La segretaria a distanza: quali opportunità per la segretaria tradizionale?

Da quando i servizi di segretariato a distanza hanno iniziato ad affacciarsi sui mercati europei (circa tredici anni fa), hanno suscitato non poche perplessità tra le segretarie professioniste, improvvisamente declassate a “segretarie tradizionali” o “segretarie vecchio stampo”. Queste ultime, temendo forse di trovarsi di fronte al tramonto della loro professione, hanno iniziato ad affermare che soltanto la presenza sul posto di lavoro fa di un’assistente una segretaria a tutti gli effetti. Si è iniziata a diffondere così tra molti professionisti una sorta di diffidenza nei confronti di questa nuova figura professionale. Per contro, i “difensori” del segretariato a distanza hanno iniziato a rimproverare alle “segretarie tradizionali” la mancanza di competenze tecnologiche e la scarsa propensione all’innovazione.

A ben guardare però il rapporto tra segretarie a distanza e segretarie “tradizionali” funziona meglio se viene pensato come un rapporto di complementarietà piuttosto che di esclusione reciproca.

In parole povere: una segretaria a distanza può diventare il completamento perfetto di una segretaria in sede, aiutandola a concentrarsi sulle proprie competenze e svolgere al meglio le mansioni assegnatele dal professionista, cosa che ovviamente va anche a vantaggio di quest’ultimo. Ma come? La questione diventa più chiara se si prende in considerazione il maggior motivo di stress per una segretaria, ovvero ciò che le impedisce di svolgere il proprio lavoro nel migliore dei modi…

Quanto pesa la soddisfazione professionale di una segretaria sull’attività del professionista?

Normalmente la segretaria personale di un professionista si distingue per il suo talento multi-tasking e per la sua abilità nel districarsi tra mansioni particolarmente delicate e che richiedono un’elevata concentrazione, come curare la corrispondenza, gestire l’agenda appuntamenti del professionista, organizzare meeting e riunioni, etc.

Tuttavia, in molti studi professionali le segretarie sono anche tenute a eseguire una serie di attività che portano via tempo prezioso, causano interruzioni, minano la concentrazione e interferiscono con il flusso di lavoro. Queste sono: rispondere continuamente al telefono, fornire informazioni a chi chiama, avvisare un cliente in merito a un cambio di appuntamento, ricevere e inviare fax, etc.

Recenti ricerche condotte negli Stati Uniti sulla soddisfazione del personale dipendente e le sue ripercussioni sulla produttività aziendale hanno messo in evidenza come queste mansioni provochino non solo stress tra le segretarie ma anche demotivazione dovuta alla consapevolezza di non essere impiegate in maniera adeguata al proprio profilo professionale. Di conseguenza, imprenditori o professionisti che lavorano con segretarie insoddisfatte registrano in media un fatturato annuo significativamente più basso (-37%) rispetto a quello di professionisti che si avvalgono invece di segretarie soddisfatte del proprio lavoro.

Saper delegare le mansioni: come ottenere il massimo dalla propria segretaria

Per evitare di mettere a repentaglio la qualità del lavoro della propria segretaria, o, ancor peggio, di perdere una collaboratrice preziosa, un professionista può oggi delegare le mansioni secondarie ad una segretaria a distanza e affidare le mansioni più delicate e complesse alla segretaria in sede, permettendo così a quest’ultima di utilizzare meglio le proprie competenze e sentirsi più gratificata.

Ecco di seguito una divisione ottimale di compiti tra la segretaria a distanza e la segretaria tradizionale:

Mansioni di una segretaria personale tradizionale

• Curare la corrispondenza
• Redigere presentazioni, effettuare trascrizioni o dettati
• Preparare le fatture, curare la contabilità
• Organizzare meeting e incontri di lavoro
• Svolgere la funzione di intermediario con partner commerciali o colleghi (per concordare conference call, prenotare alberghi o centri conferenze, etc.)
• Fare ricerche su questioni inerenti all’attività o effettuare analisi della concorrenza

Molto spesso, soprattutto negli studi condivisi tra due o più professionisti, una segretaria impiega gran parte del suo tempo in ufficio – per non dire l’intera giornata – nello svolgimento di queste attività. Perché possa svolgerle al meglio, però, deve anche potersi concentrare e lavorare senza interruzioni. Per questo è consigliabile delegare le altre attività (che possono essere svolte anche in remoto) ad una segretaria a distanza.

Mansioni di una segretaria a distanza

• Gestione del telefono e filtro chiamate: Mentre la tua segretaria personale si concentra sulle attività sopra menzionate, può attivare un trasferimento di chiamata alla segretaria a distanza e permettersi di lavorare in tutta tranquillità. Quest’ultima risponderà al telefono a chi chiama seguendo la formula in precedenza concordata, fornirà informazioni e messaggi a singoli chiamanti (informandoli sullo stato di un ordine o di una pratica in corso), chiederà il nome e il numero di telefono del chiamante (così come altri dati rilevanti per il titolare) e invierà in tempo reale una notifica per e-mail o SMS (che la segretaria in sede potrà leggere in un secondo momento). La segretaria a distanza può inoltre svolgere la funzione di filtro chiamate (soprattutto per quanto riguarda le telefonate indesiderate, come le proposte commerciali) e di centralino. Questa seconda funzione è utile soprattutto negli studi condivisi: la segretaria a distanza inoltra qui ogni telefonata al collaboratore richiesto o al reparto di riferimento, e al termine della telefonata invia la notifica per e-mail esclusivamente al collaboratore interessato. Prima di passare la telefonata, la segretaria chiede comunque tutti i dati in modo da poter annunciare il chiamante al titolare. Quest’ultimo deciderà così in tutta libertà se rispondere al telefono o far comunicare un messaggio specifico.
• Ricezione fax e inoltro fax via e-mail: Oltre a rispondere al telefono a tuo nome, la segretaria a distanza può ricevere anche i tuoi fax e inoltrarteli per e-mail in formato .pdf. In questo modo hai accesso ai fax in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione e volendo puoi utilizzare un portale online accessibile 24 ore su 24 per inviare fax via email.
• Gestione agenda appuntamenti: La segretaria a distanza può gestire la tua agenda appuntamenti su tua richiesta. Puoi darle accesso al tuo calendario Google, selezionando esclusivamente i giorni in cui desideri che apporti modifiche alla tua agenda, e stabilire per ogni giorno della settimana gli orari in cui potrà appuntamenti. Se hai già un impegno preso per una determinata data, la segretaria a distanza lo visualizzerà nel tuo calendario e proporrà una data alternativa a chi chiama.
• Copertura telefonica 24h su 24: La segretaria a distanza, diversamente dalla segretaria personale “tradizionale”, assicura ai professionisti una reperibilità continuativa, 24 ore su 24 per 365 giorni all’anno. Questo è possibile perché le aziende fornitrici di servizi di segretariato assegnano a ciascun cliente un piccolo gruppo di tre o quattro segretarie che conoscono alla perfezione il profilo del professionista e che si alternano nell’arco della giornata, garantendo una risposta telefonica continuativa. Il servizio di segretariato esterno può essere quindi utilizzato in caso di assenze impreviste (e senza dover dare alcun preavviso), durante le pause pranzo della segretaria, quando la segretaria è occupata al telefono o in altre attività importanti, oppure in caso di ferie o malattia, etc.

Insomma, come si vede dagli esempi descritti, una segretaria a distanza più che una “minaccia” rappresenta un valido aiuto per le segretarie “tradizionali”. Queste ultime possono finalmente occuparsi soltanto delle mansioni importanti, ridurre lo stress sul posto di lavoro, lavorare in maniera più mirata e dedicarsi così alla crescita professionale.

E voi, in che modo impiegate le vostre segretarie? Vi siete già chiesti come potrebbe una segretaria a distanza migliorare il vostro lavoro e quello della vostra assistente?