Migliora la gestione del calendario, evitando i 4 errori più comuni

Per imparare a pianificare gli impegni in maniera efficiente non servono solo organizzazione e disciplina, ma anche un approccio produttivo alla gestione del tempo.Il tempo è il nostro bene più prezioso, eppure siamo spesso del tutto inconsapevoli del mondo in cui lo investiamo. In realtà, tanto quanto è importante pianificare la gestione delle entrate e delle uscite per usare al meglio il proprio denaro, così è necessario imparare a usare il calendario o l’agenda degli appuntamenti come uno strumento per gestire il nostro ‘budget di tempo’ e non rischiare che vada sprecato. Per questo abbiamo stilato una lista degli errori più diffusi quando si tratta di gestione del calendario e degli impegni, affiancati dalle strategie più efficaci per superarli.

Il calendario degli impegni non è una lista delle cose da fare

Anche se può apparire contro-intuitivo, è meglio evitare di usare l’agenda degli appuntamenti per organizzare anche le attività da portare a termine nel corso della giornata. Per quello ci sono le to-do list, che siano di carta, digitali o condivise, dove ciascun impegno può essere analizzato e scomposto in una serie di passaggi più piccoli. Il calendario dovrebbe invece essere usato per annotare scadenze, appuntamenti e per riservare blocchi di tempo da dedicare ad attività specifiche.

Questo perché la maggior parte di noi non è in grado di valutare correttamente il tempo necessario per portare a termine un determinato compito. Il fenomeno è noto nell’ambito della psicologia come the planning fallacy (o fallacia della pianificazione), termine coniato dagli psicologi Daniel Kahneman e Amos Tversky per descrivere la tendenza umana a sottovalutare il tempo richiesto da un incarico o da un’attività. Il risultato è che la maggior parte delle persone programma regolarmente più impegni di quelli che è effettivamente in grado di portare a termine e si trova sommersa di cose da fare, senza avere il tempo di farle tutte.

È inutile programmare gli impegni senza programmare i momenti di pausa

Quando si pensa alla gestione del calendario, si pensa soprattutto alla gestione degli impegni e degli appuntamenti, ma il vero segreto è abituarsi a pianificare i momenti di pausa, per riuscire a sfruttare al meglio le energie nel corso della giornata.

Prendiamo il momento della pausa pranzo, ad esempio: nel corso di un’indagine condotta da Nomisma il 40% degli italiani ha dichiarato di trascorrere la pausa pranzo in ufficio, spesso senza alzarsi dalla scrivania, relegando l’ora del pasto a uno dei ‘momenti di buco’ in cui si è liberi da altri impegni. Non solo si tratta di un’abitudine poco salutare per il nostro benessere, ma pregiudica anche il nostro rendimento sul lavoro: rinunciare a una così importante occasione di riposo proprio nel mezzo della giornata ci rende meno produttivi e più propensi a commettere errori.

I momenti di deep work vanno gestiti come appuntamenti

Assicuriamoci di inserire nella nostra routine dei momenti pensati per affrontare i progetti e gli incarichi che richiedono elevati livelli di concentrazione, ossia momenti dedicati al deep work. Il termine deep work si riferisce a un approccio al lavoro in cui ci si dedica con la massima attenzione a un singolo compito per periodi prolungati, per raggiungere più facilmente lo stato di flow, cioè di massima produttività.

Perché siano efficaci, tuttavia, i periodi riservati al deep work vanno strutturati al pari di qualsiasi altro impegno e va data loro la stessa importanza di un vero e proprio appuntamento. Inseriamoli nel nostro calendario, quindi, e assicuriamoci che tutti coloro con cui lavoriamo sappiano che non saremo disponibili in quella fascia oraria. Liberi da distrazioni e al riparo da possibili meeting imprevisti, potremo dedicarci interamente ai progetti più importanti.

Scegliere soluzioni su misura per la gestione del calendario

La gestione di meeting e appuntamenti occupa una parte considerevole del tempo passato al lavoro: secondo i dati di una recente indagine di Doodle la maggior parte dei professionisti dedica infatti alla pianificazione di incontri e riunioni una media di cinque ore alla settimana, pari a quasi 250 ore l’anno che vanno sprecate fra email e messaggi per coordinare meeting, date e orari.

Per questo motivo, scegliere di delegare la gestione del calendario e degli appuntamenti può rappresentare un investimento in grado di liberare ore preziose ogni settimana. Segretaria24 offre un servizio completo di gestione dell’agenda che, tramite un team di segretarie esperte e qualificate, si occupa di fissare appuntamenti secondo le necessità e le indicazioni del cliente e li inserisce direttamente nel calendario condiviso. La funzionalità di gestione del calendario è integrata nei servizi di segretariato virtuale, rendendo ancora più facile assicurarsi la tranquillità necessaria a dedicarsi al deep work, senza rinunciare alla reperibilità.

Per testare la qualità del servizio, approfitta del periodo di prova gratuito offerto da Segretaria24 e torna a essere padrone del tuo tempo.