Internazionalizzazione senza ostacoli? Da oggi è più facile, con una segretaria multilingue !

L’internazionalizzazione costituisce ormai per molte aziende italiane un fattore di crescita determinante… se non l’unico. In questo processo tuttavia le piccole e medie aziende si trovano a dover fronteggiare una serie di ostacoli, non ultimo quello delle barriere linguistiche. 

Una delle maggiori difficoltà dei neo-imprenditori è proprio quella di presentare la propria attività, fin dal primo giorno, come internazionale e rivolta ad un pubblico “europeo”. Non è insolito trovare siti web di start-up tradotti in molte lingue. Tuttavia questa apparenza di internazionalità non corrisponde sempre ad una formazione internazionale del personale di segreteria. Una risposta data in inglese “maccheronico” di certo non costituisce un buon biglietto da visita e rischia piuttosto di sminuire, se non di ridicolizzare, l’immagine dell’impresa. Nonostante questo rischio, però, sono ben poche le startup e le PMI che oggi si avvalgono di una segretaria bilingue, o che abbia  competenze linguistiche fondate e consolidate.

Una segretaria bilingue 24h su 24?

Molto spesso però le dimensioni dell’attività non consentono di assumere fin da subito un corrispondente o di offrire un servizio di assistenza clienti in lingua straniera. I costi del personale di segreteria specializzato sono infatti per molte start-up italiane già di per sé insostenibili; figuriamoci quelli di una segretaria multilingue, che possa assicurare una risposta telefonica anche in inglese o in francese.

Le difficoltà non sono da meno per le aziende con un’impronta internazionale già consolidata. Anche nelle aziende che hanno rapporti commerciali con l’estero molto spesso manca la presenza di una segretaria che assicuri una reperibilità telefonica continuativa. Persino nel caso di una segretaria bilingue full-time, va comunque considerato che l’orario d’ufficio garantito va sempre dalle 09:00 alle 18:00 circa, cosa che non basta a garantire una risposta ai propri clienti residenti all’estero, soprattutto nei paesi in cui le fasce orarie sono molto diverse dalle nostre.

Si potrebbe obiettare che una segretaria bilingue disponibile 24 ore su 24 è qualcosa di fantascientifico, che non sta né in cielo ne in terra. Niente di più sbagliato: la segretaria bilingue 24h/24 oggi esiste, eccome, e non è dotata di superpoteri!

Il segretariato multilingue non è più privilegio di pochi

La nuova soluzione per l’internazionalizzazione d’impresa a rischio zero prevede l’utilizzo dell’outsourcing – o, per usare un termine nostrano, esternalizzazione – del personale di segreteria.

L’esternalizzazione dei processi aziendali oggi è in forte espansione, e consiste essenzialmente nell’affidare a fornitori esterni tutti quei processi gestionali che non sono direttamente legati ad una massimizzazione del profitto, o che, per mancanza di risorse a disposizione, non possono essere svolti internamente. Il risultato è nella maggior parte dei casi un decisivo aumento dell’efficienza e della qualità dei servizi resi al cliente, unito ad una considerevole riduzione e “flessibilizzazione” dei costi aziendali. Ed è proprio grazie all’esternalizzazione dei servizi di segretariato che un’intera generazione di start-up è riuscita a garantirsi una via preferenziale verso il processo di internazionalizzazione e ricerca di partner commerciali stranieri.

Il funzionamento è semplice: l’azienda che fornisce il servizio di segretariato multilingue dispone di segretarie madrelingua qualificate, che mette a disposizione del committente del servizio. Anziché svolgere il loro lavoro “in sede”, le segretarie multilingue lavorano per il committente in remoto, cosa resa possibile da un semplice trasferimento di chiamata su una linea telefonica dedicata.

Ovviamente se il cliente opta per una risposta telefonica 24 ore su 24, non sarà la stessa segretaria a rispondere, ma un team di 3 segretarie che si alterneranno nel corso della giornata. Ogni segretaria a distanza

Costi e vantaggi di una segretaria multilingue a distanza

Solitamente si parte da pacchetti tariffari da un minimo di 40,00 € mensili. Il funzionamento è semplice e l’attivazione è davvero a portata di click. Basta infatti un semplice trasferimento di chiamata per attivare una segretaria a distanza che gestirà le telefonate secondo lo schema precedentemente concordato. Inoltre, il fatto di poter attivare e disattivare il servizio di segretariato in ogni momento assicura una flessibilità ottimale e garantisce anche un controllo sul costo finale, che varia a seconda del volume di telefonate ricevuto. In questo modo, nei periodi di scarso lavoro o di minor afflusso di telefonate non si sarà costretti a sostenere costi fissi elevati a fronte di un fatturato inferiore alla media.

Funzionale al processo di internazionalizzazione d’impresa inoltre è il fatto che i migliori fornitori di servizi di segretariato a distanza garantiscono una reperibilità telefonica 24h su 24. Un cliente d’oltreoceano, ad esempio, potrà sempre essere sicuro di ricevere una risposta indipendentemente dal fuso orario del paese dove si trova la segretaria che risponde. In questo modo, oltre ad abbattere i costi, le imprese riescono a superare anche i limiti di spazio e tempo!

Le migliori aziende fornitrici di servizi di segretariato in outsourcing hanno saputo rispondere positivamente al desiderio di molti imprenditori e liberi professionisti di aprirsi al mercato europeo, e offrono ormai un servizio telefonico di stampo europeo, con risposta da parte di madrelingua italiani, tedeschi, francesi, inglesi e spagnoli. A completare il quadro, le aziende leader nel settore garantiscono una vasta scelta di numeri di telefono con prefissi internazionali: in questo modo un imprenditore potrà fornire ai propri potenziali clienti d’oltreoceano un biglietto da visita con un numero di New York senza dover sostenere le spese del personale in loco, e potrà allo stesso tempo dar prova di una spiccata sensibilità alle esigenze del cliente che verrà sicuramente premiata.

Esternalizzando la propria reperibilità telefonica, anche un piccolo imprenditore agli inizi potrà essere sicuro di avere, per così dire, “le spalle coperte” nella fase più delicata dell’espansione aziendale, e avrà tutto il tempo a disposizione per concentrarsi sulle proprie scelte strategiche e ampliare il proprio core business.