visualizzare eventuali slide sono ostacoli sufficienti a distrarre anche il più bendisposto degli ascoltatori.

Per fortuna, esistono numerose piattaforme pensate per gestire presentazioni in remoto, a partire da Google Slides, strumento gratuito accessibile a chiunque abbia un account Google, e Microsoft Power Point, disponibile gratuitamente per gli utenti Microsoft tramite la suite Office Online. Fra gli strumenti dedicati esclusivamente alle presentazioni, Prezi è sicuramente quello che offre le maggiori potenzialità di interazione con i partecipanti, poiché permette di accompagnare alla presentazione uno stream della nostra webcam. Prezi è progettato per integrarsi senza difficoltà con le più popolari piattaforme di collaborazione e videoconferenza: da Microsoft Teams a Google Meet, inclusi Zoom, Slack e Facebook.