Posta elettronica: oltre il mito dell’Inbox Zero

Siamo sommersi di messaggi che non abbiamo il tempo di leggere e che tuttavia non riusciamo a cancellare, ma il metodo Inbox Zero è davvero la risposta alle necessità di gestione della posta elettronica?

 

Una valanga di email e il metodo Inbox Zero

Ogni giorno vengono inviate oltre 260 miliardi di email, che si traducono in una sconcertante media di quasi 120 messaggi al giorno per l’impiegato medio. Tuttavia, secondo una recente ricerca di Mailbird, il 35% delle email di lavoro inviate non vengono mai lette dal destinatario. Il dato fornisce in sé un importante indizio sulla situazione comune a molti di noi, ossia trovarsi a gestire caselle di posta perennemente intasate, senza la minima idea di come fare a smaltire la mole di messaggi accumulatisi nel tempo.

Una delle soluzioni più popolari è il metodo Inbox Zero ideato da Merlin Mann, autore di un popolare blog sul time-management, che consiste nel processare le email che si trovano nella Inbox (o Posta in arrivo) finché tutti i messaggi non saranno stati archiviati, cancellati o evasi. L’obiettivo è quello di ridurre il tempo che dedichiamo ogni giorno alla gestione della posta elettronica, evitando che questa si accumuli. Ma mantenere una Inbox immacolata richiede un grande investimento iniziale di tempo e rischia di trasformarsi in un’ossessione che può finire per generare un significativo stress.

È davvero necessario leggere ogni email?

I dati dell’indagine di Mailbird mettono in luce come per la maggior parte di noi sia impossibile processare singolarmente ogni messaggio ricevuto. Alcune email sono infatti destinate a rimanere non lette, soprattutto se si tratta di newsletter, messaggi pubblicitari o comunicazioni di lavoro che ci riguardano soltanto marginalmente.

Non importa quanto rigide siano le regole che ci diamo per la gestione delle email: una volta ripulita la nostra casella (almeno secondo le statistiche sulle email inviate e ricevute ogni giorno) nel giro di qualche settimana si sarà riempita di nuovo di messaggi. Alla luce di tutto questo, l’approccio Inbox Zero che ci invita a esaminare una per una tutte le email in attesa, prima di decidere cosa farne, rischia di trasformarsi in una considerevole perdita di tempo.

Non tutte le email richiedono una risposta

Per raggiungere l’Inbox Zero, Merlin Mann suggerisce di passare in rassegna ogni email, dalla più vecchia alla più recente, e scegliere una di quattro possibili opzioni: cancellare/archiviare, rispondere, delegare o posticipare. I messaggi senza alcuna utilità futura dovrebbero essere cancellati subito, mentre quelli con informazioni importanti andrebbero archiviati in cartelle dedicate. Per quanto riguarda le comunicazioni che richiedono una risposta, dovremmo evadere la richiesta al più presto o delegarla ad altri, posticipando solo ciò di cui non possiamo occuparci subito.

Per quanto semplice da applicare il sistema possa apparire, in realtà molte delle email che riceviamo non possono essere gestite sulla base di queste regole. Ad esempio, cosa fare delle conversazioni in corso che riguardano un progetto nel quale siamo coinvolti ma sul quale non stiamo lavorando in questo momento? Non vogliamo cancellarla né archiviarla, poiché è ancora in pieno svolgimento, ma non ci è neppure richiesto di rispondere o di reagire in alcun modo.

Non per tutto basta un’email

Nonostante la popolarità dell’email come mezzo di comunicazione per eccellenza in ambito lavorativo, la posta elettronica non è sempre lo strumento più adeguato per comunicare con gli altri. Nelle nostre cartelle di Posta in arrivo, infatti, le comunicazioni che contengono richieste urgenti si trovano mischiate a notifiche trascurabili. E quando siamo noi ad avere bisogno di una risposta tempestiva, è impossibile sapere quando il destinatario della nostra email leggerà il messaggio. In casi del genere, usare la posta elettronica rallenta il fluire della conversazione e rende meno efficiente lo scambio di informazioni.

C’è da dire poi che l’email favorisce le interazioni uno-a-uno rispetto a quelle fra più persone: questo significa che le informazioni scambiate via email sono spesso inaccessibili agli altri membri del team o ai colleghi. I messaggi di posta elettronica, in altre parole, non sono il mezzo adatto per promuovere comunicazioni a più voci, come quelle in grado di rafforzare la collaborazione fra i membri di uno stesso gruppo di lavoro.

Ridurre il numero di email ricevute

La strategia che ha le maggiori possibilità di aiutarci a domare la nostra casella di posta elettronica è quella di ridurre drasticamente il numero di email in arrivo nella nostra Inbox. Come fare? Si può iniziare sensibilizzando colleghi e collaboratori riguardo all’uso dell’email come mezzo di comunicazione primario: cerchiamo di far sapere loro che non riusciamo sempre a leggere tutti i messaggi e che in caso di questioni urgenti è meglio fare una telefonata.

Per tutti gli altri tipi di comunicazione, possiamo velocizzare la gestione delle email grazie all’uso di filtri ad hoc che smistino per noi i messaggi in arrivo e provvedano automaticamente ad archiviarli, etichettarli o cancellarli.