La segretaria virtuale: un’idea vincente per ottimizzare la tua produttività

Negli ultimi anni la segretaria virtuale si sta diffondendo a macchia d’olio tanto da diventare quasi un trend tra i giovani imprenditori e liberi professionisti italiani. Pochi però sanno esattamente di cosa si tratta e quali benefici se ne possano trarre.

Quando sentono parlare di segretaria on line, molti pensano subito a qualcosa di simile alla tradizionale segreteria telefonica. Niente di più sbagliato!
La segretaria virtuale è un’assistente in carne ed ossa, che gestisce le tue telefonate in maniera personalizzata e secondo le tue disposizioni, esattamente come farebbe la tua assistente personale. Unica differenza: non è fisicamente presente in ufficio, non si ammala mai e non conosce assenze impreviste!
Molti giovani imprenditori e professionisti stanno trovando in questo tipo di servizi la soluzione ideale per abbattere i costi fissi e migliorare la propria produttività. Vediamo quindi alcuni esempi di utilizzo più comuni e i relativi vantaggi che se ne possono trarre.

Durante meeting o appuntamenti importanti

Il telefono che squilla durante colloqui importanti produce effetti negativi su diversi fronti: può essere percepito dal nostro interlocutore come un segnale di scarsa considerazione, e compromette inevitabilmente la concentrazione. Non esitare a spegnere il telefono quando devi occuparti in prima persona dei tuoi clienti! La tua assistente online gestirà le telefonate a tuo nome e secondo le tue disposizioni. Potrai così lavorare in maniera più efficiente e produttiva e avrai tutto il tempo necessario a coltivare al meglio le tue relazioni lavorative.

Durante periodi di ferie

Per molti è normale essere reperibili anche durante periodi di ferie. Alcuni dicono “solo per casi di emergenza”, ma alla fine si finisce per rispondere ad ogni telefonata di lavoro. Le ferie dovrebbero però essere dei momenti rigeneranti e determinanti sia per la produttività che per la salute di ciascuno. Una segretaria online può darti due certezze fondamentali: che in tua assenza i tuoi clienti saranno comunque in buone mani, e che in caso di vere emergenze ci sarà sempre qualcuno pronto ad informarti.

In caso di malattia

Una segretaria virtuale può supportarti anche in caso di assenze impreviste dovute a motivi di salute. Il servizio può infatti essere impostato e personalizzato in meno di tre minuti e senza alcun preavviso. La tua segretaria a distanza visualizzerà il tuo profilo ogni volta che qualcuno chiamerà per te e gestirà le tue telefonate esattamente come farebbe la tua segretaria in sede.

Come supporto in casi di elevato traffico telefonico

Molte aziende non hanno troppi problemi di reperibilità e riescono a gestire autonomamente le telefonate in entrata. Tuttavia anche in questi casi ci sarà sempre un certo numero di telefonate che vanno perse perché il chiamante ha trovato la linea occupata. Queste chiamate perse possono danneggiare la tua attività, dal momento che in molti casi alla seconda telefonata fallita ci si rivolge ad aziende concorrenti. Un servizio di segretariato esterno può essere configurato in modo da attivarsi soltanto quando le tue linee interne sono occupate. In questo modo ti assicurerai una reperibilità telefonica ottimale e non rischierai più di perdere potenziali clienti.

Quando devi concentrarti su questioni importanti

Essere interrotti continuamente dal telefono che squilla può compromettere la concentrazione e portare così a risultati controproducenti. Un servizio di segretariato a distanza ti aiuta ad ottimizzare le tue performance lavorative, rendendo le tue giornate più leggere ed efficienti.

Come supporto alla tua segretaria

Molte aziende dispongono già di un proprio personale di segreteria che gestisce le mansioni d’ufficio principali come la corrispondenza, l’invio e la ricezione della posta, la gestione degli appuntamenti, la pianificazione di riunioni, etc. Un servizio di segretariato esterno può servire anche come da supporto per ottimizzare l’efficienza della tua segretaria personale, quando deve concentrarsi su mansioni importanti oppure durante pause pranzo o fuori dai normali orari di lavoro.

Insomma, i benefici ci sono e sono veramente a portata di clic. Provare per credere!