Organizzati e felici: come programmare la giornata lavorativa?

Uno dei segreti per migliorare la produttività personale è sviluppare la capacità di pianificare efficacemente le proprie giornate: chi sa fare buon uso del tempo passato in ufficio è infatti più efficiente, più motivato e meno soggetto allo stress.

Preparati o preparati a fallire!

«Chi non si prepara, si prepara a fallire» diceva Benjamin Franklin, il prolifico scienziato e statista americano passato alla storia come uno dei Padri Fondatori degli Stati Uniti. Oggi la ricerca sembra dargli ragione: quando si tratta di produttività, la capacità di pianificare con successo i propri impegni conta più di ogni altro fattore, incluso il numero di ore trascorse al lavoro.

L’ultima conferma arriva da un recente studio pubblicato nel Journal of Applied Psychology, che ha mostrato come gli impiegati che sono soliti pianificare le proprie giornate lavorative raggiungano livelli di produttività significativamente più alti rispetto a coloro che non lo fanno. Non solo, stando ai dati emersi nel corso della ricerca sembra anche che le persone che programmano in anticipo come impiegare il tempo in ufficio siano anche più resistenti alle distrazioni e maggiormente capaci di mantenere la concentrazione anche quando vengono sottoposte a frequenti interruzioni. Gli autori dello studio sottolineano inoltre che chi è solito organizzare le proprie giornate si sente maggiormente in controllo del proprio tempo, un fattore che contribuisce a migliorare la soddisfazione sul lavoro e a stimolare la motivazione.

 

Ecco come pianificare efficacemente la giornata

1. Una questione di priorità

La prima cosa da fare è individuare quali siano, fra tutte le cose che abbiamo da fare, i compiti ai quali è necessario assegnare la precedenza in termini di tempo o di energie. Il metodo più semplice per imparare a dare la giusta priorità alle diverse attività presenti nella nostra to-do list è usare la ‘Matrice di Eisenhower’. Si tratta di uno schema basato su quattro valori (urgente, non-urgente, importante, non-importante) in cui ciascun compito viene inserito e raggruppato in base al suo livello di priorità. Versatile e adattabile a qualsiasi contesto lavorativo, la matrice di Eisenhower permette di distinguere, ad esempio, ciò che è importante da ciò che è semplicemente urgente e rende più facile riconoscere le priorità reali da quelle che lo sembrano soltanto.

2. Definire gli obiettivi

Stabilite le priorità è il momento di individuare gli obiettivi per la giornata, ma attenzione: è importante circoscrivere con precisione ciascun obiettivo, poiché un’eccessiva vaghezza in questa fase rischia di rendere inutile anche il più disciplinato degli sforzi organizzativi. Per assicurarci di definire traguardi realistici possiamo affidarci al metodo SMART, pensato proprio per permetterci di investire al meglio il tempo e le risorse che abbiamo a disposizione: basta ricordare che un obiettivo ben formulato deve essere specifico, misurabile, realistico, rilevante e definito nel tempo.

3. Strutturare la giornata

Una volta stilata una lista di obiettivi per la giornata, è il momento di assegnare una durata di esecuzione a ogni attività, per calcolare la porzione della giornata da riservare a ciascun incarico. Se abbiamo difficoltà ad assegnare e gestire i blocchi di tempo riservati alle diverse attività, possiamo usare tecniche come il time-boxing, che assegnano a ogni compito un intervallo di tempo limitato entro il quale può venir portato a termine, evitando così che si protragga ad oltranza ed esaurisca le nostre energie mentali.

4. Non dimenticare i momenti di pausa

In fase di pianificazione della giornata è facile esagerare con il numero di incarichi da portare a termine, per questo è importante ricordare che essere capaci di organizzare efficacemente le proprie giornate significa anche essere consapevoli dell’impossibilità di essere realmente produttivi per otto ore consecutive. In altre parole, dovremmo sempre tener conto della necessità di pause regolari per sgranchire le gambe e svagare la mente. Se abbiamo giornate fitte di impegni possiamo comunque sfruttare al massimo i tempi morti per brevi momenti di riposo: se un incarico prevede il feedback di un collega, ad esempio, possiamo sfruttare l’attesa di una sua risposta per una pausa caffè.

5. Ammortizzare gli imprevisti

Programmare pause regolari nel corso della giornata aiuta anche a gestire efficacemente gli imprevisti: saltare una pausa per risolvere un problema inaspettato è molto più facile se si sa che si potrà recuperare durante uno degli altri momenti di riposo previsti nel corso della giornata, mentre è ben più problematico veder saltare i propri piani a causa di un intoppo imprevisto che richiede mezzora o più per essere superato.

6. Godersi i successi

Pianificare il lavoro può avere poi un enorme impatto positivo sulla motivazione personale, a patto però di riuscire regolarmente a godersi la soddisfazione data dall’aver portato a termine un incarico. Se lavoriamo a progetti lunghi o complessi, che non possono essere conclusi nel corso di una sola giornata, scomponiamoli perciò in mini-progetti più brevi con traguardi immediati che ci facciano sentire gratificati e stimolino così la nostra motivazione.