Migliorare il project-management con i modelli 

I modelli di progetto aiutano a semplificare l’organizzazione del lavoro e fanno risparmiare tempo nelle fasi iniziali di gestione di un nuovo progetto.

A cosa serve un modello di progetto

Per poter essere portato a termine in tempo e rimanere nei limiti del budget, un progetto deve essere ben organizzato: deve avere obiettivi definiti e una chiara divisione del lavoro, oltre a scadenze realistiche. Tuttavia, pianificare l’esecuzione di un progetto richiede tempo. Raccogliere le informazioni necessarie, verificare le disponibilità dei collaboratori e organizzare il piano di lavoro, ad esempio, può occupare ore preziose, che avrebbero altrimenti potuto essere impiegate nel progetto stesso.

D’altro canto, è facile notare come molte delle attività di organizzazione rimangano uguali di progetto in progetto. Dalla road map delle scadenze, alle tempistiche di consegna, fino al budget e alle to-do list per gli obiettivi intermedi, ci sono elementi che tendono a ripetersi in progetti simili fra loro. Evitare di dover ripetere le stesse operazioni per ogni nuovo progetto permetterebbe quindi un notevole risparmio di tempo.

Questo è il motivo per cui usare dei modelli è uno dei modi più efficaci per ridurre i tempi di pianificazione dei progetti. Un modello di progetto non è altro che un documento (o una serie di documenti) che raccoglie in forma generica elementi chiave per l’organizzazione del lavoro. Il documento può essere così usato come base per organizzare ogni nuovo progetto futuro, permettendo di risparmiare tempo prezioso durante la fase di pianificazione del lavoro.

Come è fatto un modello di progetto?

Il modello di progetto non è altro che una base di partenza per organizzare il lavoro. Nella sua forma più semplice, perciò, non è altro che un elenco che comprende gli elementi necessari per la buona riuscita del progetto.

Descrizione dell’obiettivo finale e degli obiettivi intermedi.

Definire chiaramente gli obiettivi e i traguardi intermedi necessari a raggiungerli è un passaggio fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Secondo un rapporto del 2017 del Project Management Institute la mancanza di obiettivi chiari è infatti il motivo principale per il quale i progetti e le iniziative aziendali falliscono. Un modo efficace per identificare e definire traguardi e passaggi intermedi è il metodo SMART ideato da George Doran. Grazie al metodo SMART pochi minuti possono bastare a delineare obiettivi precisi ma al tempo stesso realistici per il nostro progetto.

Elenco delle attività necessarie per portare a termine gli obiettivi fissati.

La maggior parte dei progetti richiede che vengano svolte una serie di attività diverse per raggiungere il traguardo finale della consegna. Fare un elenco di queste attività a inizio progetto permette di non dimenticare nessun passaggio importante. Una lista degli incarichi da svolgere aiuta anche a tenere sotto controllo l’andamento del progetto durante la fase di lavorazione e a individuare eventuali blocchi o problemi nei flussi di lavoro.

Tempistiche relative a ciascuna attività.

Ciascun progetto ha un termine di consegna stabilito, entro il quale l’obiettivo finale deve essere raggiunto. Per questo motivo è essenziale valutare il tempo richiesto da ciascuna attività per essere completata. Il modo migliore per valutare il numero di ore necessario a completare ogni passaggio è quello di basarsi su esperienze passate con incarichi dello stesso tipo.Uno degli strumenti più utili per gestire le scadenze e verificare lo stato del progetto durante la fase di lavorazione è il diagramma di Gantt. Grazie a un semplice grafico, questo diagramma consente sia di gestire la lista delle cose da fare che di verificare lo stato di avanzamento.

Risorse necessarie all’esecuzione del lavoro.

In questa categoria rientrano tutti gli strumenti e le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività relative al progetto. Questo significa che comprende sia elementi materiali, come strumenti o documenti, che componenti legate a dati e servizi, così come quelle riguardanti il software e le infrastrutture informatiche.

Il segreto per creare modelli perfetti

Per prendere familiarità con i modelli di progetto, la soluzione più veloce è quella di partire da uno dei molti modelli generici disponibili gratuitamente online. Ad esempio, la piattaforma di collaborazione Asana offre numerosi modelli gratuiti da poter utilizzare per strutturare i propri progetti. Anche Microsoft mette a disposizione degli utenti Office modelli pensati appositamente per la pianificazione.

Tuttavia, il modo migliore per creare modelli che si adattino al meglio alle nostre esigenze è quello di farlo mentre ci occupiamo della gestione di un progetto reale. Questo significa che la prossima volta che ci troveremo a strutturare, ad esempio, gli obiettivi o le scadenze per un determinato tipo di incarico, basterà salvare una copia del documento in una cartella dedicata ai progetti di quel genere. Lo stesso vale per le to-do list, per il budget e per i calendari di meeting.

In questo modo, man mano che ci occuperemo di progetti diversi nel corso della nostra attività professionale, staremo anche creando un archivio di modelli da usare per i progetti futuri. Con il tempo, questo finirà per costituire un notevole risparmio di tempo e renderà anche più facile delegare le mansioni più semplici a collaboratori esterni o colleghi.