Meeting in remoto: ecco come ridurre i tempi di organizzazione

Saliti alla ribalta grazie alle norme sul distanziamento sociale, videoconferenze e webinar sembrano aver rivoluzionato l’idea tradizionale di meeting. Organizzarli, tuttavia, continua a richiedere troppo tempo: ecco come fare per ridurlo al minimo.

Quanto tempo passiamo a organizzare meeting e riunioni?

La diffusione della videoconferenza come mezzo prediletto per riunioni e incontri di lavoro ha portato con sé una serie di innegabili vantaggi. La comodità di non doversi spostare per partecipare fisicamente agli incontri permette di risparmiare una notevole quantità di tempo, che può essere sfruttato più efficacemente, nonché di emissioni dovute agli spostamenti.

Tuttavia, la fase di pianificazione continua a rimanere molto simile a quella dei meeting tradizionali, soprattutto per quanto riguarda la necessità di contattare i partecipanti e fissare un orario che possa andar bene a tutti. Che l’organizzazione dei meeting comporti un’enorme perdita di tempo lo ha mostrato chiaramente uno studio commissionato da Doodle, in cui si stima che la pianificazione delle riunioni occupa quasi cinque ore a settimana, pari al 12,5% del tempo passato in ufficio.

Non importa infatti quale strumento si stia utilizzando (email, chat, telefono), è praticamente impossibile ricevere una risposta tempestiva da parte di tutti i partecipanti. Il processo diventa così più lungo e macchinoso del necessario perché si devono aspettare e coordinare le risposte di più persone e ci si trova a dover cambiare più volte date e orari della riunione (se non addirittura a rimandarla ripetutamente).

Come ridurre il tempo passato a pianificare videoconferenze

Uno degli errori più comuni quando si organizza un meeting è quello di chiedere agli invitati di comunicarci semplicemente quali orari e date preferiscono. Si tratta infatti di una richiesta troppo ambigua, che rischia di ottenere una risposta altrettanto vaga. La cosa migliore è fornire ai partecipanti un ventaglio di opzioni tra cui poter scegliere sulla base delle loro disponibilità e preferenze. Messa di fronte a una scelta fra diverse date e orari, la maggior parte delle persone è spinta a controllare il proprio calendario e fissare una data fra quelle proposte, assicurandosi così anche di essere libera da altri impegni.

Ma cosa fare quando non è possibile trovare un orario o una data che vadano bene per tutti? Quando ci sono conflitti nelle disponibilità, dovremmo chiederci quale dei partecipanti alla riunione gioca un ruolo chiave rispetto agli obiettivi dell’incontro. In questo modo sapremo quali date e orari privilegiare sulla base delle disponibilità della persona (o delle persone) la cui presenza è assolutamente indispensabile. Questo può sembrare ingiusto nei confronti degli altri partecipanti, ma in realtà è una dimostrazione di rispetto nei confronti del loro tempo: sarebbe infatti molto peggio impegnarli in un meeting reso inutile dall’assenza di una singola persona.

Email, telefono o chat?

Anche la scelta del mezzo di comunicazione conta. Usare l’email per mettersi in contatto con ciascun partecipante rischia infatti di diventare un lungo ping-pong di botta e risposta con ognuno  degli invitati alla riunione. La chat è un’alternativa certamente più immediata, ma può essere difficile trovare una piattaforma che vada incontro alle esigenze di tutti. Meglio allora affidarsi a servizi come Doodle, Calendly o Scheduleonce, che consentono di condividere direttamente in formato calendario tutte le possibili date, permettendo ai partecipanti di inserire le loro preferenze e integrare automaticamente l’evento nel proprio calendario personale.

Per quanto riguarda il telefono, è sicuramente il mezzo più veloce per scambiare informazioni e molti lo preferiscono proprio per la sua immediatezza,. Tuttavia l’organizzazione di un meeting tramite telefono richiede anche un considerevole dispendio di tempo. In questi casi, l’alternativa più efficace è affidarsi a un servizio di gestione degli appuntamenti e dell’agenda che possa organizzare meeting e gestire appuntamenti al posto nostro. Così facendo, una segretaria  contatterà clienti e collaboratori, per fissare un orario e lo inserirà direttamente nel nostro calendario. Il servizio può anche essere impostato per inviarci un promemoria via email, SMS o tramite l’applicazione per smartphone all’avvicinarsi della data dell’incontro. Delegare la gestione degli appuntamenti permette di raggiungere facilmente anche coloro che privilegiano il telefono come mezzo di comunicazione, assicurandosi tuttavia la tranquillità necessaria a svolgere al meglio il proprio lavoro.