PEC: la posta certificata sarà presto valida in tutta Europa

Dopo aver conquistato l’Italia, la posta certificata si prepara a varcare i confini e ad affermarsi come strumento di comunicazione privilegiato anche all’interno degli altri paesi dell’Unione europea, grazie anche alla definizione di nuovi standard di interoperabilità.

Un fenomeno tutto italiano?

La posta elettronica certificata (o PEC) è uno speciale tipo di posta elettronica che garantisce l’avvenuta trasmissione del messaggio e la sua consegna. Questo conferisce ai messaggi inviati tramite PEC lo stesso valore di una raccomandata con avviso di ricevimento, anche dal punto di vista legale. L’utilizzo della posta certificata permette di risparmiare tempo, carta e di ridurre le emissioni collegate alle spedizioni fisiche, profilandosi quindi come strumento green per garantire la validità delle comunicazioni fra aziende, privati e pubblica amministrazione.

In Italia la posta elettronica certificata è stata introdotta nel 2005, proprio con l’intento di farne il mezzo principale di comunicazione con la pubblica amministrazione. Da allora il suo utilizzo non ha fatto che aumentare: nel 2008 le caselle PEC erano appena 300 mila, mentre oggi superano i 13 milioni. Anche il volume di messaggi è cresciuto: dai 218 milioni del 2008 si è passati agli oltre 2,3 miliardi di messaggi del 2020. Nonostante la massiccia adozione in Italia, la posta certificata non ha avuto lo stesso successo fuori dai confini nazionali e ad oggi viene usata, oltre che nel nostro paese, soltanto in Svizzera, Germania e Hong Kong. Anche nei paesi che ne fanno uso, tuttavia, le modalità di utilizzo e la diffusione non sono affatto paragonabili alla realtà italiana.

Tutti i vantaggi della PEC

Il principale vantaggio della posta certificata è, come abbiamo visto, quello di garantire l’avvenuto invio del messaggio grazie a un sistema di ricevute elettroniche. Il meccanismo prevede infatti che, dopo l’invio, il mittente riceva due diverse email di conferma sulla propria casella. La prima è la ricevuta “di accettazione”, che conferma che il sistema si è preso carico della spedizione del messaggio, mentre la seconda è la ricevuta “di consegna”, che attesta che la trasmissione è andata a buon fine. In questo modo il mittente è in grado di dimostrare, con tanto di data e ora, l’avvenuto invio della comunicazione.

A garantire la validità legale della posta certificata è il governo stesso, che concede l’autorizzazione a fornire il servizio soltanto a un gruppo selezionato di gestori, dopo aver verificato che questi siano in grado di offrire continuità di servizio e adeguati livelli di sicurezza. Nonostante l’apertura di una casella PEC comporti dei costi iniziali, il risparmio che garantisce è significativo: una ricerca di IDC sponsorizzata da Aruba e Infocert ha calcolato che il risparmio derivante dall’uso della posta certificata ammonta a 2 miliardi di euro l’anno, destinati a raddoppiare entro il 2022.

Obbligatoria e indispensabile per aziende e professionisti

Da ottobre 2020 il domicilio digitale è diventato un prerequisito necessario per svolgere qualsiasi attività d’impresa nonché per l’iscrizione nel registro della Camera di Commercio. L’obbligo è stato introdotto tramite il decreto Semplificazioni e mira soprattutto a incentivare l’adesione al sistema da parte degli 1,7 milioni di imprese italiane che ancora non dispongono di un indirizzo PEC. La nuova normativa prevede anche per i liberi professionisti l’obbligo di dotarsi di una PEC, pena l’impossibilità di iscriversi agli albi professionali o il rischio di sospensione per i già iscritti.

Come già l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, l’obbligo di adozione della posta certificata è parte di un percorso dell’Agenda digitale italiana (Agid) per stimolare l’innovazione, accelerare i processi di digitalizzazione e ridurre la spesa pubblica. E adesso che sempre più aziende e professionisti italiani si interfacciano con clienti e business sparsi in tutta Europa, l’adozione di uno standard PEC europeo potrebbe semplificare le comunicazioni fra paesi dell’Unione e renderle al tempo stesso più sicure e affidabili.

La PEC alla conquista dell’Europa

La conferma che la posta certificata si prepara a venire adottata come standard europeo è arrivata dalla stessa Agid, che a giugno 2021 ha pubblicato un documento contenente i criteri necessari per rendere le caselle PEC italiane valide in tutta Europa. La normativa richiede la presenza di una pluralità dei fornitori e la loro capacità di garantire adeguati livelli di sicurezza per quanto riguarda l’identificazione del mittente e del destinatario, prima della trasmissione dei dati. Inoltre, l’invio e la ricezione dovranno essere garantiti da un sistema di firma elettronica avanzata, per escludere modifiche dei dati successive.

Il documento rende di fatto ufficiale la transizione verso un unico sistema di certificazione della posta riconosciuto in tutta Europa, ma al momento si trova ancora in fase di rodaggio. Proprio in questi mesi sono infatti in corso i test di interoperabilità sullo standard Rem, definito dalla stessa Agid: la fase di sperimentazione coinvolge tuttavia già 40 soggetti distribuiti in 15 paesi europei e ben 5 diverse organizzazioni governative.