Out-of-office message: come scrivere una risposta automatica efficace

 

Le email di risposta automatica sono uno strumento essenziale per informare i nostri contatti in caso di assenza dall’ufficio. Scopriamo come scrivere il messaggio perfetto prima di goderci le vacanze.

Agosto è ormai alle porte e per la maggior parte degli italiani si avvicina il momento delle ferie. Prima di staccare la spina e godersi il riposo però, è opportuno dedicare qualche minuto a impostare il messaggio di risposta automatica, o out of office message, che informerà della nostra temporanea assenza coloro che tenteranno di mettersi in contatto con noi.

 

Fornire informazioni sulla durata dell’assenza e le modalità di contatto

Le informazioni più importanti, ossia il motivo della nostra assenza e la data del nostro rientro in ufficio, dovrebbero trovarsi all’inizio del messaggio subito dopo la formula di saluto. Assicuriamoci quindi di indicare chiaramente il periodo in cui saremo lontani dall’ufficio e le ragioni della nostra assenza, mettendo in rilievo soprattutto la data a partire dalla quale saremo di nuovo disponibili:

Salve e grazie per avermi contattato. Sarò in ferie a partire dal … fino al … e rientrerò in ufficio il …

È consigliabile anche indicare esplicitamente quali saranno le nostre possibilità di accesso all’email durante il periodo di assenza, per dare a chi ci scrive un’idea più chiara del momento in cui saremo effettivamente in grado di leggere il suo messaggio:

Avrò accesso limitato alla mia casella di posta elettronica/Non avrò accesso alla mia casella di posta fino alla data del mio rientro.

 

Evitare di diffondere informazioni private o contatti personali

Poiché il messaggio di risposta automatica verrà inviato a chiunque tenti di contattarci via email nel periodo di assenza, potrebbe raggiungere anche persone al di fuori della nostra cerchia di contatti, compresi telemarketer e spammer. Per tutelare la nostra sicurezza e la riservatezza dei nostri dati, è meglio quindi non inserire nel nostro out of office message informazioni troppo personali. Evitiamo perciò di fornire indicazioni sul luogo delle nostre vacanze, ad esempio, ma facciamo anche attenzione a non diffondere dati come il nostro numero di telefono o il nostro indirizzo email personale. Se dobbiamo necessariamente renderci reperibili durante le ferie, possiamo tutelare la nostra privacy servendoci di un servizio esterno di segretariato con numero personalizzato: questo ci permetterà di delegare lo smistamento delle chiamate urgenti e goderci pienamente il riposo.

 

Offrire un contatto alternativo per i casi urgenti

Durante la nostra assenza potrebbe capitarci di ricevere una comunicazione che richiede una risposta tempestiva o una segnalazione relativa un problema urgente, per questo è raccomandabile  fornire un contatto alternativo al quale rivolgersi mentre siamo lontani dall’ufficio. Dopo aver preso accordi con il collega o il collaboratore che si occuperà di sostituirci, inseriamo nel nostro messaggio le informazioni di contatto:

Sarò in ferie dal … al … Per questioni urgenti, potete contattare il collega … all’indirizzo di posta elettronica … o al numero di telefono …

Specificare che i contatti forniti sono riservati soltanto ai casi più urgenti, permetterà di ridurre almeno in parte la mole di email che verranno inviate all’indirizzo del collega, evitando di sovraccaricare la casella di posta di chi ha il compito di sostituirci. Se il sito della nostra azienda o della nostra attività dispone di strumenti di auto-assistenza, può essere anche utile inserire nel messaggio un collegamento alla sezione Domande frequenti per dare a chi ci contatta la possibilità di trovare autonomamente una soluzione al proprio problema.

 

Un messaggio multilingue

Anche se la maggior parte dei nostri contatti lavorativi è di madrelingua italiana, è buona norma inserire nell’email di risposta automatica anche una versione in inglese del nostro messaggio. Ovviamente se nell’ambito del nostro lavoro abbiamo contatti con parlanti di specifiche lingue straniere è preferibile inserire una traduzione del messaggio nella lingua o nelle lingue più usate, ma l’inglese è spesso più che sufficiente.

Non è necessario essere dei professionisti per tradurre il messaggio di risposta automatica: l’inglese usato in ambito business impiega per lo più formule convenzionali che possono essere consultate facilmente in rete. Se tuttavia la nostra conoscenza linguistica è insufficiente, possiamo chiedere aiuto a un collega più esperto, oppure usare un servizio gratuito di traduzione online per comporre il nostro messaggio.

 

Un tocco personale

Solo perché stiamo scrivendo un messaggio di risposta automatica destinato ai contatti lavorativi non significa che non possiamo inserire un piccolo tocco personale: ad esempio, in chiusura dell’email possiamo consigliare a chi ci scrive un articolo, un libro o un video che troviamo interessante e che riguardi temi di comune interesse, anche se non necessariamente collegati all’ambito lavorativo. Se non vogliamo includere una raccomandazione personalizzata, possiamo dare comunque un tocco personale al nostro messaggio inserendo un augurio di buone vacanze rivolto a chi legge. Evitiamo però il linguaggio umoristico: anche se potrebbe risultare divertente per colleghi e collaboratori, il rischio è che non venga capito da quanti si trovano al di fuori della nostra cerchia di conoscenze e che finisca per farci apparire poco professionali.